Инструкции и настройка Asana ist

Explore

Инструкция Asana

1. Я ─ эффективный командный игрок

1.1 Личная эффективность

Личная эффективность - это результативное достижение личных целей. Это возможность быстро продвигаться от идеи к ее воплощению. Личную эффективность можно описать тремя простыми понятиями:

Четкое понимание целей и намерений

Умение управлять своими ресурсами

Умение общаться с окружающими

Полезные книги по теме:

Стивен Кови - 7 навыков высокоэффективных людей

Стивен Кови - Восьмой навык. От эффективности к величию

Личная эффективность - HBR's 10 Must Reads on Managing Yourself

1.2 Управление временем

Управление временем — процесс контроля над количеством времени, потраченного на конкретные задачи. При этом увеличивается эффективность и продуктивность. Управление временем поможет получить ряд навыков используемых при выполнении задач. Этот набор включает в себя:

• планирование

• распределение

• постановка целей и задач

• делегирование

• анализ временных затрат

• мониторинг

• организация

• расстановка приоритетов.

Полезные книги по теме:

Глеб Архангельский - Тайм Драйв

Дэвид Аллен - GTD (Getting Things Done)

Дэн Кеннеди - Жесткий тайм-менеджмент

1.3 Управление задачами

Управление задачами - довольно тонкий и обширный процесс, включающий в себя множество мероприятий. Эффективное управление задачами осваивается со временем, если учитывать важные принципы нашей компании. Далее мы подробно остановимся на каждом пункте, который поможет Вам успешно преодолевать трудности в управлении задачами. Опорой в этом на послужит инструмент Asana.

Полезные книги по теме:

Том ДеМарко. Deadline. Роман об управлении проектами.

2. Основные принципы работы с задачами

2.1 Перевести Asana на русский язык

Справа сверху нажимаем на свою аватарку.

Выбираем My Profile Setteings...

⁠

3. Далее Display → Language и выбираем “Русский”

⁠

2.2 Вводная по Asana. Знакомство и принцип работы

Asana - это мобильное и веб-приложение для управления проектами и задачами.

Это очень удобный инструмент для понимания объемов работ, позволяющий контролировать сроки, отслеживать ход решения.

Asana можно использовать разными способами и для достижения разных целей, мы же рассмотрим вариант использования Asana опираясь на специфику нашей компании и потребности наших сотрудников.

Все дальнейшие термины и инструкции спроецированы исключительно на Папа Панда, однако в зависимости от ситуации могут быть использованы по-разному.

У каждого сотрудника Папа Панда доступно различное количество проектов. Приглашение в проект сотрудник получает от своего руководителя. Слева на панели можно увидеть все доступные проекты

⁠

Доступные проекты

Поставленные задачи

Описание выделенной задачи

Если Вы хотите переместить строку ниже или выше, потяните за значок

⁠

(слева от выбранной задачи) и переместите строку в нужное Вам место.

2.3 Что такое спринт.

Спринт - это временной отрезок, длительностью 1 неделя. Длительность спринта фиксирована. В спринте должно находится именно то количество задач, которое Вы способны выполнить за промежуток в 1 неделю. Секция “Спринт” находится, как правило вверху списка задач.

В конце недели производится разбор выполненных задач и того, что не успели. Устраняются пробелы в планировании.

2.4 Логика работы. WorkFlow.

Ежедневный Inbox (уведомления о задачах, за которыми я слежу).

В этом разделе находится очень много полезной информации:

⁠

1) Все задачи, которые приходят Вам.

2) Все упоминания о Вас в любых проектах и задачах.

3) Уведомления об упоминании Вас в комментариях.

Работа с разделом My Tasks

⁠

Для начала зайдите в My Profile Settings (как показано на скриншоте). Выберите меню “Hacks” и включите опцию Today Above New. Теперь в разделе My Tasks сверху будут видны актуальные на сегодня задачи.

⁠

Далее переходим в раздел My Tasks. В этом разделе видны все Ваши задачи в Панда Экспресс. Ваши задачи, задачи в которых Вы фолловер и поставленные Вами задачи. Обратите внимание: в разделе Today видны задачи, которые вы должны сделать сегодня и задачи с просроченным дэдлайном. Потому что задачи с просроченным дэдлайном Вы тоже должны выполнить сегодня.

Фолловер (от англ. follower - подписчик, читатель) - этим словом называют сотрудника, который следит за созданием и изменением задачи. В буквальном смысле слово «follow» переводится как «следовать».

Работа с архивом задач

Задачи, помещенные в архив можно найти в Inbox→Archive.

⁠

Когда отмечать задачу галочкой

Задача отмечается галочкой, когда она выполнена полностью. Только конечный и готовый результат.

Когда писать комментарии и как.

В комментариях записывается только промежуточный результат. Всё общение опросы ведутся в нашем корпоративном чате Slack. Любые вопросы Вы также можете задать в Slack.

2.5 Как расставить приоритеты

Внутри проекта содержатся задачи, которые необходимо разделить на приоритеты. Выделим 4 приоритета: А, В, С, ! Идеи (Когда-нибудь).

Это срочная задача, не терпящая отлагательств. (Прямое указание/Критически важный жизненный процесс для компании) Это задача, решение которой принесет максимальный результат и займет немного времени (быстро и эффективно) Эта задача состоит в группе текущего приоритетного проекта (группы задач) и является следующим действием, без которого дальнейшая реализация проекта невозможна.

