Kvikipédia - QUiCK tudáscentrum
Share
Explore
Számlaverzum tudnivalók

Hogyan kerülhet ki a navos számla a hiányos bejövő számlák közül?

Elfogadás/elutasítás/automatikus és felülgyelt párosítás

szamlaokosmultiszlahuX.png

Háttér

A
hiányos bejövő számlák közé
azokat a belföldi szállítói számlákat listázzuk
melyeket nem Te töltöttél fel a QUiCK-be számlaképpel, hanem a NAV-tól szinkronizálódtak.

Ezeket a számlákkal vagy dolgozol vagy nem. Ezeket az eseteket mutatjuk most be neked.
Screen Shot 2021-05-17 at 15.20.23.png

👉 A hiányos bejövő számlák közül a navos számlákat
4️⃣
féleképpen tüntetheted el.

Elutasítod őket
. (ilyenkor véglegesen eltűnnek ❌)
Egyszerűen elfogadod őket.
Ilyenkor a bejövő számláid listájában megjelenik a számla. A számla mellett találsz egy
Screen Shot 2021-09-13 at 7.34.06.png
badget, jelölve azt az helyzetet, hogy még a
valódi
számlakép hiányzik a számlához.
Automatikus párosítás
alapján kikerülnek a hiányos bejövő számlák közül, ha létezik/vagy éppen beérkezik a QUiCK fiókodban egy olyan számla, melynek
partnere,
sorszáma
és bruttó összege
együttesen
megegyezik a NAV-os számlaadattal
Ha az automatikus párosítás nem lehetséges, akkor felügyelt párosítás
alapján, azaz a Te segítségeddel, és döntésed alapján kerülnek ki a hiányos bejövő számlák közül
😇
A könnyebb megértés kedvéért ebben a cikkben a hiányos bejövő számlafunkció működését,
a számla beérkezésének időrendje szerint vizsgáljuk
, azaz azokat az eseteket vesszük át, amikor:
nem érkezett meg hozzád még a valódi számlakép, sőt nem is lesz;
(csak NAV adat van)
megérkezett, de
még nem
töltötted fel a QUiCK-be;
(hamarabb van NAV adat)
hamarabb megérkezett a számlakép
és a kiadásaik között van.
(később érkezik NAV adat)

1. Nincs még számlakép, és nem is lesz

A QUiCK a beérkező
NAV számlaadat alapján
egy generált számlaképet hoz létre, hogy segítse az számla elfogadás/elutasítás folyamatát. Ez minden esetben megtörténik, akkor is ha van, vagy ha nincs számlakép.

💡 Ha egy “navos” számlát elfogadsz, akkor
a számlaadatok a hiányos bejövő számlafunkcióból eltűnnek és generált számlaképpel együtt
átkerülnek a bejövő számlák közé.
Gyakorlatilag a úgy fognak viselkedni, mint egy normál számla.
(pl utalási csomagba helyezheted, iktathatod, kategórizálhatod, a könyvelőd pedig könyveltté is teheti, satöbbi)

Kapture 2021-05-17 at 15.28.43.gif

Az így elfogadott számla két
dologban különbözik a normál, valódi számlaképpel rendelkező számláktól.
A számla beérkezésének forrása egy kék
jel, azaz NAV adat kapcsolódik a számlához. Illetve megjelenik a számla mellett egy Számlakép hiányos jelvény.

Ezt a lenti ábrán pirossal jelöltük.
Screen Shot 2021-09-13 at 7.37.49.png


❗ Fontos megemlíteni, hogy
a hiányos bejövő számlatisztítási folyamatot
, (és az elutasítást is)
tömegesen is meg tudod tenni anélkül,
hogy a NAV-os számlákat egyenként megnyitnád. A tömeges elfogadás után feljön egy információs képernyő meg jelzi, mely számláka sikerült elfogadni és melyeket nem. Figyelem becsapós ez az üzenet, mert azt írja, az adathiányos számlákat nem lehet elfogadni, de valójában, lent pontosan látod, hány számlaképhiányos számla elfogadása volt sikeres.

Kapture 2021-09-13 at 07.42.45.gif


2. Van számlakép, de később mint a NAV adat

👼 Ennek az esetnek két fő csoportja van, az egyik az ún.
kontrollált számlakép érkezés
, a másik, amikor
kontrollátlanul érkeznek számlaképek fiókodba.

2.1 Kontrollált helyzetek

Abban az esetben, ha van már számlakép a birtokodban, akkor feltöltheted a generált számlakép helyére, ezzel egyidejűleg
elfogadva magát a számlát, és tisztítva a hiányos bejövő számlákat.

