Explore

14 Phương pháp làm việc hiệu quả bạn nên biết

Có bao giờ bạn cảm thấy tò mò vì sao mọi người có thể hoàn thành tốt công việc một cách hợp lý và trong thời gian sớm nhất? Bạn luôn muốn tìm ra đâu là bí quyết làm việc hiệu quả để trau dồi năng suất từng ngày?

Kỹ năng làm việc hiệu quả – chắc chắn bạn cũng đã nghe qua không ít lần từ sự hướng dẫn của bạn bè hay các bài thông tin trên mạng Internet rồi phải không. Điều mà bạn tưởng chừng như phức tạp, nan giải thật ra lại rất dễ làm.

Cùng tổng hợp danh sách 14 kỹ năng làm việc hiệu quả tối ưu trong thông tin tại đây.

Đầu tiên, thế nào là cách thức làm việc hiệu quả?

Mẹo làm việc hiệu quả chính là các phương pháp hợp lý để tối đa hóa đoạn thời gian nhất định bạn dành cho công việc để củng cố năng suất và chất lượng làm việc của bản thân.

Điều này cũng có nghĩa là việc bạn không nhất thiết làm thêm giờ, “cày cuốc” lâu hơn hay vất vả hơn nhưng vẫn chắc rằng chinh phục tiến độ nhiệm vụ và

mục tiêu hướng đến⁠

⁠

Những người làm việc hiệu quả sẽ không cần mất thêm nhiều thời gian để hoàn thành công việc.

Thực tế chính là như vậy. Người làm việc tốt sẽ không quá cần thiết bỏ ra không ít thời gian và công sức hơn để thực hiện tối đa mọi nhiệm vụ. Những gì họ có chính là tư tưởng khôn ngoan về phương thức mà họ làm việc, cũng như về bí quyết sắp xếp và quản lý thời gian hiệu quả.

Lựa chọn công việc mình yêu thích

Hãy làm công việc mình thích để ngay cả khi over time vì deadline bạn cũng sẽ không cảm thấy thất vọng và chán nản. Một công việc yêu thích cho bạn động lực để làm nó tốt nhất hơn bao giờ hết. Khi làm việc, cơ thể bạn tự nhiên sản sinh năng lượng tích cực và hỗ trợ bạn làm việc nhiệt huyết hơn.

Điều này nghe có vẻ đơn giản nhưng không hề dễ dàng. Mấy ai đang làm đúng công việc mình thích và thích hợp tố chất? Thiếu định hướng ban đầu và không có cơ hội thử nghiệm là yếu tố khiến nhiều người mãi hoang mang vì tìm sai việc; nhảy việc rồi lại vội vàng chọn sai.

Phân bổ thứ tự ưu tiên, lược bỏ chuyện không quan trọng

Nhiều bạn trẻ ôm đồm hàng trăm nhiệm vụ vì tưởng rằng cày càng nhiều, củng cố bản thân càng tốt. Nhưng nếu bạn ôm nhiều vấn đề một cách tùy hứng mà không quan tâm với tính cấp thiết của chúng, bạn sẽ dễ dàng bị lạc hướng và vượt sức. Từ đó, việc thu thập trở nên bất khả kháng và hiệu quả làm việc cũng bị đi xuống.

Bước đầu tiên cho quy trình xây dựng phong cách làm việc hiệu quả, chính là phân chia mức độ ưu tiên cho các vấn đề cần xong đầu tiên nhất.

Đừng quá khích cày quá nhiều công việc trong một thời điểm, bạn sẽ không thể làm việc tối ưu khi sự tập trung bị chia cho nhiều vấn đề. Học cách lược bỏ nhiệm vụ không quan trọng sang một bên cũng là vứt đi một phần áp lực, lấy lại một phần sự tập trung để nâng cao kết quả làm việc.

Ứng dụng định luật 2 phút

Đây là một cách hay được gợi cảm hứng từ David Allen, một nhà tư vấn có tiếng về việc tăng hiệu quả và kết quả làm việc cho các công ty. David Allen phát biểu rằng: Nếu bạn có các công việc mà thời gian hoàn thành chỉ dưới 2 phút, hãy ưu tiên tổng hợp các công việc đó và tiến hành thật nhanh gọn để lược bỏ bận tâm.

Nó có thể là các nhiệm vụ nhỏ lẻ như in hồ sơ, viết email, liên hệ khách hàng, v.v, và bạn có thể có thể thực hiện nhanh gọn.

Bằng phương pháp này, bạn có thể sắp xếp ngăn nắp thứ tự nhiệm vụ chỉ trong khoảng thời gian ngắn. Bạn sẽ nhận ra bất ngờ khi nhận ra các công việc nhỏ đã được hoàn thành xong xuôi. Giờ đây bạn chỉ cần dành phần lớn thời gian cho những vấn đề cần thiết hơn (và đừng quên cho số thứ tự ưu tiên để thực hiện chúng nhé).

