Skip to content
Partnerlista és kategóriák: A partnerek listája áttekinthetően tartalmazza az összes üzleti partneredet, külön választva szállítókra és vevőkre. Alapértelmezés szerint a két kategória között a felső menüfülekkel válthatsz, de igény szerint egy partner mindkét szerepkört viselheti (erről bővebben alább). A partnerlistában rendezve láthatod a partnereket és legfontosabb adataikat, így egy helyen elérhető az összes ügyfél- és szállítói kontaktod.Kintlévőségek és tartozások áttekintése: A modul lehetővé teszi, hogy partnerenként lásd az aktuális kintlévőségeket (vevőknél) és tartozásokat (szállítóknál). Minden partner sorában megjelenik, hogy az adott partnerhez kapcsolódó számlák alapján mekkora összegű fizetetlen követelés vagy kötelezettség áll fenn. Így azonnal felmérheted, ki tartozik neked és te kinek tartozol, ami nagyban segíti a cash-flow menedzsmentet és a követelések kezelését.Részletes partneradatok: Ha egy partnerre kattintasz, megnyithatod a partner adatlapját. Itt látható minden tárolt adat (név, cím, adószám, bankszámlaszám stb.), és bal oldalon előnézetben megjelenik a partnerhez tartozó legutolsó számla képe is. Ez segíthet a partner beazonosításában, illetve szükség esetén innen könnyen kimásolhatsz adatokat (pl. bankszámlaszámot vagy egyéb információt) a számláról. Az adatlap felső részén ikonok jelzik, hogy a partner honnan származik: például egy zöld vagy narancssárga Számlázz.hu logó, illetve Billingo logó arra utal, hogy a partner adatai ezekből a számlázó programokból szinkronizált integráción keresztül kerültek be. A kék dokumentum ikon ezzel szemben “egyszerű” partnert jelöl, akit a QUiCK OCR-rel felismert vagy manuálisan rögzítettél.Csatolmányok kezelése: Lehetőséged van dokumentumokat csatolni az egyes partnerek adatlapjához. Minden előfizetési csomagban elérhető, hogy a partnerhez tartozó fájlokat (pl. szerződések, teljesítési igazolások, garanciajegyek) feltöltsd és tárold. A partnerekhez csatolt dokumentumok egy központi dokumentumtárban is nyomon követhetők, és akár egyszerre több partnerhez vagy számlához is hozzárendelhetők, így nem kell ugyanazt a fájlt többször feltölteni. Ez a funkció segít abban, hogy a partnerrel kapcsolatos minden lényeges információ és dokumentum egy helyen, rendszerezetten álljon rendelkezésre.Exportálás: A partnerlista adatai egy gombnyomással exportálhatók Excel vagy CSV fájlba további felhasználásra. Az exportált állomány tartalmazza az összes fontos adatot partnerenként – többek között a partner azonosítóját, nevét, címét, adószámát, alapértelmezett bankszámlaszámát, a partner létrehozásának dátumát, valamint jelöli, hogy vevőről és/vagy szállítóról van-e szó. Így könnyen készíthetsz kimutatást a partnereidről, vagy átadhatod az adatokat más rendszereknek (pl. CRM, könyvelőprogram) további feldolgozásra.
Bejövő számlák integrációja (NAV/Számlaverzum): Ha összekapcsoltad a QUiCK-et a NAV Online Számla rendszerével (Számlaverzum), akkor a belföldi szállítói számlák adatai automatikusan érkeznek. Ilyen esetben a QUiCK a számlaadatok alapján azonnal létrehozza a partnert: a név és adószám a NAV-adatszolgáltatásból jön, további céginformációkat pedig a Cégjelző adatbázisból tölt ki. Tehát amint a beszállítód beküld egy számlát a NAV rendszerébe, az megjelenik a QUiCK-ben és vele együtt a partner is létrejön a törzsben.E-mailes és OCR számlabeolvasás: Ha egy számlát manuálisan töltesz fel vagy e-mailben továbbítasz a QUiCK "alias" címére, a beérkező számlaképet az autoscan modul dolgozza fel. Az OCR technológia felismeri rajta többek között a partner nevét és adószámát. Belföldi cégnél az adószám alapján a rendszer nagy pontossággal azonosítja a partnert, és ha új partnerről van szó, hozzáadja a törzshöz. Ilyenkor is lefut a kiegészítés: pl. ha csak a név és adószám volt a számlán, a QUiCK lekéri a címadatokat a nyilvántartásból, így teljes értékű partnerkartont hoz létre. Természetesen ha az autoscan nem tud valamit 100%-osan kiolvasni a számláról, előfordulhat kis hibaszázalék – de minél többször találkozik a rendszer ugyanazzal a formátumú számlával, annál pontosabb lesz a felismerés (tanul az ismétlődő mintákból). Például ha egyszer manuálisan kijavítod egy partner nevét vagy adószámát egy számlán, a QUiCK megjegyzi, és legközelebb már helyesen fogja feldolgozni.Kimenő számlák integrációja (Számlázóprogramok): Amennyiben a vállalkozásod számlázóprogramját összekötötted a QUiCK-kel (pl. Számlázz.hu vagy Billingo integrációval), akkor a vevői partnereid adatai is automatikusan bekerülnek a QUiCK-be. Tehát ha kiállítasz egy számlát az integrált számlázóban, a partner adatai (név, cím, adószám stb.) átkerülnek és megjelennek a Partnerek között. Még ha nem is használsz integrált számlázót, de a Számlaverzum kapcsolat aktív, a QUiCK a kimenő (bevétel) számlák alapján legalább a partner nevét és adószámát létrehozza automatikusan. Így a vevőidről is vezetve lesz egy naprakész lista anélkül, hogy külön adminisztrálnod kellene őket.