💡 Ezt a műveltet egyébként korábban elfogadott számlával is megteheted, azaz a generált számlaképet bármikor lecserélheted a valódi számlaképre.

Kapture 2021-05-17 at 16.51.08.gif

2.2 Kontrollálatlan számlaérkezés

Ha sok bejövő számlád van és tömegesen szoktad feltölteni a számlaképeket, vagy azok
, akkor a fenti helyezethez képest
minden emberi kontroll nélkül érkeznek a számlaképek a QUiCK fiókodba
, azaz nem tudsz egyenként a generált számlaképek helyett valódi számlaképeket feltölteni.

Ilyenkor két módon segítjük a gyorsabb adatfeldolgozást:

2.2.1. Automatikus összepontozás (automerge)

Ha két különböző forrásból érkező számla partnere, számla sorszáma és bruttó összege
együttesen
megegyezik egymással, akkor automatikusan összepontozzuk a NAV adatot a beérkező számlaképpel, . Ilyenkor egy ún.
frissült
piktogramm kerül a számlára és a hiányos bejövő számlák közül eltűnik a számla.
(A frissült számlákra bármikor tudsz szűrni, a frissült állapot eltűnik, ha egy számlát megtekintesz)

2.2.2. Felügyelt párosítás: NAV duplikáció, zöld kapcsos piktogram, és on-the-fly felismerés

Ha az adatok tisztasága miatt
nem tudunk automatikusan párosítani,
akkor további három eset lehetséges:
Ha valószínű, hogy van kapcsolódó NAV adat a hiányos bejövő számlákban, mely összepárosítható a számlaképpel, akkor
szintén egy zöld szinű piktogrammot használunk
,
csak ilyenkor egy kis kapocs
NAV_linked.png
, van a korábbi lap helyett.
Ha ugyailyen adat van, de már nem a hiányos bejövő számlák közt, hanem az elfogadott kiadásaid között (lásd 1.pont), akkor
NAV duplikációt
írunk ki a számla mellé.
Ha a fenti két eset sem igaz egy számlára, mert mondjuk az algoritmus hibázik,
akkor számlakép adatainak szerkesztésekor még mindig megtörténhet
, hogy mikor egy számlaszámot gépelsz a QUiCK-be, akkor a rendszer észleli , hogy a hiányos bejövő számlákban van egy hasonló számlaszámú adat. Ezt nevezzük
on-the-fly felismerésnek (azaz munkaközbeni felismerésnek).
Ez utóbbi módszer egyébként úgy gondoljuk nagyon sokat gyorsíthat a számlakép adatok rögzítése során.
Kapture 2021-06-03 at 06.45.18.gif

Mindhárom fenti esetben, a lenti képernyőt mutatjuk neked. Itt kiválaszthatod, hogy milyen adattal kapcsolod össze a számlaképeket, azaz ún. felülgyelt párosítás történik a Te segítségeggel.
Az összekapcsolás után a hiányos bejövő számlák közül természetesen most is eltűnnek a számlák.

Popup.png

3. Hamarabb van számlakép, mint a NAV adat

Bár más eseménynek tűnik, de valójában pontosan ugyanaz történik, mint a kettes esetben. Azaz
vagy automatikusan párosítunk;
vagy nav duplikációt jelzünk;
vagy zöld színű kapcsos pikto
NAV_linked.png
jelenik meg , ami jelzi, amikor NAV adat érkezik a számlaképhez;
vagy számlaadat szerkesztéskor kapsz egy
on-the-fly
párósító felületet.
Azért tárgyaljuk mégis külön ezt a helyzetet, mert nagyon fontos megemlíteni, hogy
az összekapcsolási események nem változtatják meg azokat az akciókat, melyeket korábban egy számlaképpel megtettél
. Azaz a számlaképes érkeztetés utáni költségtipizálás, címke-kiosztás, iktatószám-kiosztás, vagy akár egy korábbi utalás rögzítésének ténye,
nem változik meg a szinkronizáció hatására.

💡 Fontos megjegyezni, hogy
könyvelt számlaképet viszont semmilyen körülmények között nem párosítunk NAV adattal.

💡 A számlákkal történő eseményeket természetesen továbbra is követheted
, illetve az NAV-val dúsított tételadatokat is megtalálod a számlák részleteiben.

Kapture 2021-05-17 at 19.58.43.gif
Belépés

Kérdésed van?





Share
 
Want to print your doc?
This is not the way.
Try clicking the ⋯ next to your doc name or using a keyboard shortcut (
CtrlP
) instead.