Explore

Dokumentum AI

"Fókuszban a lényeg"

A Dokumentumok modul célja, hogy a feltöltött fájlok (PDF, kép, TXT, illetve hivatkozások) átlátható kezelést kapjanak, és AI-alapú tartalmi összefoglalóval, kulcsszavakkal és metaadatokkal legyenek kiegészítve. Ez gyorsítja a visszakeresést, és kiemeli a „figyelős” helyzeteket (pl. bírság, fizetési határidő, felszólítás). Az összefoglalók rövidek (pár mondat), a kulcsszavak és metaadatok kereshetőek. A generálás nyelve magyar/angol; mentés a felhasználó UI-nyelvén történik.

⁠

AI-funkciók (egyszeri és tömeges)

Mit csinál az AI?

Javaslatot ad belső névre, típusra (a megadott készletből választ), összefoglalóra (≈250 karakter), kulcsszavakra (max. 7 db, ≤30 karakter / kulcsszó), valamint metaadatokra (Feladó, Címzett, „Fizetendőt tartalmaz”).

Csak beolvasható PDF dolgozható fel (kép/scan PDF nem), és költségoptimalizálás miatt az első 10 oldal kerül feldolgozásra.

Egy dokumentum csak egyszer küldhető AI-ra. Ha már vannak kézzel töltött adatok, a rendszer rákérdez a felülírásra.

A rendszer nem naplózza, hogy AI vagy felhasználó töltötte-e ki; csak azt tároljuk, hogy futott-e AI azon a dokumentumon.

Állapotok: nem indítható (nem PDF) / indítható / folyamatban / kész (újrafuttatás tiltva).

Egyenkénti indítás (detailből)

Nyisd meg a dokumentumot → AI feldolgozás.

Ha volt kézi adat, választhatsz Felülírás-t vagy elutasíthatod.

A feldolgozás jelezve van; befejezés után az adatok szerkeszthetők.

Tömeges indítás (listából)

Státusz-szűrő: „Feldolgozás indítható” – csak ezekre engedélyezett a gyűjtött indítás.

Több tétel kijelölhető csak az aktuális oldalon; oldalváltáson átívelő kijelölés nincs.

Ha bármelyik kijelölt dokumentumon van kézi adat, modál kérdez: Felülírás vagy Alkalmazás csak a feldolgozatlanokra.

A lista tetején ribbon jelzi, ha a háttérfeldolgozás fut.

⁠

Hozzájárulás és jogosultság

Az AI-feldolgozás indításához céges hozzájárulás szükséges (admin felhasználó egyszeri elfogadása).

A hozzájárulás elfogadása céges szinten engedélyezi a funkciót; az elfogadás ténye (ki/mikor) mentésre kerül.

Ha nincs még hozzájárulás, a nem admin felhasználók tájékoztatót kapnak, hogy adminnak kell engedélyezni.

A funkció bevezetése kezdetben feature-flag mögött volt; a tervek szerint minden Multibox cég számára elérhető (kreditek kezelése külön ütem).

⁠

Limitációk

Csak olvasható (text-alapú) PDF támogatott; kép/scan PDF, Office fájlok: nincs AI.

Oldal-limit: feldolgozáskor max. 10 oldal kerül átadásra.

Egy dokumentum = 1 AI futás (újragenerálás nem engedett).

A „Dokumentum hozzáadása” továbbra is tömeges feltöltéssel történik; üres (fájl nélküli) dokumentum létrehozása most nem támogatott.

Post-it jellegű megjegyzés nem tehető dokumentumra.

⁠

Felhasználói hibák – gyors elhárítás

Table 21

Table 21

Jelenség

Megoldás

Nem aktív az AI gomb

Nem PDF / már futott AI / nincs hozzájárulás

Konvertáld beolvasható PDF-re; kérj admin hozzájárulást; AI egyszer futtatható.

„Nincs előnézet”

Link vagy nem támogatott fájltípus

A detailben a link kattintható; fájltípusnál ez várható.

Kulcsszavak/összefoglaló nem jó

AI rövid kivonatot készít

Szerkeszd kézzel; minden mező felülírható.

Lassú feldolgozás

Hosszabb dokumentum / terhelés

A felület jelzi a folyamatot; nagy fájloknál türelem.

There are no rows in this table

⁠

FIN AI – rövid válasz-sablonok

„Mi az AI-összefoglaló a Dokumentumokban?” Rövid, kereshető kivonat + kulcsszavak + metaadatok (Feladó/Címzett/„Fizetendőt tartalmaz”). Csak beolvas?ható PDF-en működik; első 10 oldal; egy dokumentumra egyszer futtatható. Admin hozzájárulás kell az első indításhoz.