⁠

⁠

Ứng dụng quy tắc 2 phút để hoàn thành các công việc nhỏ lẻ.

Giữ khoảng cách với điện thoại khi không có nhu cầu sử dụng cấp thiết

Đôi khi chúng ta cầm và lướt điện thoại một cách bản thân. Hay cũng có khi bạn không có muốn xài điện thoại, nhưng các thông báo hiện lên liên tục từ những trang mạng xã hội gây cho bạn lạc hướng khỏi công việc bạn đang làm.

Vì thế, mẹo làm việc tối ưu chính là hãy để điện thoại tách biệt bạn nếu không có bất kỳ việc cấp thiết nào cho việc tận dụng điện thoại. Để điện thoại xa tầm với của tay, chẳng hạn như ở một góc phòng cách xa bàn làm việc, hoặc cất trong một hộp nào đó. Vừa tránh xao nhãng mà vừa kết hợp chứng “cai nghiện” điện thoại mỗi ngày.

Bạn cũng có thể tắt chuông thông báo điện thoại để tập trung hơn – đây cũng là một bí quyết tối ưu để làm việc tốt hơn đấy.

Tối đa công việc nhờ các công cụ công nghệ hiện đại

Để có thể làm việc hiệu quả và đáng tin cậy, một bộ nhớ của chúng ta là chưa hề đủ. Việc kết hợp áp dụng các tool nhắc nhở hay ghi chú là phương pháp tối ưu để chắc rằng bạn đảm bảo không thiếu sót bất kỳ công việc nào và làm việc hiệu suất hơn.

⁠

Tận dụng các nền tảng quản lý công việc.

Bạn có thể áp dụng những giải pháp trực tuyến như:

Google Calendar: Lịch, sự kiện ,việc cần làm, dễ dàng tương tác, tạo cuộc họp với đồng nghiệp.

Google Keep: Note của bạn, liên kết với những ứng dụng khác trong Google

Any.do: Lịch kết hợp với to-do list

Gtask: Soạn todo list và nhắc nhở bạn thực hiện

Trello: Quản lý task đơn giản, hiệu quả

Hoặc bất kỳ ứng dụng hỗ trợ nào phù hợp với nhu cầu ứng dụng, để giúp phân bổ nhiệm vụ và những thời hạn công việc.

Dự trữ hồ sơ điện tử

Khi khối lượng hồ sơ cần lưu trữ trở nên nhiều hơn, bạn có thể sẽ gặp rất nhiều vấn đề trong chuyện ghi nhớ và sắp xếp. Sẽ có những khi bạn không thể nhớ nổi các tài liệu liên quan là gì hay cần phải mang theo các hồ sơ nào.

Vì vậy, để việc lưu trữ trở nên dễ dàng hơn, hãy tận dụng các bộ nhớ lưu trữ online như Google Drive hoặc Dropbox, lập bảng liệt kê lưu trữ những hồ sơ thiết yếu, tạo thư mục cho từng loại và tải chúng lên.

Đây là bí kíp hỗ trợ bạn giải quyết và làm tốt nhiệm vụ rất hiệu quả.

Tự lên “lịch họp” với chính mình

Dành ra cho mình các khoảng thời gian tập trung hoàn toàn vào công việc chính là cách làm việc hiệu quả nhất.

Một bí quyết hay từ LCV đó là bạn hoàn toàn có thể đặt lịch họp cho bản thân để tạo khoảng giờ tập trung cho tiến độ, ví dụ như tự book cuộc họp trên Google Meet,…

Kết nối với đồng nghiệp

Chắc rằng năng suất làm việc không có nghĩa là bạn phải thực hiện một mình. Tương tác với đồng nghiệp để tìm đến sự đồng hành chính là một chiến lược làm việc tối đa hóa mà ít ai nghĩ tới. Đặc biệt là trong trường hợp làm việc trực tuyến tại nhà.

Làm việc hiệu quả là khi bạn biết sử dụng tất cả những khả năng và nguồn tài nguyên xung quanh để thúc đẩy hiệu quả làm việc của chính mình.

Xem thêm:

Khám phá các phương pháp cải thiện kỹ năng giao tiếp ứng xử hiệu quả⁠

⁠

Nhờ hỗ trợ đúng người đúng việc

Hầu hết bạn trẻ lần đầu tiên đi làm dễ bị rơi vào bẫy ôm việc và làm cho bản thân gồng gánh quá nhiều thứ. Đây không phải là cách làm việc tốt mà còn sẽ là sai sót lớn khiến bạn dẫm chết kết quả công việc; bên cạnh đó ảnh hưởng xấu đến sức khỏe nữa đấy!

