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Tutorial

Automatizaciones de borrado automático de datos para las tablas de Coda, un breve #CodaTutorial.

Motivación

En mi opinión, hay tres razones de enorme calado que convierten a Coda en una auténtica bestia parda 🐯 a la hora de construir documentos interactivos, inteligentes... o como los quieras llamar:

lenguaje de fórmulas⁠

. Otras herramientas similares también disponen de fórmulas, pero yo no conozco ninguna que, en estos momentos, ofrezca un conjunto de funciones tan versátil y bien diseñado como el que encontramos en Coda.

Los

botones⁠

, que podemos insertar en cualquier parte de un documento y a los que se les pueden asignar fórmulas que lleven a cabo acciones tales como modificar el contenido de una tabla, entre otras cosas.

Las

automatizaciones⁠

integradas, con las que se pueden implementar comportamientos reactivos en los documentos de Coda usando un editor visual de reglas del tipo CUANDO → SI → ENTONCES sin recurrir a servicios de terceros como

Zapier⁠

Make⁠

, lo que resulta ventajoso dado que se reducen dependencias y, a menudo, también costes.

Este documento de Coda es un sencillo tutorial que desarrolla una sugerencia realizada en mi reciente artículo

Coda webhooks 💙 Google Apps Script⁠

, en cuyas conclusiones finales, y tras pensarlo algo así como dos segundos y medio 😅, me lanzaba a la piscina con esta afirmación, cuya viabilidad aún no había experimentado en mi propias carnes en ese momento:

Use a Coda doc as a user-friendly logging backend, registering, for instance, conversations with a Google Chat chatbot or the Google Drive activity of a file or folder. With some additional update-based automation rules, older rows could be removed unattended, making for time-rotating logs.

Pero dicho y hecho, en este documento prosigo mi apasionante viaje de exploración de Coda y me propongo contarte con todo lujo de detalles cómo se pueden implementar esas reglas de borrado automático que de un modo tan despreocupado mencionaba.

¿Me acompañas?

Escenarios de automatización

Partimos de una situación en la que se pretende “tomar el pulso” de un equipo, es decir sondear lo que piensan las personas que lo componen.

⁠

Estos pulsos podrían recogerse de muchas maneras, por ejemplo mediante un formulario publicado o directamente en una tabla dentro de un documento de Coda compartido, aunque este detalle no es demasiado relevante.

El caso es que deseamos que los pulsos sean perecederos y desaparezcan de la tabla donde se guardan en algún momento. Al fin y al cabo, estamos interesando en lo que están pensando ahora los miembros del equipo, y no tanto en lo que se cocía en la oficina hace tiempo. Y es que lo único permanente es el cambio.

Al grano, veamos cómo podemos eliminar las filas de la tabla de pulsos atendiendo a dos circunstancias distintas, y también a una tercera que realmente será una combinación flexible de las dos primeras.

Corre pues raudo a hacer clic sobre estas miniaturas para explorar los tres escenarios que te propongo. Te aconsejo que los desmenuces en el orden 1️⃣→2️⃣→3️⃣ sugerido.

👇👇👇

person holding white mini bell alarmclock

1️⃣ Antigüedad

2️⃣ Número de filas

3️⃣ Antigüedad + número de filas

⁠

Comentarios finales

Si me dices, tras leer el cómo se hizo de los tres escenarios de automatización que te he presentado, que Coda no es flipante, moriré de pena.

Y es que la libertad creativa de la que gozamos gracias a fórmulas, automatizaciones y otras características de Coda es enorme.

Por ejemplo, podríamos modificar fácilmente las reglas de automatización que te he mostrado en este documento para ocultar las filas ya obsoletas, en lugar de simplemente eliminarlas, por medio de un filtro basado en el valor de una hipotética columna de estado. O tal vez preferirías que fueran trasladadas a una tabla de elementos archivados. ¡Todo es posible!

Espero que este documento te haya resultado inspirador a la hora de acercarte a Coda. No dudes en ponerte en contacto conmigo si te surge cualquier duda o quieres hacerme llegar algún comentario, me encontrarás siempre dispuesto a charlar sobre hojas de cálculo de Google, Data Studio, Apps Script, gestión del conocimiento y otros temas relacionados 🐦

aquí⁠

¡Feliz Coda!

⁠

Aunque puedes interactuar desde ya mismo con este documento (los cambios no se guardarán), lo ideal es que hagas una copia de él para poder destriparlo y modificarlo con total libertad.

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