Это задача решение которой принесет максимально эффективный результат, но требует сил и времени на реализацию. (долго и эффективно) Это безусловно важная задача, но не затрагивающая критически важный процесс в моменте и может быть отложена в пользу задач приоритета А

Все иные задачи не входящие в первые два приоритета, закрывающие области “долго-слабо эффективно”, “быстро-слабо эффективно”

Задачи-идеи, улучшения, тюнинг процессов, который можно было бы сделать когда-нибудь в будущем.

⁠

Сначала необходимо совместно со своим руководителем поместить все задачи в блоки приоритетов. После согласования с Вашим руководителем определенные задачи из приоритета “А” помещаются в “Спринт”. В “Спринте” должно находится именно то количество задач, которое Вы способны выполнить за промежуток в 1 неделю.

Нет смысла геройствовать и создавать для себя невыполнимый “Спринт”. Не забывайте, в конце недели вы сядете рядом со своим руководителем и будете объяснять по каким причинам не выполнен спринт полностью. Невыполненный спринт это ошибка.

В основном задачи в спринте состоят из задач, помещенных в приоритет “А”, но бывают исключения.

⁠

Например в блоке “В” находится задача “Уйти с работы в пятницу ровно в 18:00” (Задача предоставлена нашим любимым руководителем отдела маркетинга Никитой Стрелковым). Задачу выполнить довольно просто, необходимо прийти в пятницу ровно к 09:00, далее успешно завершить рабочий день и можно уйти в 18:00. Она не сдвинет задачи, которые необходимо выполнить из приоритета “А”.

Также существует блок “Согласовать”. Он полезен в случае, если задача или проект поступили не от Вашего руководителя. При этом задачу необходимо согласовать с Вашим руководителем, и только после этого ее можно сдвинуть из блока “Согласовать” в блок А, В, С (а может и когда-нибудь). Такие задачи отмечайте дэдлайном, потому что постановщик задачи должен знать сроки ее выполнения.

Опционально существует блок “Готово к проверке”. Это выполненные задачи, которые должен проверить Ваш руководитель. Также опционально имеет место быть блок “В работе”. Использовать его можно для разных целей, в зависимости от ваших задач. Как пример можно взять большую задачу, в которой вы выполняете лишь часть. Но за вторую часть ответственный другой сотрудник. Эта задача не может быть отмечена выполненной, однако висеть в блоке “Спринт” ей тоже нет смысла.

2.6 Как ставить задачи по S.M.A.R.T

В компании мы ставим задачи используя методологию SMART. Согласно которой, все задачи должны быть:

Specific

конкретная, то есть четко описывающая, что нужно сделать и зачем

Measurable

измеримая, необходимо для точной оценки степени выполнения задания

Achievable

достижимая, вы знаете, что результат возможен и пути достижения

Relevant

отвечает на вопрос: зачем это делать, какая польза для компании

Time bound

с привязкой по времени, то есть к какому сроку задание

⁠

Постановщик задачи должен точно знать на каком этапе сейчас производится работа. Что уже выполнено, какие трудности произошли с выполнением задачи. Когда задача документирована грамотно, Вам намного проще будет ее выполнять. Потраченные 2 мин. на документирование не повлияет на рабочий процесс. Даже если у Вас 10 задач в день. Потому что при выполнении четко поставленной задачи у Вас появятся более светлые мысли, более грамотные решения и Вы сэкономите намного больше времени.

2.7 Как создать и описать задачу в Asana

Для того. чтобы создать задачу, нажмите на Add Task. После чего, у Вас появится пустая строка, в которой можно создать задачу.

⁠

Второй способ создать новую задачу в Asana можно нажатием клавиши “Enter”, при этом курсор должен находится в поле уже существующей задачи. В созданной строке описывайте задачу, используя уже приобретенные навыки грамотного построения задач.

Выберите “Due Date” (Tab+D), чтобы указать дату выполнения задачи\крайний срок (дэдлайн).

⁠

Нажимая “Add a Due Time, or set to Repeat”, появится две доп. строки, где “Due Time” - это дэдлайн и “Set to Repeat” - циклическая задача

⁠

В “Repeat” есть возможность выбора необходимой периодичности.

⁠

Если у задачи просрочены сроки выполнения, обязательно аргументируйте почему всё пошло не так. Постановщик задачи должен знать причины, для того, чтобы в дальнейшем не допустить повторно аналогичную ошибку в постановке. Это поможет Вам (если в сроки не уложились по Вашей причине) не повторить ошибку в следующий раз.

3. Игра в команде

3.1 Как спланировать нагрузку

Грамотно планировать свой спринт это приходящее мастерство. Главное не опускать руки после первых нескольких просроченных дэдлайнов. Со временем придет понимание грамотно поставленных и оцененных сроков. Ставьте даты только у тех задач, сроки сдачи которых жестко определены, запланированы и озвучены. Если нет четкого понимания, когда в будущем она будет реализовываться - оставьте без даты. Задачи, которыми занимаетесь сегодня, обязательны к маркировке датой.

Уделяйте внимание задачам, в которых Вы - один из исполнителей. Если стоит четкий дэдлайн. Обязательно информируйте Ваших коллег о случившихся “затыках”, проблемах, сложностях. Если вы не успеваете вовремя завершить Вашу задачу в общем проекте, то можете подвести своих коллег и сроки целого проекта могут быть сорваны. В случае, если все участники оповещены о сложностях, Вам смогут