Инструкции и настройка Asana ist

Explore

Инструкция Asana
Инструкция Asana

1. Я ─ эффективный командный игрок

1.1 Личная эффективность

Личная эффективность - это результативное достижение личных целей. Это возможность быстро продвигаться от идеи к ее воплощению. Личную эффективность можно описать тремя простыми понятиями:

Четкое понимание целей и намерений

Умение управлять своими ресурсами

Умение общаться с окружающими

Полезные книги по теме:

Стивен Кови - 7 навыков высокоэффективных людей

Стивен Кови - Восьмой навык. От эффективности к величию

Личная эффективность - HBR's 10 Must Reads on Managing Yourself

1.2 Управление временем

Управление временем — процесс контроля над количеством времени, потраченного на конкретные задачи. При этом увеличивается эффективность и продуктивность. Управление временем поможет получить ряд навыков используемых при выполнении задач. Этот набор включает в себя:

• планирование

• распределение

• постановка целей и задач

• делегирование

• анализ временных затрат

• мониторинг

• организация

• расстановка приоритетов.

Полезные книги по теме:

Глеб Архангельский - Тайм Драйв

Дэвид Аллен - GTD (Getting Things Done)

Дэн Кеннеди - Жесткий тайм-менеджмент

1.3 Управление задачами

Управление задачами - довольно тонкий и обширный процесс, включающий в себя множество мероприятий. Эффективное управление задачами осваивается со временем, если учитывать важные принципы нашей компании. Далее мы подробно остановимся на каждом пункте, который поможет Вам успешно преодолевать трудности в управлении задачами. Опорой в этом на послужит инструмент Asana.

Полезные книги по теме:

Том ДеМарко. Deadline. Роман об управлении проектами.

2. Основные принципы работы с задачами

2.1 Перевести Asana на русский язык

Справа сверху нажимаем на свою аватарку.

Выбираем My Profile Setteings...

⁠

3. Далее Display → Language и выбираем “Русский”

⁠

2.2 Вводная по Asana. Знакомство и принцип работы

Asana - это мобильное и веб-приложение для управления проектами и задачами.

Это очень удобный инструмент для понимания объемов работ, позволяющий контролировать сроки, отслеживать ход решения.

Asana можно использовать разными способами и для достижения разных целей, мы же рассмотрим вариант использования Asana опираясь на специфику нашей компании и потребности наших сотрудников.

Все дальнейшие термины и инструкции спроецированы исключительно на Папа Панда, однако в зависимости от ситуации могут быть использованы по-разному.

У каждого сотрудника Папа Панда доступно различное количество проектов. Приглашение в проект сотрудник получает от своего руководителя. Слева на панели можно увидеть все доступные проекты

⁠

Доступные проекты

Поставленные задачи

Описание выделенной задачи

Если Вы хотите переместить строку ниже или выше, потяните за значок

⁠

(слева от выбранной задачи) и переместите строку в нужное Вам место.

2.3 Что такое спринт.

Спринт - это временной отрезок, длительностью 1 неделя. Длительность спринта фиксирована. В спринте должно находится именно то количество задач, которое Вы способны выполнить за промежуток в 1 неделю. Секция “Спринт” находится, как правило вверху списка задач.

В конце недели производится разбор выполненных задач и того, что не успели. Устраняются пробелы в планировании.

2.4 Логика работы. WorkFlow.

Ежедневный Inbox (уведомления о задачах, за которыми я слежу).

В этом разделе находится очень много полезной информации:

⁠

1) Все задачи, которые приходят Вам.

2) Все упоминания о Вас в любых проектах и задачах.

3) Уведомления об упоминании Вас в комментариях.

Работа с разделом My Tasks

⁠

Для начала зайдите в My Profile Settings (как показано на скриншоте). Выберите меню “Hacks” и включите опцию Today Above New. Теперь в разделе My Tasks сверху будут видны актуальные на сегодня задачи.

⁠

Далее переходим в раздел My Tasks. В этом разделе видны все Ваши задачи в Панда Экспресс. Ваши задачи, задачи в которых Вы фолловер и поставленные Вами задачи. Обратите внимание: в разделе Today видны задачи, которые вы должны сделать сегодня и задачи с просроченным дэдлайном. Потому что задачи с просроченным дэдлайном Вы тоже должны выполнить сегодня.

Фолловер (от англ. follower - подписчик, читатель) - этим словом называют сотрудника, который следит за созданием и изменением задачи. В буквальном смысле слово «follow» переводится как «следовать».

Работа с архивом задач

Задачи, помещенные в архив можно найти в Inbox→Archive.

⁠

Когда отмечать задачу галочкой

Задача отмечается галочкой, когда она выполнена полностью. Только конечный и готовый результат.

Когда писать комментарии и как.

В комментариях записывается только промежуточный результат. Всё общение опросы ведутся в нашем корпоративном чате Slack. Любые вопросы Вы также можете задать в Slack.

2.5 Как расставить приоритеты

Внутри проекта содержатся задачи, которые необходимо разделить на приоритеты. Выделим 4 приоритета: А, В, С, ! Идеи (Когда-нибудь).

