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Utilizzo del centralino voip 3CX

Preambolo

3CX è il software che abbiamo scelto per soddisfare al meglio le esigenze del team nel gestire le telefonate con i clienti.

Il sistema prevede dei numeri fissi a cui i clienti possono fare riferimento. Ogni chiamata viene presa in carico da un sistema VoIP nel cloud e assegnata al gruppo di lavoro più opportuno.

Per gli operatori, 3CX offre diverse interfacce per ricevere e gestire le telefonate a seconda. Ognuno potrà quindi scegliere quella che più gli è comoda per lavorare con efficacia e rimanere reperibile.

Primo accesso al sistema

Per chi ha piacere di guardare un video tutorial, abbiamo registrato un piccolo video di introduzione:

https://drive.google.com/file/d/1aL4ssacO6cokEf9ZTH-Qv6bAHId1bx2r/view?usp=sharing⁠

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Per il primo accesso, occorre:

andare all'indirizzo:

https://centralino.larin.it/webclient⁠

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selezionare la lingua preferita

inserire il vostro numero identificativo

inserire la password, inizialmente uguale per tutti: Cambiami123!

I numeri identificativi della vostra estensione sono:

Marco Da Rin Zanco: 00

Alberto Nalin: 01

Michele Da Rold: 02

Alessandro Vettoruzzo: 03

Elisa Fiorot: 04

Igor De Paoli: 05

Marek Maurizio: 06

Federico Bagato: 07

Tommaso Sotte: 08

Sabrina Norcen: 09

Elisa De Cian: 10

Tatiana Tracanelli: 11

Jenny Casanova: 12

Steve Azzalin: 13

Fabio Zottarelli: 14

Davide Briani: 15

Sergio Da Rold: 16

Alberta D'Alessio: 17

Alessia Tuzio: 18

Anna Zenoni: 19

Federica Follegot: 20

Francesca De Pra: 21

Gianluca Magri: 22

Giulia Galeano: 23

Verena Giazzon: 24

Luca Grillo: 25

Andrea Corda: 26

Bogdan Osipov 29

Nella prima schermata potete vedere e cercare i vostri collaboratori Larin.

I membri del team sono categorizzati per gruppo di lavoro, in modo da gestire meglio le chiamate: così sarà possibile vedere subito chi del gruppo Tecnico è Online, oppure ad esempio le chiamate in arrivo dai clienti vengono proposte ai membri del gruppo Front-office.

È possibile a colpo d'occhio sapere chi è disponibile e chi no:

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Dal menu dell'interfaccia potete inoltre accedere alle sezioni di:

Rubrica/Contatti: qui confluiscono tutti i contatti aziendali

Chat interna: un ulteriore mezzo per comunicare con un collaboratore

Storico chiamate: un registro di tutte le chiamate effettuate, perse, ricevute

Casella vocale: qui compaiono i messaggi vocali registrati da chi non è riuscito a contattarvi

Configurazione dispositivi con cui usare 3CX

Per le configurazione aggiuntive è possibile fare riferimento al vostro menu utente:

⁠

Come prima cosa è consigliato cambiare la password che vi è stata assegnata inizialmente con una personale.

Dal menu è possibile e consigliato impostare la vostra immagine di profilo.

Inoltre da questo menu è possibile impostare metodi alternativi per usare 3CX invece dell'interfaccia web:

Scarica App 3CX: potrete scaricare un'app nativa per il sistema operativo nel vostro computer. Una volta installata, vi chiederà un file di configurazione che potete richiedere cliccando su "Invia nuovamente le credenziali" dal vostro menu utente. Il file <nomefile>.3cxconfig vi arriverà come allegato via email, vi basterà scaricarlo e aprirlo cliccandoci sopra; l'app lo riconoscerà e in qualche secondo si connetterà con il vostro account al centralino.

Installa Estensione 3CX: potrete installare un'estensione dedicata che si integra con il vostro browser

Scansione Codice QR: vi comparirà un'immagine codificata che potete usare per associare 3CX al vostro telefono

Il consiglio è quello di scaricare l'app mobile di 3CX che è disponibile sia per iOS che Android: se cercate sugli store, è il primo risultato. Una volta installata, vi verrà chiesto di inquadrare con la fotocamera il Codice QR. L'app verrà associata in automatico con il vostro account 3CX Larin e potrete gestire tutte le vostre telefonate dal cellulare, senza bisogno di inserire il vostro numero di cellulare personale.

Inoltre ricevere le chiamate senza il bisogno di tenere l'app aperta; potete comunque impostare il vostro stato di disponibilità in caso non vogliate essere disturbati.

Altra nota utile: usando l'app mobile è possibile sfruttare anche la rubrica del vostro telefono per riconoscere le chiamate in arrivo.

Ricevere chiamate

Quando arriva una chiamata inizierà a squillare l'app e potrete prendere la chiamata con il pulsante "Rispondi" o "Rispondi con audio":

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La chiamata potrebbe essere di un cliente, se siete nel gruppo Front-office. Oppure un collaboratore sta cercando di mettersi in contatto con voi o di trasferirvi una telefonata.

Durante una conversazione telefonica sono disponibili vari comandi per gestire la telefonata:

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Trasferisci: vi propone una maschera di ricerca per selezionare un collaboratore a cui trasferire la telefonata. Effettuata la scelta, se il collaboratore accetta, subentrerà al vostro posto nella telefonata e voi uscirete dalla conversazione.

Trasferisci con avviso: vi propone una maschera di ricerca per selezionare un collaboratore a cui trasferire la telefonata. Effettuata la scelta, il cliente verrà messo in attesa e avrete la possibilità di comunicare con il vostro collaboratore prima di trasferire la chiamata.

Registra: per registrare su file la conversazione

Attesa: mette in pausa il cliente, che sentirà una melodia di attesa

Muto: disattiva il vostro microfono ma potrete ancora sentire la voce del cliente

Chiamate perse

Se un cliente prova a contattarvi e non vi trova, può registrare un messaggio vocale e ve lo ritroverete nella Casella vocale personale.

Se un cliente prova a contattare senza successo il vostro gruppo di lavoro, ad esempio Team Tecnico, il messaggio vocale che registra verrà inviato via mail a tutti i membri di quel gruppo di lavoro.

Effettuare chiamate

Per iniziare una conversazione è sufficiente cliccare sull'icona del telefono sopra un vostro collaboratore oppure un contatto della rubrica:

⁠

Se avete necessità di effettuare una chiamata a un numero non inserito tra i contatti, è possibile far comparire il tastierino numerico dall'icona relativa nella barra in alto:

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