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TBR Processo di gestione della fatturazione

Strumenti

Trello:
https://trello.com/b/J1jJMTHD/meeting-fatturazione-asincrono
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Ogni lista ha un suo responsabile, sarà lui a spostare la scheda in un’altra lista una volta compiuta l’azione.

Lessico

Scheda
Lista
Commenti
Checklist

Obiettivo

Ridurre i tempi di gestione
Permettere a ciascuno di lavorare in asincrono
Non disperdere informazioni
Ordine

Principi

Ad ogni progetto deve corrispondere un’opportunità approvata
All’apertura del progetto è necessario associare la relativa opportunità
Caso particolare: una opportunità più progetti
Ogni opportunità deve essere approvata dal cliente per iscritto
I commenti relativi alla fatturazione dovranno essere raccolti all’interno della scheda di ciascun progetto. Avremo così lo storico di tutte le comunicazioni.

Processo

Opportunità con pagamento di un anticipo

Al momento dell’approvazione di un’opportunità in automatico viene creata una scheda nella lista “Check da fatturare”
Il responsabile della lista “Check da fatturare”
verifica la corretta approvazione dell’opportunità da parte del cliente
all’interno della scheda aggiunge i seguenti membri
COO
Commerciale di riferimento
sposta la scheda relativa su “Anticipo da fatturare”
Il responsabile della lista “Anticipo da fatturare” emette fattura secondo quanto previsto dall’opportunità
Una volta emessa fattura il responsabile della lista “Anticipo da fatturare” sposta la scheda in “Anticipo fatturato”
Una volta incassato l’anticipo il responsabile della lista “Anticipo fatturato” sposta la scheda in “Anticipo incassato”
Quando la scheda viene spostata in “Anticipo incassato / Progetto pronto” il COO riceve una notifica per provvedere alla gestione operativa del progetto
Il COO:
stabilisce il PM
apre il progetto in TL
sposta la scheda da “Anticipo incassato” a “Progetto in corso”
aggiunge tra i membri il responsabile di area
---> Vai a sezione:
Fatturazione progetto one - shot
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Opportunità senza pagamento di un anticipo

Al momento dell’approvazione di un’opportunità in automatico viene creata una scheda nella lista “Check da fatturare”
Il responsabile della lista “Check da fatturare”
verifica la corretta approvazione dell’opportunità da parte del cliente
sposta la scheda relativa su “Anticipo incassato / Progetto pronto”
Quando la scheda viene spostata in “Anticipo incassato / Progetto pronto” il COO riceve una notifica per provvedere alla gestione operativa del progetto
Il COO:
stabilisce il PM
apre il progetto in TL
sposta la scheda da “Anticipo fatturato / Progetto pronto” a “Progetto in corso”
aggiunge tra i membri all’interno della scheda il responsabile di area
---> Vai a sezione:
Fatturazione progetto one - shot
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Opportunità con attivazione di un abbonamento

Al momento dell’approvazione di un’opportunità in automatico viene creata una scheda nella lista “Check da fatturare”
Il responsabile della lista “Check da fatturare”
verifica la corretta approvazione dell’opportunità da parte del cliente
sposta la scheda relativa su “Anticipo incassato / Progetto pronto”
Quando la scheda viene spostata in “Anticipo incassato / Progetto pronto” il COO riceve una notifica per provvedere alla gestione operativa del progetto
Il COO:
stabilisce il PM
apre il progetto in TL
imposta la scadenza dell’abbonamento nella scheda
sposta la scheda da “Anticipo fatturato / Progetto pronto” a “Abbonamento da creare”
aggiunge tra i membri all’interno della scheda il responsabile di area
Quando la scheda viene spostata in “Abbonamento da creare” il responsabile della lista riceve una notifica per provvedere alla creazione dell’abbonamento in TeamLeader
Una volta creato l’abbonamento in TeamLeader, il responsabile della lista sposta la scheda in “Abbonamento attivo”
Vai a: ---> Fatturazione progetto in abbonamento

Fatturazione progetto one - shot

Una volta che il progetto è fatturabile il responsabile di area sposta la scheda da “Progetto in corso” a “Da Fatturare”
Viene inviata una notifica al responsabile della lista
Il responsabile della lista controlla le note all’interno della scheda e verifica eventuali casi particolari o attenzioni specifiche
Una volta verificato, il responsabile della lista emette fattura
Una volta emessa fattura il responsabile della lista sposta la scheda da “Da Fatturare” a “Fattura Emessa”
Una volta incassato l’importo, il responsabile della lista “Fattura Emessa” sposta la scheda in “Fattura Incassata”
Si sciabola

Fatturazione progetto in abbonamento

Una volta al mese il responsabile contabile verifica che alle schede presenti nella lista “Abbonamenti attivi” corrisponda l’emissione di una fattura

Fatturazione progetto a consuntivo

Una volta che il progetto è fatturabile il responsabile di area crea una copia della scheda presente nella lista “Progetti in corso”
Nella nuova scheda il responsabile di area, nei commenti, indica i dettagli di fatturazione o gli eventuali link su Drive dove reperirli
Sposta la scheda duplicata con i nuovi dettagli nella lista “Da Fatturare”
Il responsabile della lista controlla le note all’interno della scheda e verifica eventuali casi particolari o attenzioni specifiche
Una volta verificato, il responsabile della lista emette fattura
Una volta emessa fattura il responsabile della lista sposta la scheda da “Da Fatturare” a “Fattura Emessa”
Una volta incassato l’importo, il responsabile della lista “Fattura Emessa” sposta la scheda in “Fattura Incassata”
Si sciabola

Ticket

Quando un ticket viene segnato come da fatturare in TL viene creata in automatico una scheda nella lista “Da Fatturare” con un’apposita etichetta “Ticket”
Viene inviata una notifica al responsabile della lista
Il responsabile della lista controlla le note all’interno della scheda e verifica eventuali casi particolari o attenzioni specifiche
Una volta verificato, il responsabile della lista emette fattura
Una volta emessa fattura il responsabile della lista sposta la scheda da “Da Fatturare” a “Fattura Emessa”
Una volta incassato l’importo, il responsabile della lista “Fattura Emessa” sposta la scheda in “Fattura Incassata”

Cosa faccio se mi mancano informazioni?

Ricorda sempre che all’interno della scheda trovi i dati fondamentali relativi all’opportunità e il link all’opportunità su TeamLeader. Se il preventivo è fatto bene, sarà sufficiente cliccare sul link per raccogliere le info necessarie
Inserisco un commento all’interno della scheda accertandomi ci citare la persona da cui necessito informazioni. Ad esempio, ho bisogno di informazioni da Alberto, avrò cura di digitare “@Alberto ……….”.
Nel caso non riceva risposta, sollecito l’interessato in uno dei canali di instant messaging come Slack.
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