Duplikált partner: Két külön forrásból érkezett számla miatt duplán került be a partner. Például egy szállítódat a NAV adatkapcsolat révén már létrehozta a rendszer, de egy korábbi számláját még e-mailben is felismerted, így kétszer jelenik meg.Névváltozás: A partner cégnevet váltott (de az adószáma változatlan), és az új néven a rendszer új partnerként könyvelte el a számláit. Ilyenkor a régi és új rekord valójában ugyanahhoz a céghez tartozik, ezeket érdemes egyesíteni.Cégösszeolvadás vagy szétválás: Ha két partner egyesül, vagy egy vállalat szétválik, előfordulhat, hogy a partnerstruktúrát is ennek megfelelően kell igazítanod a rendszerben.
Partnerek
A Partnerek modul egy központi nyilvántartás a vállalkozás összes üzleti partneréről – mind a szállítókról (beszállító, szolgáltató partnerek), mind a vevőkről (ügyfelek). A QUiCK sajátossága, hogy ezt a partnertörzset nem kell kézzel feltöltened: a rendszer a feldolgozott számlák alapján automatikusan építi fel és tartja karban a partnerlistát . Ennek köszönhetően mindig naprakész adatokkal dolgozhatsz, minimális manuális munkával. Emellett a Partnerek menüpont segítségével azonnal áttekintheted, ki tartozik neked és kinek tartozol – azaz partnerenként követheted a kintlévőségeket és kötelezettségeket is. A modul tehát nem pusztán egy címlista, hanem a pénzügyi folyamatok kulcspontja a QUiCK-ben.
Cél és kontextus
Hagyományos ERP rendszerekben a partnertörzset kézzel viszed fel és karbantartod. A QUiCK-ben ezzel szemben a partnerek kezelése “röptében” történik: új partner adatait a rendszer automatikusan rögzíti, amikor egy számla érkezik vagy kerül rögzítésre. A folyamat során a QUiCK a számlán lévő információkat (pl. partner neve, címe, adószáma) AI-alapú technológiával beolvassa, és szükség esetén külső adatbázisokból kiegészíti. Belföldi számlák esetén az adószám alapján a felismerés nagy biztonsággal működik – a rendszer azonosítja a partnert és automatikusan kitölti a cég hivatalos adatait (pl. a Cégjelző adatbázisból). Nemzetközi partnereknél pedig az EU-s adószám (VAT) alapján a VIES rendszerből nyeri ki a nevet és címet. Mindez biztosítja, hogy a partnertörzs adatai pontosak és hivatalos forrásból származóak legyenek, felesleges kézi adatbevitel nélkül.
Ezzel a megoldással a QUiCK célja a kevesebb hibalehetőség és gyorsabb munka támogatása. Az automatikus partnerfelismerés és -tanulás révén a rendszer megjegyzi a korábbi mintákat: ha egy bizonyos partner számláját egyszer már azonosítottad vagy kiegészítetted, a későbbi hasonló számlákon még pontosabban ismeri fel az adatokat. Összességében a partnertörzs automatikus épülése hozzájárul ahhoz, hogy jobb minőségű adatokkal dolgozhass, ami az alapját képezi további automatizmusoknak (pl. ajánlott könyvelési kontírozásnak) is.
