Цели
повышение эффективности работы отдела систематизация работы отдела оптимизация затрат (в т.ч. для компаний концерна) минимизация рисков (в т.ч. человеческий фактор) повышение прозрачности и ответственности установление стандартов и качества работы отдела и его сотрудников Возможность системной оценки работы отдела в целом и в разрезе каждого исполнителя упрощение адаптации новых сотрудников Требования
регламенты/положения/процедуры не должны противоречить существующим процедурам концерна BLRT а функционально и качественно дополнять их а разрезе:
Повышении эффективности отдела Внутренней гибкости и адаптивность отдела Перечень необходимых регламентов/процедур/положений
1. Положение о закупочной деятельности компании
цели и задачи отдела /// сервисная служба концерна/// консолидация всех закупок концерна итд. обязанности и ответственности взаимодействие с другими отделами критерии оценки работы отдела Исключение личной заинтересованности в процессе закупок Повышение квалификации/обучение 2. Процедура о проведении тендеров и закупок
Классификация видов закупок тендер/запрос котировок/запрос предложений/ разовая покупка/утвержденный поставщик итд Классификация по стоимости закупки Требование к поступившим предложениям от участников тендеров Критерии оценки предложений Оценка рисков -надежность поставщика Стандартизированные шаблоны документов (ТЗ/сравнительные таблицы итд) Перечень необходимой тендерной документации Регламентация условий тендера - даты/прием заявок/площадки размещения/коммуникация с участниками/ утверждение процедуры и так далее Разработка критериев оценки качества проведенных тендеров и закупок / внутренний аудит Сбор информации для анализа тендерных процедур, организация и хранение информации о процедурах Инструкция исполнения текущих заявок ориентированы на клиента(сроки, условия, качество итд) Процедура мониторинга цен и оптимизации закупок Обратная связь и оценка тендера/закупки от заказчика процедуры Политика оценки поставщиков Критерии выбора и оценки поставщиков. Система обратной связи и реакции на отзывы о поставщиках База одобренных поставщиков и ее обновление 3. Регламент заключения договоров
контроль за исполнением договора работой с поставщиком в случае нарушения условий договора решение конфликтных ситуаций с поставщиками 4. Регламент управление запасами и складским
Анализ и мониторинг запасов Процедура работы с остатками и неликвидами Отслеживание оборота объема отдельных номенклатурных позиций Группирование категорий запасов для дальнейшей оптимизации закупки Инвентаризация и внутренний аудит Политика логистики и доставки: Оптимизация логистических процессов. Мониторинг и контроль качества доставки и сроков поставки. Политика управления закупками: Процесс планирования и управления закупками. Система прогнозирования потребностей и расстановки приоритетов в закупках. 5. Система и принципы формирования отпускной цены
· Разделение товаров по категориям
· Система установление наценки
· Установление предела наценки
· Прозрачность и ясность для клиентов
· Выделение категорий товаров с минимальной наценкой
· Установление наценки соразмерно трудозатратам
· Система должна быть нацелена на достижение интересов концерна, то есть на сокращение издержек в рамках концерна
Варианты можно дополнять и реконфигурировать по содержанию.
После утверждения необходимых регламентов необходимо будет проанализировать их эффективность, удобство и работоспособность в реальных условиях и скорректированы при необходимости.