Это срочная задача, не терпящая отлагательств. (Прямое указание/Критически важный жизненный процесс для компании) Это задача, решение которой принесет максимальный результат и займет немного времени (быстро и эффективно) Эта задача состоит в группе текущего приоритетного проекта (группы задач) и является следующим действием, без которого дальнейшая реализация проекта невозможна.

Это задача решение которой принесет максимально эффективный результат, но требует сил и времени на реализацию. (долго и эффективно) Это безусловно важная задача, но не затрагивающая критически важный процесс в моменте и может быть отложена в пользу задач приоритета А

Все иные задачи не входящие в первые два приоритета, закрывающие области “долго-слабо эффективно”, “быстро-слабо эффективно”

Задачи-идеи, улучшения, тюнинг процессов, который можно было бы сделать когда-нибудь в будущем.

⁠

Сначала необходимо совместно со своим руководителем поместить все задачи в блоки приоритетов. После согласования с Вашим руководителем определенные задачи из приоритета “А” помещаются в “Спринт”. В “Спринте” должно находится именно то количество задач, которое Вы способны выполнить за промежуток в 1 неделю.

Нет смысла геройствовать и создавать для себя невыполнимый “Спринт”. Не забывайте, в конце недели вы сядете рядом со своим руководителем и будете объяснять по каким причинам не выполнен спринт полностью. Невыполненный спринт это ошибка.

В основном задачи в спринте состоят из задач, помещенных в приоритет “А”, но бывают исключения.

⁠

Например в блоке “В” находится задача “Уйти с работы в пятницу ровно в 18:00” (Задача предоставлена нашим любимым руководителем отдела маркетинга Никитой Стрелковым). Задачу выполнить довольно просто, необходимо прийти в пятницу ровно к 09:00, далее успешно завершить рабочий день и можно уйти в 18:00. Она не сдвинет задачи, которые необходимо выполнить из приоритета “А”.

Также существует блок “Согласовать”. Он полезен в случае, если задача или проект поступили не от Вашего руководителя. При этом задачу необходимо согласовать с Вашим руководителем, и только после этого ее можно сдвинуть из блока “Согласовать” в блок А, В, С (а может и когда-нибудь). Такие задачи отмечайте дэдлайном, потому что постановщик задачи должен знать сроки ее выполнения.

Опционально существует блок “Готово к проверке”. Это выполненные задачи, которые должен проверить Ваш руководитель. Также опционально имеет место быть блок “В работе”. Использовать его можно для разных целей, в зависимости от ваших задач. Как пример можно взять большую задачу, в которой вы выполняете лишь часть. Но за вторую часть ответственный другой сотрудник. Эта задача не может быть отмечена выполненной, однако висеть в блоке “Спринт” ей тоже нет смысла.

2.6 Как ставить задачи по S.M.A.R.T

В компании мы ставим задачи используя методологию SMART. Согласно которой, все задачи должны быть:

Specific

конкретная, то есть четко описывающая, что нужно сделать и зачем

Measurable

измеримая, необходимо для точной оценки степени выполнения задания

Achievable

достижимая, вы знаете, что результат возможен и пути достижения

Relevant

отвечает на вопрос: зачем это делать, какая польза для компании

Time bound

с привязкой по времени, то есть к какому сроку задание

⁠

Постановщик задачи должен точно знать на каком этапе сейчас производится работа. Что уже выполнено, какие трудности произошли с выполнением задачи. Когда задача документирована грамотно, Вам намного проще будет ее выполнять. Потраченные 2 мин. на документирование не повлияет на рабочий процесс. Даже если у Вас 10 задач в день. Потому что при выполнении четко поставленной задачи у Вас появятся более светлые мысли, более грамотные решения и Вы сэкономите намного больше времени.

2.7 Как создать и описать задачу в Asana

Для того. чтобы создать задачу, нажмите на Add Task. После чего, у Вас появится пустая строка, в которой можно создать задачу.

⁠

Второй способ создать новую задачу в Asana можно нажатием клавиши “Enter”, при этом курсор должен находится в поле уже существующей задачи. В созданной строке описывайте задачу, используя уже приобретенные навыки грамотного построения задач.

Выберите “Due Date” (Tab+D), чтобы указать дату выполнения задачи\крайний срок (дэдлайн).

⁠

Нажимая “Add a Due Time, or set to Repeat”, появится две доп. строки, где “Due Time” - это дэдлайн и “Set to Repeat” - циклическая задача

⁠

В “Repeat” есть возможность выбора необходимой периодичности.

⁠

Если у задачи просрочены сроки выполнения, обязательно аргументируйте почему всё пошло не так. Постановщик задачи должен знать причины, для того, чтобы в дальнейшем не допустить повторно аналогичную ошибку в постановке. Это поможет Вам (если в сроки не уложились по Вашей причине) не повторить ошибку в следующий раз.