„Hol indítom?” Detail nézetben AI feldolgozás gomb, listában tömeges indítás a „Feldolgozás indítható” szűrő után. Állapotok: nem indítható / indítható / folyamatban / kész.

„Mire keres a lista?” Névre (belső/eredeti), Összefoglalóra, Kulcsszavakra, Feladóra, Címzettre; szűrés típusra és státuszokra (Új/Frissült/Fizetendőt tartalmaz).

„Mi történik, ha már töltöttem adatot?” Az AI felülírhatja – külön rákérdezünk. Ha nem kéred, marad a kézi tartalom.

⁠

Összefoglaló A Dokumentumok modul AI-funkciója segít a feltöltött, beolvasható PDF-ek gyors feldolgozásában: rövid összefoglalót, kulcsszavakat és fontos metaadatokat generál. Így pillanatok alatt visszakereshetők a „figyelős” dokumentumok, például bírságok, fizetési felszólítások, határidős levelek. A feldolgozás nyelve magyar vagy angol, a mentés mindig a felhasználó felületének nyelvén történik.

⁠

Mi ez? (fogalom meghatározás)

A Dokumentum AI-feldolgozás egy olyan szolgáltatás a Dokumentumok modulon belül, amely a feltöltött, szövegesen beolvasható PDF-ek tartalmát automatikusan elemzi, és strukturált, kereshető adatokká alakítja.

Az AI a következő mezőkre ad javaslatot:

Belső név – rövid, beszédes elnevezés a dokumentum számára.

Dokumentumtípus – a rendszerben elérhető típusok egyikének kiválasztása (pl. számla, szerződés, felszólítás).

Összefoglaló – kb. 250 karakteres rövid leírás a tartalom lényegéről.

Kulcsszavak – legfeljebb 7 db, egyenként legfeljebb 30 karakter hosszú kulcsszó.

Metaadatok – pl. Feladó, Címzett, illetve „Fizetendőt tartalmaz-e” jelölés.

A cél, hogy a dokumentumok:

gyorsan áttekinthetők legyenek,

könnyen visszakereshetők legyenek név, összefoglaló, kulcsszó és metaadat alapján,

és automatikusan kiemelhetők legyenek a pénzügyi vagy jogi szempontból kritikus („figyelős”) iratok.

⁠

Hogy működik? (rendszer szempontból)

A rendszer az AI-feldolgozásra alkalmas dokumentumokat, a jogosultságokat és az állapotokat automatikusan kezeli.

Alaplogika

Csak szövegesen beolvasható PDF dokumentum esetén indítható a feldolgozás (kép/scan PDF és más fájltípus kizárt).

Költségoptimalizálás miatt a rendszer csak az első 10 oldalt adja át az AI-nak.

Egy dokumentumra egyetlen AI-futás engedélyezett. A futás után az AI nem indítható újra ugyanarra a dokumentumra.

A rendszer csak azt tárolja, hogy „futott-e már AI” az adott dokumentumon, azt nem, hogy az aktuális tartalom AI által vagy kézzel lett-e kitöltve.

AI-futtatás állapotai Minden dokumentum rendelkezik egy AI-állapottal:

Nem indítható – ha a dokumentum nem PDF, vagy nincs céges hozzájárulás, vagy már futott rajta AI.

Indítható – minden feltétel adott, az AI-feldolgozás elérhető.

Folyamatban – a dokumentum épp feldolgozás alatt áll.

Kész – az AI-feldolgozás befejeződött, újrafuttatás tiltott.

Hozzájáruláskezelés (céges szint)

Az AI-funkció használatához céges szintű hozzájárulás szükséges, amelyet egy admin felhasználó egyszer fogad el.

Az elfogadás tényét (ki, mikor) a rendszer naplózza.

Ha a hozzájárulás még nincs meg, a nem admin felhasználók csak tájékoztatást kapnak arról, hogy az adminnak kell engedélyeznie a funkciót.

Bevezetés és elérhetőség

A funkció bevezetése eleinte feature-flag mögött történik.

A cél, hogy a dokumentum AI-feldolgozás minden Multibox cég számára elérhető legyen (a kreditek és fogyasztás kezelése külön ütemben történik).

⁠

Hogy használd? (felhasználó szempontból)

A funkció használatához két lépés szükséges: először az admin engedélye, majd az egyedi vagy tömeges AI-indítás.

3.1 Admin teendők (egyszeri)

Lépj be admin felhasználóként.

Nyisd meg az AI-funkcióhoz tartozó hozzájárulási felületet.

Olvasd el, majd fogadd el a céges hozzájárulást.

Ettől kezdve a cég összes felhasználója tud AI-feldolgozást indítani (a saját jogosultsági szintje keretei között).