Hãy nhờ sự hỗ trợ của người có chuyên môn hay đồng nghiệp chung phòng ban. Nhờ đúng người đúng việc lúc nào cũng tốt hơn cho bạn và toàn công ty. Hãy lưu ý, bạn đang làm việc trong một tổ chức; là bạn hoạt động trong tập thể. Như vậy thói quen hay suy nghĩ “một mình vẫn ổn” không thích hợp trong trường hợp này tí nào.

Thưởng cho mình những khoảng nghỉ ngắn

Rất nhiều chuyên gia hàng đầu và những người đi làm làm việc hiệu quả đều nói rằng, họ không thể tập trung hoàn toàn trong 8 tiếng liên tục, việc này sẽ khiến họ cảm thấy bị stress và dễ tác động đến kết quả làm việc.

Vì thế, các quãng nghỉ giữa giờ là rất thiết yếu để khôi phục lại năng lượng. Song, quản lý thời gian nghỉ về mặt nào sao cho phù hợp với nhu cầu và không làm ngưng lại sự chú tâm là rất cần thiết.

Bạn có thể trải nghiệm kỹ thuật Pomodoro để giữ thời gian làm việc logic. Phương pháp này dẫn dắt rằng trôi qua cứ 25 phút làm việc, bạn nên nghỉ ngắn 5 phút để hồi phục sức. Việc này sẽ giúp đỡ rất nhiều trong việc hoàn thiện hiệu quả làm việc của bạn.

Đánh dấu quá trình làm việc

Một trong các phương pháp tối ưu để khích lệ bản thân làm việc hiệu quả và hiệu suất chính là đánh dấu quy trình và sự cải tiến mà bạn giải quyết sau các công việc.

Sau mỗi lần làm nhiệm vụ nào đó, bạn có thể gạch bỏ chúng khỏi to-do list hoặc ghi chú sự thăng tiến của mình theo nhiều biện pháp khác nhau để quản lý và khích lệ tinh thần làm việc suốt cho một cả ngày dài.

Đồng thời, việc ghi chú và đánh dấu lại những thành tựu tiến bộ như này sẽ rất ích lợi nếu bạn cần tìm chứng minh chi tiết khi tham gia các buổi đánh giá năng lực, đề xuất tăng lương, thăng tiến, hay thậm chí là khi tìm kiếm công việc mới.

Đừng để bản thân bị áp lực, căng thẳng quá mức

Một cách tối ưu để hỗ trợ bạn làm việc hiệu quả hơn là

giảm thiểu lo âu⁠

. Dẫu rằng không thể không cho rằng, áp lực và sự căng thẳng cũng chính là một nguồn khích lệ tốt để bạn cố gắng và trở nên giỏi giang hơn.

Tuy thế, điều gì cũng cần phải có giới hạn của nó. Khi rơi vào tình hình lo âu và căng thẳng quá mức, bạn sẽ sớm mệt mỏi và từ đó, hiệu quả làm việc cũng trở nên giảm sút.

Vì thế nên dù có “tham công tiếc việc” như thế nào đi chăng nữa, bạn đừng quên chăm sóc chính mình và dành thời gian để xả stress, tham gia các hoạt động có ích để kích thích một sức khỏe khỏe mạnh. Và hãy nhớ, nếu cảm thấy căng thẳng, hãy thảo luận với sếp hay người mentor để bớt số lượng nhiệm vụ cho hợp lý nhé!

⁠

Tránh để căng thẳng quá mức sẽ khiến bạn kiệt sức.

Làm việc có kế hoạch, rõ ràng

Trước khi tiến hành làm, cách tối ưu nhất để bạn có thể làm việc hiệu quả, chính là xây dựng chính xác quy trình cần làm, kế tiếp là lên

kế hoạch kiểm soát các công việc⁠

một cách khoa học nhất.

Bạn nên đề ra mục tiêu cho từng đầu nhiệm vụ, bao gồm khoảng thời gian làm việc, số lượng công việc, và năng suất theo ý muốn. Bạn có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ như to-do list, thời khóa biểu, lịch, sổ tay hoạch định, hoặc những ứng dụng thông minh để tìm cách phân bổ và thiết lập khoảng thời gian làm việc hiệu quả.

Đừng ngại ngùng tận dụng nhiều loại công cụ hỗ trợ và kết hợp chúng cùng nhau để biết được phương thức phù hợp nhất với bản thân nhé! Mỗi người sẽ có cách xây dựng kế hoạch và tổ chức công việc khác nhau. Vậy nên, hãy từ từ trải nghiệm và nghiên cứu.

Nguồn bài viết tham khảo:

⁠

https://www.zenefits.com/workest/top-10-ways-to-improve-employee-efficiency/⁠

⁠

https://lcv.com.vn/lam-viec-hieu-qua⁠

⁠

Want to print your doc?
This is not the way.

Try clicking the ⋯ next to your doc name or using a keyboard shortcut (

CtrlP

) instead.