Funkciók
A Partnerek modul felületén a felső fülekkel válthatsz a Szállítók (beszállítók) és Vevők (ügyfelek) nézet között. A listában minden partner fő adatait láthatod: a partner nevét, adószámát, valamint összesített pénzügyi mutatóit. Szállítók esetén például megjelenik az adott időszakban hozzájuk kapcsolódó összes költség (vásárolt érték), és az összes tartozás – vagyis mennyi kifizetetlen számlád van feléjük. Vevőknél ennek megfelelően az összes árbevétel és az összes kintlévőség (a partnertől be nem folyt összeg) jelenik meg. A fenti keresőmezőben névre, adószámra vagy bármilyen részletre rákereshetsz, a dátumszűrő használatával pedig pl. Teljesítés ideje alapján szűkítheted a listát egy adott periódus partnereire. Jobb oldalon találod az Új hozzáadása gombot (új partner manuális rögzítéséhez) és az Adatok exportja funkciót, amellyel egy kattintással letöltheted a partnerlistát Excel/CSV formátumban.
Szűrési lehetőségek
A partnerek listája rendelkezik részletes szűrési lehetőségekkel, amelyek hasonlóak a QUiCK más moduljaiban megszokott szűrőrendszerhez. A Keresés mezőben tetszőleges szövegre rákereshetsz – például partner nevére, adószámára, vagy akár címének egy részletére is, a rendszer minden adatban keres. Emellett dátumszűrőt is használhatsz: a szűrőpanel megnyitása után kiválaszthatod az időintervallumot (-tól / -ig dátum), illetve azt, hogy a partnerhez tartozó számlák mely dátuma alapján szűrjön a rendszer. Alapesetben a Teljesítés ideje szerint szűrheted a listát, azaz például beállíthatod, hogy csak azok a partnerek jelenjenek meg, amelyekkel egy adott időszakban volt számlamozgás【24†】. Gyorsválasztó gombokkal egyszerűen szűkíthetsz gyakori intervallumokra is (pl. aktuális hónap, negyedév, előző év stb.), vagy kikapcsolhatod a dátumszűrést, így minden partner látszik.
A partnerlistát szűrheted partner típus szerint is: a Szállítók vs. Vevők nézet kiválasztásával gyakorlatilag egy előszűrést végzel. Ha azt szeretnéd, hogy egy partner mindkét listában megjelenjen (mert kettős szerepe van), akkor szerkesztéssel beállíthatod, hogy egyszerre vevő és szállító legyen (lásd alább). Mivel a listában megjelennek az összesített pénzügyi adatok, akár arra is használhatod a szűrőt, hogy egy bizonyos időszakra leszűrve lásd: mely partnereknél vannak nagyobb kintlévőségek vagy tartozások. A szűrési feltételek kombinálhatók (pl. keresőszó + dátumintervallum), így gyorsan megtalálhatod a keresett partnert vagy partnercsoportot.
Automatikus partnertörzs épülése és AI tanulás
A QUiCK egyik legfontosabb háttérfolyamata a partnertörzs automatikus építése. Ennek logikája biztosítja, hogy manuálisan szinte soha ne kelljen partnert felvenned – a rendszer ezt magától megteszi minden releváns eseménynél. Az alábbiakban áttekintjük, hogyan épül fel a partnertörzs különböző forrásokból, és milyen előnyökkel jár ez a megoldás:
Az automatikus partnerlétrehozás eredménye, hogy a QUiCK-ben minden partnered egy helyen, naprakészen megvan anélkül, hogy külön adatbevitelre lenne szükség. Ennek komoly hozadéka van a kontírozás és az AI-alapú tanulás terén is: a rendszer nem csak rögzíti az adatokat, hanem összefűzi a partnerekhez tartozó tranzakciókat, és megjegyzi az azokhoz kapcsolódó könyvelési beállításokat. Ha például a haladó könyvelési módot használva hozzárendelsz egy főkönyvi számot és ÁFA-kategóriát egy partner számlájához, a QUiCK ezt megtanulja, és legközelebb automatikusan felajánlja ugyanazt a kontírozást hasonló számláknál. Ez akár 60-70%-kal is felgyorsíthatja a könyvelési feldolgozást, hiszen a visszatérő partnereknél a rendszer “emlékszik” az előző beállításokra. Összességében tehát a partnertörzs automatikus épülése nem csak adatnyilvántartás, hanem a folyamatos tanulás alapja is a QUiCK-ben, mely elősegíti az egyre kevesebb manuális beavatkozást igénylő működést.