3. Игра в команде

3.1 Как спланировать нагрузку

Грамотно планировать свой спринт это приходящее мастерство. Главное не опускать руки после первых нескольких просроченных дэдлайнов. Со временем придет понимание грамотно поставленных и оцененных сроков. Ставьте даты только у тех задач, сроки сдачи которых жестко определены, запланированы и озвучены. Если нет четкого понимания, когда в будущем она будет реализовываться - оставьте без даты. Задачи, которыми занимаетесь сегодня, обязательны к маркировке датой.

Уделяйте внимание задачам, в которых Вы - один из исполнителей. Если стоит четкий дэдлайн. Обязательно информируйте Ваших коллег о случившихся “затыках”, проблемах, сложностях. Если вы не успеваете вовремя завершить Вашу задачу в общем проекте, то можете подвести своих коллег и сроки целого проекта могут быть сорваны. В случае, если все участники оповещены о сложностях, Вам смогут

помочь в решениях или перенести дэдлайн.

3.2 Как ставить задачи другим.

⁠

Выбираем “Assignee”, вводим имя исполнителя (перед именем введите символ @) либо выбираем доступное из списка..

Автоматически у задачи появляется два фолловера (Вы и исполнитель). При необходимости можно добавить сотрудников. Не выбирайте проект при постановке задачи для коллеги. Это сотрудник сделает сам, т.к. у Вас возможно нет доступа к проекту исполнителя. Еще стоит уточнить, что одна задача может находиться одновременно в двух проектах. Сразу видно дата создания задачи, в какой проект она была добавлена и когда исполнителем был назначен выбранный Вами сотрудник.

⁠

Ставить необходимо задачи максимально корректно и понятно. Описание должно быть четким и содержательным.

Важно: цель, описание и результат должны быть понятны не только Вам, но и всем кто имеет отношение к задаче. Ниже приведен пример.

Вадим Якимов создал задачу и установил дэдлайн

Назначил исполнителем Баранова Артема

Давид Петросян перенес задачу в “Приоритет А” к своему проекту “dev-support”

⁠

3.3 Как поставить человека в уведомления (following)

Добавить фолловера можно нажав на “плюсик” и вписав @ + Имя.

⁠

После этого во вкладке Inbox сотрудник увидит уведомление. (оранжевая точка рядом с надписью Inbox)

4. Проекты и большие задачи.

4.1 Как добавить подзадачи.

У каждой задачи могут быть подзадачи (Tab+S). У подзадачи можно выбрать исполнителя, дату и оставить комментарий.

Очень удобно использовать эту опцию, если задача большая и требует более детального рассмотрения. Наглядность задачи после добавления подзадач усиливается.

⁠

Каждую подзадачу можно отдельно отметить выполненной.

4.2 Когда задача вырастает в проект.

Когда задача разрослась до огромных размеров, подзадач и комментариев не хватает для эффективного мониторинга ситуации, задачу можно перевести в проект. Для этого необходимо создать новый проект. Выбрать подходящее название (посоветоваться с руководителем). После этого задача, которая переросла в проект станет восприниматься более осмысленно и явно.

5. Что ещё полезного есть в Asana

5.1 Календарь

Календарь, используется для наглядности и визуализации. На календаре наглядно видно какие задачи и с каким дэдлайном Вам необходимо выполнить в ближайшие дни.

5.2 Files (файлы)

Здесь вы можете увидеть прикрепленный файлы к проекты (фото, например).

⁠

5.3 Список дел

⁠

Используя поиск, создайте себе

“список дел”. Результатом поиска станут задачи, поставленные Вам из любых источников, которые Вы должны выполнить за “Спринт”

При этом необходимо выбрать дату актуальной недели.

5.4 Мобильная версия

Существует мобильная версия Asana. Схожий интерфейс. Очень удобен в использовании.

Особенно, если Вы часто отлучаетесь от ПК.

⁠

Снимки экрана при создании новой задачи.

Нажимаем на “+”

Выбираем New Task

Назначаем ответственного (For)

Вводим имя задачи

Task Name

Описываем задачу Description

6. Что мне делать прямо сейчас ?

Прямо сейчас перенести задачи, которые вы запланировали на текущую неделю в секцию “Спринт”.

Проверьте все задачи на соответствие SMART

Specific

конкретная, то есть четко описывающая, что нужно сделать и зачем

Measurable

измеримая, необходимо для точной оценки степени выполнения задания

Achievable

достижимая, вы знаете, что результат возможен и пути достижения

Relevant

отвечает на вопрос: зачем это делать, какая польза для компании

Time bound

с привязкой по времени, то есть к какому сроку задание

⁠

Проверьте актуальность расставленных дэдлайнов. К просроченным задачам в комментариях напишите, почему не получилось выполнить задачу в срок. Это не только поможет Вам в дальнейшем не повторить ошибку, но и грамотнее планировать спринт в следующий раз.

Распечатайте свой план работ.

Посмотрите в приложение, возможно Вы увидите там регулярное действие, которое можно произвести просто нажатием сочетания клавиш. Не бойтесь, в памяти откладывается очень быстро. Начните.

Продуктивной Вам работы!