Problemáticas y Herramientas

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CAtegor A
T Tulo
Problema
Soluci N
Herramienta
Funcionalidad Microsoft
Dificultad
1
reporta
Genera reportes con data combinada
Todos los meses tengo que armar el mismo reporte para distintas áreas. Esto implica recolectar mucha información de varias fuentes distintas en un 1 solo documento y luego hacer los gráficos o presentación manualmente.
Usar Google Data Studio para combinar fuentes de datos y obtener reportes en tiempo realUsar Google Data Studio para combinar fuentes de datos y obtener reportes en tiempo real.
Usar Power BI Desktop para combinar fuentes y luego disponibilizarla en Power BI Online
Google Sheets
Data Studio
Microsoft Power BI
Microsoft Excel
Microsoft Sharepoint
Accesos a Excel
Acceso a Sharepoint y poder crear una página
Poder descargarse Power BI Desktop en su PC
2
reporta
Crea reportes con distintas visualizaciones
Como otras áreas, o proveedores no pueden acceder a la fuente de información, recurren a mí para que extraiga data o les pase información constantemente. Me llaman y me escriben mails, pero no puedo darles acceso al documento por tener información que no es para ellos." Esta situación ocurre cuando tú eres la persona que registra muchas fuentes de datos, y por ende el dueño de la información de muchas áreas. Esta data es vital para la toma de decisión de algunos o informar a otros, pero no puedes darles acceso a donde se encuentra todo, daod que quizás hay información que no necesariamente es para ellos.
Usar Google Spreadsheets + Google Data Studio con visualizaciones filtradas con campos específicos por áreas.
Power BI, utilizar un filtro para todo el documento y poder dar acceso a un grupo
Google Sheets
Data Studio
Microsoft Excel
Microsoft Power BI
Accesos a Excel
Acceso a Sharepoint y poder crear una página e invitar a personas específicas
Poder crear áreas de trabajo en Power BI
Poder crear fuentes de datos compartidas con ciertas personas
Poder publicar para externos (solo si se puede, en el ejemplo, le comentamos que tiene que pedir permiso para ello)
3
automatiza
Automatiza el envío de notificaciones
Todos los días debo revisar los informes de seguridad de los locales (mantenimiento de ascensores, fecha venc extintores, puertas, alarmas) para ver si es que hay algo urgente que debamos cambiar. Esto implica tener que analizar mucha información que ha sido registrada manualmente, y no necesariamente priorizada.
Generar un informe automático cuando otra persona completa un formulario o tareas: forms o typeform + zapier + correo o teams
Google Forms
Google Sheets
Zapier
Microsoft Automate
Un formulario que al ser completado notifica en teams.
Se ingresa a power automate desde Teams, y se va a la opción predeterminada de “notificar cuando alguien complete un formulario”
4
informa
Crea un repositorio de información para compartir conocimiento
Siempre me preguntan cómo hacer un proceso específico y lo tengo que enseñar muchas veces. Por ejemplo: ¿Cómo se hacía una Orden de Compra? ¿Qué tengo que hacer para organizar un evento?
Crear un repositorio de información a modo de base de conocimientos en Coda o Sharepoint
Coda
Microsoft Sharepoint
Poder crear una página en Sharepoint y controlar y filtrar quién entra
5
informa
Proporciona información personalizada por usuario
Me hacen solicitudes de información personalizada, como “cuántos días de vacaciones me quedan”, o “cuándo puedo renovar mi celular”, “cuál es mi fecha de pago”
Crear una web-app que de información personalizada a los usuarios. Es decir, solo pueden ver sus datos
Glideapps
Poder conectar Microsoft Excel Online con Glideapps. Que puedan tener el acceso
6
informa
Crea un APP con directorio de contactos
Quiero tener la información de las funciones de las personas en mi organización para saber a quién dirigirme si necesito algo.
Crear un directorio de contactos al que se puede acceder como un APP y con funcionalidad de buscador
Glideapps
Poder conectar Microsoft Excel Online con Glideapps. Que puedan tener el acceso
7
informa
Digitaliza la recopilación de información
El recojo de información manual (encuestas, cuestionarios, informes) en una libreta física o papel es algo que me toma mucho tiempo procesar y analizar luego, me gustaría digitalizarlo en una web o un app
Crear una web-app que permita ingresar información a manera de cuestionario, y luego poder visualizarla.
Appsheet
Google Sheets
Microsoft Excel
Poder conectar Microsoft Excel con Appsheet
8
automatiza
Implementa un flujo de aprobaciones automático
Cuando se solicitan aprobaciones por correo, siempre las tengo que estar pidiendo uno a uno y luego hacer el seguimiento respectivo para que la siguiente persona apruebe
Funcionalidad nativa de zapier para aprobaciones por correo.
App de aprobaciones en Microsoft Teams
Google Sheets
Zapier
Microsoft Automate
Tener disponible el app de “aprobaciones” en Microsoft Teams. Esta utiliza Power Automate.
9
informa
Recopila solicitudes y comparte su estado
Las personas me preguntan constantemente cuál es el estado de su solicitud. Me gustaría que otros puedan ver el estado de su solicitud en línea para que no me pregunten constantemente sobre ello
App de auto-servicio que solo enseña la información personalizada por usuario, sus solicitudes pasadas y actuales. Además, puede crear nuevas solicitudes.
Google Sheets
Glideapps
Microsoft Excel
Poder conectar un archivo de Microsoft Excel Online o One Drive con Glideapps
10
valida
Valida las preferencias de tus colaboradores o usuarios
No sé cuáles son los beneficios laborales que más usarían mis colaboradores. Anteriormente les hemos preguntado, pero vemos que al final del día no los usan tanto como esperábamos
Typeform
Microsoft Forms
11
reporta
Personaliza reportes con data de Google Analytics y Ads
Quiero crear reportes personalizables, fáciles de visualizar y que me funcionen para mostrar la data más relevante e importante. Los gráficos que me muestra la fuente de datos, como Analytics, no son amigables y tampoco puedes compartirlos con personas externas para disponibilizar la información y recibir feedback.
Conectar Google Analytics como una fuente de datos para crear reportes en Google Data Studio o Microsoft Power BI.
Data Studio
Google Analytics
Microsoft Power BI
Accesos a la cuenta de Google Analytics
Power BI Desktop te da la opción.
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