Partnerek kézi létrehozása és szerkesztése
Bár a QUiCK önműködően gondoskodik az új partnerek felvételéről, lehetőség van manuálisan is új partner hozzáadására – noha ennek a gyakorlati jelentősége csekély. Az Új hozzáadása gombra kattintva (a Partnerek lista jobb felső sarkában) megadhatod egy partner adatait kézzel. Ilyenkor a rendszer a bevitt adatok alapján létrehozza a partnerkartont. Ezt a funkciót akkor érdemes használni, ha előre fel akarod vinni egy partnered adatait még az első számla beérkezése előtt, vagy ha valamiért egy automatikus folyamatot szeretnél megelőzni. Ám tipikusan a partnerek többsége a számlák révén magától felkerül, így a kézi hozzáadás inkább kivételes esetekre van fenntartva.
A már meglévő partnerek adatainak módosításához először ki kell választanod a listából a partnert, majd rákattintani a nevére. Ekkor betöltődik a partner adatlapja, rajta az összes eltárolt információval. Az adatok védett módban vannak, tehát előbb a szerkesztés ikonra (lakatra) kell kattintanod a módosításhoz. A zár feloldása után átírhatod vagy kiegészítheted a mezőket. Egyszerű partnerek (azaz akik nem integráció útján jöttek) esetén minden adat szerkeszthető – a név, cím, adószám, bankszámlaszám, stb. is módosítható szabadon. Integrációs partnerek (pl. Számlázz.hu vagy Billingo felől érkezettek) esetén viszont a QUiCK csak korlátozott mezőket enged szerkeszteni: konkrétan jelenleg az Alapértelmezett bankszámlaszámot és a partner státuszát (vevő/szállító) lehet módosítani kézzel, egyéb szinkronizált adatokat nem. A partner nevének, adószámának, címének helyesbítését ilyen esetben a forrásrendszerben érdemes elvégezni – pl. ha a Számlázz.hu-ban átírod a partner címét, az új számlán keresztül frissül majd a QUiCK-ben is. Fontos megjegyezni, hogy integrációból származó partnert törölni nem lehet a QUiCK-ben (hiszen az adatai külső rendszerhez kötődnek, és újra megjelennének egy következő szinkronnal). Egyszerű, nem szinkronizált partnereket viszont törölhetsz, ha szükséges – lásd alább.
Szerkesztés közben érdemes figyelni a partner vevő/szállító státuszára. Alapesetben a rendszer annak megfelelően jelöli a partnert, hogy először milyen pozícióban került be (pl. akit egy bejövő számla hozott létre, az Szállító lesz). Ha azonban egy partner vegyes szerepű – például üzleti partnered egyszerre szállítói számlát küld neked és tőled is vásárol szolgáltatást –, akkor érdemes mindkét státuszt bejelölni. Ezt a partner adatlapján teheted meg: a Szerkesztés módba lépve pipáld be a hiányzó szerepkört (vevő vagy szállító). Így a partner mindkét listában meg fog jelenni a Partnerek között. Gyakran ez a megoldása annak, ha esetleg nem találod egy partnered a listában – lehet, hogy ott van, csak épp a másik kategória alatt. Egy pipával orvosolható a probléma.
Alapértelmezett bankszámlaszám: A partner adatlapján megadható (vagy az integrációból automatikusan átveszi a rendszer) a partner elsődleges bankszámlaszáma. Ennek kiemelt szerepe van: amikor szállítói számlákat készülsz kifizetni a QUiCK Utaláskönnyítő funkciójával, a program ezt az alapértelmezett bankszámlaszámot használja a kedvezményezett banki adataként. Így biztos lehetsz benne, hogy mindig a helyes számlaszámra megy az utalás. Szükség esetén természetesen átírhatod vagy frissítheted ezt a számot (pl. ha a partner bankot vált). Integrációs partnereknél is szerkeszthető mező a bankszámlaszám, pont azért, hogy felül tudd bírálni vagy pótolni, ha a forrásból nem jött volna át.
Partnerek összevonása és névváltozások kezelése
Előfordulhat, hogy ugyanaz a cég többször szerepel a partnerek között. Ennek tipikus esetei:
A QUiCK lehetőséget nyújt a partnerek összevonására, méghozzá a törlés funkció intelligens kiegészítésével. Ennek menete: keresd meg azt a partnerbejegyzést, amelyet meg szeretnél szüntetni (pl. a régi nevet vagy a duplikátumot). Vidd a kurzort a neve fölé a listában, és a jobb oldalon megjelenik a kuka ikon. Kattints a kukára – ekkor a rendszer rákérdez a törlésre. Itt jelöld be a "Partner számláinak átmozgatása másik partnerre" opciót. A megjelenő keresőmezőben kezd el begépelni annak a partnernek a nevét, amelyiket meg szeretnéd tartani (az új vagy helyes partner). A QUiCK listázza a találatokat, válaszd ki a megfelelő céget. Végül kattints az Igen, töröljük gombra. Ezzel a rendszer végrehajtja az összevonást: az eredeti (törlendő) partner rekord törlődik a listából, minden hozzá tartozó számla átkerül az általad kiválasztott másik partnerhez. Így az összes forgalmi adat egyesül egy partner alatt, és megszűnik a duplikáció vagy a párhuzamos nyilvántartás.