3.2 Egyenkénti indítás (dokumentum részletes nézetéből)

Nyisd meg a Dokumentumok modulban a kiválasztott dokumentum részletes nézetét (detail).

Ha a dokumentum beolvasható PDF, indítható az AI-feldolgozás: kattints az AI feldolgozás gombra.

Ha a dokumentumhoz már léteznek kézzel megadott adatok (név, típus, összefoglaló, kulcsszavak, metaadatok), a rendszer rákérdez:

Felülírás – az AI által generált tartalom felülírja a meglévőt;

Elutasítás – az AI futás nem írja felül a kézi adatokat.

A feldolgozás állapotát a felület jelzi (folyamatban), elkészülés után az összes mező szabadon szerkeszthető marad.

3.3 Tömeges indítás (lista nézetből)

Nyisd meg a Dokumentumok lista nézetét.

Állítsd be a státusz-szűrőt „Feldolgozás indítható” értékre – így csak azok a dokumentumok látszanak, ahol AI indítható.

Jelöld ki az aktuális oldalon a feldolgozandó dokumentumokat (a kijelölés csak az adott oldalon él, oldalváltáson nem terjed át).

Indítsd el a tömeges AI-feldolgozást.

Ha bármelyik kijelölt dokumentumon már van kézzel töltött adat:

a rendszer modálban rákérdez, hogy Felülírás legyen-e minden kijelölt dokumentumnál, vagy

csak a feldolgozatlanokra alkalmazza az AI-t.

A lista tetején megjelenő ribbon jelzi, ha a háttérfeldolgozás fut.

3.1 Mire használható? (lehetőségek)

Az AI-feldolgozás különösen hasznos:

Határidős dokumentumoknál – pl. bírságok, fizetési felszólítások, fizetendőt tartalmazó értesítők;

Számlák, díjbekérők, pénzügyi iratok esetén – gyorsan látható, hogy „fizetendőt tartalmaz-e”;

Szerződések, megállapodások esetén – rövid, kereshető összefoglaló készül a lényegről;

Nagy dokumentumtömeg esetén – a kulcsszavak és metaadatok alapján könnyebb listában szűrni és keresni.

A lista keresője és szűrői az AI által generált tartalmakat is használják, így a felhasználó kereshet:

belső névre és eredeti fájlnévre,

összefoglalóra,

kulcsszavakra,

Feladóra,

Címzettre, valamint szűrhet típusokra és státuszokra (pl. Új / Frissült / Fizetendőt tartalmaz).

3.2 Mire nem használható? (limitációk)

Az AI-feldolgozás nem használható az alábbi esetekben, illetve ezekben nem nyújt támogatást:

Nem szöveges PDF-ek (kép/scan PDF) – ezek tartalmát az AI nem tudja beolvasni.

Office fájlok, képek, linkek – ezekre nincs AI-feldolgozás, csak a rendszer általános kezelése.

10 oldalnál hosszabb tartalmi elemzés – az AI csak az első 10 oldalt vizsgálja, a további oldalak figyelmen kívül maradnak.

Újrafuttatás ugyanazon a dokumentumon – egy dokumentumra csak egyszer engedélyezett az AI-futás.

Üres (fájl nélküli) dokumentum létrehozása – a funkció tömeges fájlfeltöltésre épül, üres dokumentum AI nélkül nem támogatott.

Post-it jellegű megjegyzések – a dokumentumokra külön „ragasztott” megjegyzés (sticky note) nem rögzíthető.

Jogi/üzleti döntések kiváltása – az AI nem minősül jogi tanácsadásnak, a generált összefoglalókat és metaadatokat a felhasználónak mindig saját belátása szerint kell ellenőriznie és kiegészítenie.

⁠

Technikai részletek

4.1 Támogatott formátumok és feldolgozási logika

Támogatott AI-bemenet: csak szövegesen beolvasható PDF.

Nem támogatott: kép/scan PDF, Office dokumentumok, képfájlok, TXT, link – ezekre az AI nem futtatható.

Oldal-limit: AI-feldolgozáskor a rendszer az első 10 oldalt adja át az AI-nak.

Futások száma: 1 dokumentum = 1 AI futás; újragenerálás nem engedélyezett.

4.2 AI által generált mezők Az AI a következő mezőkre ad javaslatot:

belső név (string),

dokumentumtípus (a rendszerben előre definiált típusok egyikére mutató érték),

összefoglaló (kb. 250 karakter),

kulcsszavak (max. 7 db, ≤30 karakter/kulcsszó),

Feladó (string),

Címzett (string),

„Fizetendőt tartalmaz” (boole mező).

A generálás nyelve magyar vagy angol a forrásdokumentumtól függően, a rendszer azonban mindig a felhasználó UI-nyelvén menti a mezőket, ahol ez értelmezhető.

