Explore

Исследования и анализ

Задача

Компания
МосЭнергоСбыт⁠
столкнулась с необходимостью перехода на новую систему обучения персонала реализованную на российском ПО, которая отвечает требованиям компании с более чем 2000 сотрудников и соответствует тенденциям нашего времени.

Артефакты

Нам были представлены доступ к предыдущей системе и перечень пожеланий к функционалу нового портала.

Перечень пожеланий (набор тезисов о желаемом функционале не связанных какой-то общей структурой)

Исследования

Так как входной информации было не достаточно для начала проектирования такой большой и сложной системы было решено:

Провести Опрос пользователей: что бы определить их потребности и проблемы, связанные с управлением обучением и развитием персонала, а также получить обратную связь от пользователей относительно существующих систем.

Проанализировать полученные данные: на этом этапе мы хотели определить основные тренды и проблемы, связанные с управлением обучением и развитием персонала в компании, а также выявить сильные и слабые стороны существующих систем.

Исследовать рынок: мы хотели узнать какие системы доступны на рынке, и какие функции они предоставляют. Это может помочь определить, какие функции нужно включить в систему и какие требования нужно установить.

Что мы хотели получить

Результатом нашего исследования должны стать:

разработка общей архитектуры будущего портала

разработка функциональных требований

разработка ролевых моделей пользователей портала

Что мы получили

Узнали проблемы и страхи, а так же пожелания к функциональным возможностям будущей системы

Сигналы полученные в результате анализа интервью были поделены на два типа:

Страхи и проблемы.

Желания

кроме этого все сигналы были разбиты на категории по смыслу. Это позволило очень быстро и просто рассматривать проблему с разных точек зрения.

Сигналы от пользователей

Сигналы от пользователей

Сложности с обучением и адаптацией

при внедрении новой системы могут возникнуть трудности с ее освоением и использованием. Некоторые пользователи могут нуждаться в дополнительном обучении и поддержке.

Низкая мотивация пользователей

если обучение является обязательным для пользователей, они могут испытывать недостаток мотивации и не считать его полезным для своей работы. Это может привести к низкой активности пользователей и снижению эффективности системы.

Сложности с интеграцией с другими системами

если система не может интегрироваться с другими системами, это может привести к повышенным усилиям по управлению данными и снижению эффективности.

Ограниченность функциональности:

некоторые системы могут быть ограничены в функциональности, что может привести к необходимости использования нескольких систем для решения всех задач, связанных с управлением обучением и развитием персонала.

Сложности в оценке эффективности

оценка эффективности системы управления обучением и развитием персонала может быть трудной, особенно если система не обеспечивает достаточно данных для оценки. Это может привести к трудностям в определении, какие изменения в системе необходимы для улучшения ее эффективности.

Ограничения доступа к материалам обучения

пользователи могут испытывать неудобство, если им не предоставляется доступ к нужным материалам или если доступ ограничен определенными условиями, например, доступен только на рабочем месте.

Недостаточная персонализация

пользователи могут не получать индивидуального подхода в процессе обучения, что может привести к трудностям с пониманием материала и применением знаний на практике.

Трудности с организацией обучения

некоторые пользователи могут испытывать трудности с организацией своего обучения в системе, например, не знать, как зарегистрироваться на курс или не уметь пользоваться функционалом системы.

Низкая качественная оценка обучения

Низкая качественная оценка обучения: пользователи могут не считать обучение полезным и качественным, что может привести к отказу от дальнейшего использования системы или низкой мотивации для участия в обучении.

Сложности с обработкой большого объема данных

системы управления обучением могут собирать большое количество данных, что может привести к трудностям в обработке и анализе данных. Пользователи могут испытывать трудности с пониманием и анализом этих данных, что может привести к ошибкам в принятии решений.

Проблемы с безопасностью и конфиденциальностью

если система управления обучением и развитием персонала не обеспечивает достаточный уровень защиты и конфиденциальности данных, это может стать причиной опасений и отказов от использования системы.

Сложности с доступностью

если система не обеспечивает доступность для пользователей с ограниченными возможностями, это может привести к ограничению доступа к обучению и развитию персонала.

Неудобный интерфейс

сложный или неудобный интерфейс системы может привести к отрицательным эмоциям пользователей, снижению эффективности обучения и развития персонала, а также к возможным отказам от использования системы.

Ограниченность доступа к обучению

если система управления обучением и развитием персонала не обеспечивает широкого доступа к обучающим материалам, это может стать причиной отсутствия интереса пользователей и снижения эффективности системы.

Визуальный интерфейс

чтобы система обладала привлекательным и интуитивно понятным визуальным интерфейсом, который упрощает использование и повышает удобство работы с системой.

Большой выбор контента

чтобы система обладала большим выбором контента, включая курсы и тренинги по различным темам и от разных авторов.

Интеграция

чтобы система была интегрирована с другими программными продуктами, используемыми в компании, такими как CRM-системы, системы управления персоналом и др.

Безопасность

чтобы система обладала высоким уровнем защиты данных и гарантировала конфиденциальность личной информации.

Мобильность

чтобы система обладала мобильной версией и была доступна для использования на различных устройствах, включая смартфоны и планшеты.