Fontos tudni, hogy partnert csak akkor tudsz törölni, ha nem integrációs (szinkronizált) partnerről van szó. Integrációs partnereket a rendszer védi a törléstől, mivel azok adatai külső szinkron forrásból jönnek – ha törölnéd, egy újabb számlaszinkron után megint megjelennének. Ilyen esetben, ha névváltozás történt egy integrált partnernél (pl. a Számlázz.hu-ban átnevezték a céget és új néven került át), érdemes a fenti összevonást elvégezni a régi néven szereplő partner törlésével és átkötésével az újra. Ezzel megőrzöd a folytonosságot a rendszerben. Ha pedig olyan partnerről van szó, amelyik mégis feleslegesen jelent meg (például a saját céged került be véletlenül vevőként egy számla miatt), nyugodtan törölheted – a QUiCK rákérdezés nélkül eltávolítja az egyszerű partnert, mivel nincs hozzá számla rendelve.
Csatolmányok és szinkronizált adatok kezelése
Partnercsatolmányok: Ahogy fentebb már említettük, a Partnerek modul lehetővé teszi, hogy fájlokat társíts a partnerekhez. Ezt a partner adatlapján a csatolmányok szekcióban teheted meg. Bármilyen fontos dokumentumot feltölthetsz ide, ami az adott partnerhez kapcsolódik – legyen az egy szerződés, megállapodás, vagy akár egy beszkennel bizonylat, amit a partner küldött. A csatolmányok listája a partnernél bővíthető és törölhető, és a Dokumentumok modulban is átláthatod, mely fájl mely partnerhez van hozzárendelve. Ez a funkció segít az egységes dokumentumkezelésben: nem kell külön mappákban keresgélned a partnerrel kapcsolatos iratokat, mindent elérsz közvetlenül a partner neve alatt.
Alapértelmezett bankszámlaszám: Minden partnerhez tartozhat egy alapértelmezett bankszámlaszám, amelyet a rendszer a partner elsődleges bankszámlájaként tart nyilván. Ezt a mezőt (ha integrációból jött, ha nem) te is beállíthatod vagy módosíthatod a partner adatlapjának szerkesztésekor. A szerepe elsősorban a kifizetések automatizálásánál jelentős: amikor a QUiCK-ben utalási csomagot készítesz elő a szállítói számlák kifizetésére, a program ide veszi alapul a kedvezményezett számlaszámát minden tételnél. Ha nincs kitöltve, figyelmeztetést kaphatsz utaláskor, ezért érdemes karbantartani. Ha a partner több bankszámlaszámmal rendelkezik, jelenleg egyet tudsz alapértelmezettként rögzíteni – ha másikra szeretnél utalni, azt egyedi utalásnál külön megadhatod.
Szinkronizált partneradatok: Azokat a partnereket, amelyek külső integráció (Számlázz.hu, Billingo stb.) révén kerültek be, a rendszer szinkronizált adatként kezeli. Ez azt jelenti, hogy bizonyos mezők (név, adószám, cím) a forrásrendszerből származnak, és a QUiCK-ben nem vagy csak korlátozottan módosíthatók. Így biztosítható, hogy a két rendszer adatai konzisztensek maradjanak. Ha egy integrált partner adataiban változás történik (például a partner megváltoztatja a nevét vagy székhelyét a Számlázz.hu-ban), akkor az új számlák szinkronizálásakor ez az információ frissül a QUiCK-ben is – adott esetben új partnerként jelenhet meg, ha a rendszer nem tudja egyértelműen azonosítani a régivel. Ilyen helyzetben jön jól a fent említett összevonás funkció, amellyel utólag egyesítheted a partnereket. Összefoglalva: az integrált partnerek adatait a QUiCK automatikusan veszi át és frissíti a forrásból, te pedig csak azokat a mezőket (pl. bankszámlaszám) módosíthatod, amelyek a QUiCK működése szempontjából szükségesek. Nem integrált (OCR-rel felvitt vagy manuális) partnerek esetén minden adatot te kezeled, és teljes szerkesztési szabadságod van.
Want to print your doc?
This is not the way.
This is not the way.
Try clicking the ⋯ next to your doc name or using a keyboard shortcut (
CtrlP
) instead.