4.3 Állapotkezelés és újrafuttatás tiltása

Az állapotokat a rendszer dokumentumszinten tárolja:

nem indítható – nem PDF / már futott AI / nincs hozzájárulás,

indítható – minden feltétel teljesül,

folyamatban – AI-feldolgozás zajlik,

kész – a futás lezárult, újrafuttatás tiltva.

A rendszer nem naplózza, hogy a mezőket pontosan ki töltötte (AI vagy felhasználó); csak azt, hogy volt-e AI futás az adott dokumentumon.

4.4 Jogosultság és hozzájárulás

AI-feldolgozást csak olyan cégek dokumentumain lehet indítani, ahol az admin egyszeri hozzájárulást adott.

A hozzájárulás a cég egészére érvényes, és nem dokumentum- vagy felhasználó-szintű.

A rendszer naplózza:

melyik admin fogadta el,

mikor történt az elfogadás.

Nem admin felhasználó hozzájárulás hiányában nem tud AI-t indítani; tájékoztatást kap arról, hogy az admin jogosult engedélyezni a funkciót.

4.5 Keresés és szűrés a listában A Dokumentumok listanézet keresője és szűrői az AI által generált mezőket is használják:

Keresés:

belső név,

eredeti fájlnév,

összefoglaló,

kulcsszavak,

Feladó,

Címzett.

Szűrés:

dokumentumtípus,

státuszok (pl. Új, Frissült, Fizetendőt tartalmaz).

4.6 Gyakori hibák – hibaelhárítás

„Nem aktív az AI gomb”

Ok: a dokumentum nem PDF, már futott rajta AI, vagy nincs céges hozzájárulás.

Megoldás: konvertáld a dokumentumot beolvasható PDF-re; kérd meg az admint a hozzájárulás elfogadására; vedd figyelembe, hogy AI csak egyszer futtatható egy dokumentumon.

„Nincs előnézet”

Ok: a dokumentum link vagy nem támogatott fájltípus.

Megoldás: részletes nézetben a link kattintható; nem támogatott fájltípusnál ez a működés elvárt.

„A kulcsszavak/összefoglaló nem elég jó”

Ok: az AI rövid, általános kivonatot készít, nem ismeri a céges belső szempontokat.

Megoldás: szerkeszd kézzel; minden AI által kitöltött mező szabadon felülírható.

„Lassú a feldolgozás”

Ok: hosszabb dokumentum vagy nagyobb rendszerterhelés esetén az AI-válaszidő nőhet.

Megoldás: a felület jelzi a folyamatban lévő feldolgozást; nagy fájloknál számíts hosszabb futási időre.

4.7 FIN AI – rövid válasz-sablonok

Az alábbi sablonok Intercom FIN AI számára javasolt, tömör válaszok:

„Mi az AI-összefoglaló a Dokumentumokban?” „Az AI-összefoglaló rövid, kereshető kivonatot készít a beolvasható PDF-ekből, kulcsszavakkal és metaadatokkal (Feladó, Címzett, ‘Fizetendőt tartalmaz’). Csak szöveges PDF-en működik, az első 10 oldalt vizsgálja, és egy dokumentumra egyszer futtatható. A funkció használatához céges szintű admin hozzájárulás szükséges.”

„Hol indítom az AI-feldolgozást?” „Egy dokumentum részletes nézetében az ‘AI feldolgozás’ gombbal tudsz egyedi futást indítani. Tömeges indításra a Dokumentumok lista nézetében van lehetőség, miután a ‘Feldolgozás indítható’ szűrővel leszűrted a feldolgozható dokumentumokat. Az állapotok: nem indítható / indítható / folyamatban / kész.”

„Mire keres a Dokumentumok lista?” „A Dokumentumok listában kereshetsz belső névre, eredeti fájlnévre, összefoglalóra, kulcsszavakra, Feladóra és Címzettre. Emellett szűrhetsz dokumentumtípusra és státuszokra (pl. Új, Frissült, ‘Fizetendőt tartalmaz’), amelyek az AI által generált mezőket is figyelembe veszik.”

„Mi történik, ha már korábban kézzel töltöttem adatot?” „Ha egy dokumentum már tartalmaz kézzel megadott adatokat, az AI indításakor a rendszer rákérdez, hogy felülírhatja-e azokat. Választhatsz teljes felülírást vagy elutasíthatod az AI-javaslatot, ilyenkor a kézi tartalom marad érvényben. Az AI-feldolgozás egy dokumentumon csak egyszer futtatható, de az eredmény bármikor szerkeszthető.”

Want to print your doc?
This is not the way.

Try clicking the ··· in the right corner or using a keyboard shortcut (

CtrlP

) instead.