Персонализация

чтобы система обладала инструментами персонализации обучения, позволяющими адаптировать материалы под индивидуальные потребности и уровень знаний каждого пользователя.

Поддержка:

чтобы система обеспечивала круглосуточную поддержку и была готова решать любые проблемы, связанные с использованием платформы.

Совместная работа

чтобы система позволяла проводить совместную работу над проектами и задачами в рамках обучения.

Аналитика

чтобы система обладала мощными инструментами аналитики, позволяющими следить за эффективностью обучения и принимать решения на основе полученных данных.

Удобство работы с контентом

чтобы система обладала удобными инструментами для создания, редактирования и хранения контента, а также для организации и управления им.

Легкость использования

чтобы система была легкой в использовании, что упростит процесс обучения и экономит время.

Персонализация

большей персонализации обучения, чтобы система могла учитывать их индивидуальные потребности и предпочтения.

Автоматизация

чтобы система обладала функциями автоматизации, позволяющими оптимизировать процессы обучения и ускорить достижение целей.

⁠

Провели анализ существующих решений

Мы провели исследование существующих систем на рынке и проанализировали их возможности, чтобы создать нашу собственную систему, которая будет соответствовать последним трендам и веяниям. Мы изучили системы конкурентов и сравнили их с той, которую мы использовали в нашей компании ранее, чтобы убедиться, что наша разработка будет лучше соответствовать нашим потребностям и требованиям.

Вот основные тренды которые мы выделили:

Персонализация и адаптация обучения под индивидуальные потребности каждого сотрудника.

Наблюдается рост использования искусственного интеллекта и машинного обучения для повышения эффективности обучения и улучшения аналитики

Интеграция систем обучения и развития персонала с другими системами управления талантами, такими как системы управления производительностью и системы управления карьерным ростом.

Сформулировали 3 гипотезы

⁠

Использование бота с AI в системе управления обучением и развитием персонала может значительно улучшить опыт пользователей, уменьшить затраты на обучение и поддержку, а также повысить эффективность системы в целом. Бот может помочь пользователям быстрее и точнее находить нужную информацию, предлагать решения для задач и проблем, а также обучать пользователей на основе собранных данных. Он может также облегчить процессы оценки эффективности системы и снизить затраты на обучение и поддержку путем автоматизации рутинных задач. Внедрение модуля адаптации новых сотрудников в систему управления обучением может сократить время на обучение и повысить эффективность новых сотрудников, а также улучшить их интеграцию в компанию и культуру организации. Кроме того, такой модуль может помочь снизить нагрузку на руководителей и опытных сотрудников, которые раньше тратили время на адаптацию новых сотрудников, и позволит им более эффективно выполнять свои основные задачи. Автоматизация процесса формирования кадрового резерва в рамках системы обучения позволит оптимизировать процесс выявления и развития потенциальных лидеров, повысить эффективность использования внутреннего потенциала компании и улучшить управление талантами. Это может помочь сократить затраты на поиск и найм новых квалифицированных специалистов, увеличить уровень лояльности сотрудников и повысить производительность и качество работы.

⁠

Разработали общую функциональную схему будущей системы

Модуль обучения

Позволяет получать доступ ко всем материалам находящимся на портале (курсы, тесты, опросы, вебинары, документы), проходить обучение, а так же формировать отчеты которые содержат данные о результатах обучения.

Модуль проведения вебинаров

Позволяет пользователям принимать участие в интерактивных онлайн-мероприятиях, которые могут включать в себя лекции, презентации, вопросы и ответы и т.д. Это позволяет пользователям общаться друг с другом и получать ответы на свои вопросы в режиме реального времени.

Ассистент обучения чат бот на основе AI

Интегрированный AI бот предоставляет пользователям возможность задавать вопросы и получать автоматические ответы в любое время. Он может помочь пользователям найти необходимый курс, ответить на вопросы, связанные с процессом обучения, а также предложить дополнительный материал для самостоятельного изучения.

Модуль адаптации новых сотрудников

Позволяет составить индивидуальный план адаптации который содержит как обязательные для ознакомления планы и документы, так и дополнительные материалы добавленные наставником. Наставник назначается руководителем подразделения и помогает сотруднику на протяжении всей программы адаптации.

Модуль автоматизации процесса формирования кадрового резерва

Модуль автоматизации кадрового резерва позволяет управлять процессом формирования кадрового резерва автоматически. Этот модуль позволяет определить потенциальных лидеров в компании, предоставить им персонализированные планы развития и автоматически управлять их прогрессом.

⁠

⁠

Разработали ролевые модели пользователей

Разработка ролевых моделей пользователей является важным шагом при проектировании системы, так как она позволяет определить потребности и задачи каждого пользователя в рамках данной системы. Ролевые модели помогают понимать, какую информацию должны видеть пользователи, какие действия они должны выполнять и каким образом они будут взаимодействовать с системой.

⁠

⁠

Итог

За 3 недели в условиях слабой первоначальной информированности мы смогли разработать функциональное описание проектного решения которое полностью покрывает все нужды заказчика и отвечает современным требованиям для подобных систем.

Want to print your doc?
This is not the way.

Try clicking the ⋯ next to your doc name or using a keyboard shortcut (

CtrlP

) instead.