Ressursbank for medvirkningsagenter

Kunnskap om medvirkning

Erfaringer og inspirasjon

Decidim som verktøy for digital medvirkning

Om satsingen

Explore

Kunnskap om medvirkning

Hva gir en god medvirkningsprosess?

Her finner du 7 gode råd for å få til en god medvirkningsprosess.

De gode rådene:

1. Vær bevisst på hvorfor du skal ha medvirkning.

2. Tenk gjennom hvem som bør medvirke.

3. Sørg for at medvirkningen henger sammen med prosessen for øvrig.

4. Fysisk eller digitalt? Nei,fysisk og digitalt!

5. Meningsfull, trygg og attraktiv medvirkning

6. Synliggjøring og bruk av innspillene

7. Klart språk og kommunikasjon

1. Vær bevisst på hvorfor du skal ha medvirkning

⁠

Formålet med medvirkningen bør styre hvem og hvordan du involverer.

Medvirkning gjør det mulig å utvikle kommunen sammen med innbyggerne. Det er med på å skape identitet, tilhørighet og fellesskap. Medvirkning gjør også at beslutninger kan bli bedre. Medvirkning er lokaldemokrati i praksis fordi folk kan være med å påvirke beslutninger i sitt lokalmiljø.

Hva trenger du å finne ut av? Og hvordan skal du innarbeide dette i planen eller prosjektets arbeidsflyt? Hva er det innbyggerne eller målgruppene kan mene noe om, kan du klare å skisse opp handlingsrommet for medvirkning?

Det er umulig å involvere alle i alt, det er derfor desto viktigere å være bevisst på hvorfor, for hvem og hvordan vi planlegger og gjennomfører medvirkning. Ikke minst må vi sikre et etterarbeid som gjør at det blir enkelt å ta innspillene inn i arbeidet eller eventuelt svare ut hvorfor det ikke er mulig å ta det inn.

Du bør være bevisst på kommunens rolle. Er det slik at initiativet skal være styrt fra kommunen, er det noe man skaper sammen, eller er det noen andre enn kommunen som egentlig leder an her? Handler det som samfunnsutvikling, tilbakemeldinger på en tjeneste, eller medvirkning i en plansak?

Før du ber noen om å medvirke, bør du kunne svare på:

Hvorfor skal du ha medvirkning og hva du ønsker å få ut av det?

Hva er det du trenger å vite noe om?

Er det tema i arbeidet det er særlig viktig at innbyggere gir respons på?

2. Tenk gjennom hvem som bør medvirke

⁠

Planlegging av medvirkning bør først fokusere på målgrupper, deretter hvilke metodene vi bør bruke

Først når du vet hvem du ønsker skal delta, kan du beslutte hvordan du skal tilrettelegge for engasjement. Det er viktig å lande riktig metode til riktig situasjon. Valg av metode avhenger av formål, ressurser, prioritering, de man kan og ønsker å involvere. Hvem vet noe, hvem er interessert, hvem kan være motkrefter, hvem har ressurser osv. (Interessentanalyse)

Før du ber noen om å medvirke, bør du kunne svare på:

Hva trenger du svar på fra hvem?

Har du husket å tenke på grupper som behøver særlig tilrettelegging?

Hva skal du gjøre for å sikre at de du mener bør delta, ønsker å delta? (format/metode)

Hva skal du gjøre for å sikre at de du mener bør delta, vet at de kan delta? (kommunikasjon)

Hva skal du gjøre for å sikre at de du mener bør delta, kan delta? (format/metode)

3. Sørg for at medvirkningen henger sammen med prosessen for øvrig

⁠

Dersom du ber om råd, må du og organisasjonen din være klare til å ta innover dere rådene dere får

Derfor er det viktig at du legger til rette for medvirkning på et tidspunkt der innspillene eller innsikten bidrar i prosessen. Medvirkning bør henge sammen med plan- og styringssystemet, og at det bør være tydelig hvordan medvirkningen er koblet til beslutnings- og utviklingsprosessene i en kommune. Vær bevisst på hvilket nivå du arbeider på - innspill på en overordnet plan som kommuneplan er noe helt annet enn innspill for bruk av et lokalt grendehus eller lekeplass - du må tilpasse metode og format deretter.

Før du ber noen om å medvirke, bør du kunne svare på:

Hvordan skal innspillene bli brukt? Til kunnskapsgrunnlag eller beslutningsgrunnlag?

Hvordan henger medvirkningen sammen med avgjørelsene som skal tas?

Kan temainndeling hjelpe innbyggerne å se hva som er viktig for dem og dermed gjøre det enklere å sende inn innspill?

4. Fysisk eller digitalt? Nei, fysisk og digitalt!

⁠

Noen foretrekker å delta digitalt, mens andre foretrekker å delta analogt. Medvirkningsprosesser bør derfor være tilgjengelige både fysisk og digitalt.

Det finnes fordeler og ulemper med å gjennomføre medvirkningsaktiviteter både fysisk og digitalt. Eksempelvis kan du nå et større mangfold av innbyggere dersom et fysisk møte også blir strømmet eller gjort opptak av. Dette kan gjelde både for innbyggere som gjerne vil stille spørsmål, men som ikke er komfortable med å snakke i en forsamling, eller eksempelvis for småbarnsforeldre som ikke har tid til “åpne møter” midt mellom middag og leggetid.

Du kan samtidig være uheldig å hindre respons dersom du bare legger opp til digitale verksted som krever kjennskap til bestemte verktøy. Et fysisk sted å møtes kan være et viktig steg i å gi innbyggere kunnskap og trygghet til å eventuelt ta i bruk en digital plattform som kan gi medvirkning over en lengre periode, eller vise frem innspill sendt inn om samme sak.

Før du ber noen om å medvirke, bør du kunne svare på:

Hvordan skal du få folk til å delta der du ønsker? Har du en kommunikasjonsplan?

Hvordan skal de fysiske og digitale rommene se ut og fungere?

Hvilket oppsett og arbeidsform legger best til rette for at du kan få svar på de spørsmålene du ønsker, og samtidig fungere godt for de som deltar?

5. Meningsfull, trygg og attraktiv medvirkning

⁠

Insentivet eller motivasjon for medvirkning er viktig. Medvirkning bør være lystbetont, attraktivt og nyttig for de som skal delta, og begge parter bør få noe igjen for å delta. Selv om vi ønsker å involvere noen, betyr ikke det at folk ønsker å delta.

Medvirkning er en mulighet, ikke en plikt eller tvang. Å være bevisst på hva som kan gjøre det meningsfylt, trygt og attraktivt å delta i en prosess hjelper oss i å lykkes med rekruttering av medvirkere. Folk har som regel ulike insentiver og motivasjon for å delta i medvirkning. For noen oppleves en sak svært viktig, kanskje fordi det handler om nabolaget de bor i, mens det i andre tilfeller vil være mange som ikke helt forstår hvorfor dette angår dem. Hva som gjør noe attraktivt å delta i vil også variere for ulike grupper, så bevissthet rundt målgrupper er nok en gang viktig.

Videre har vi som jobber i kommunen også et ansvar for å ivareta personvern og sikre opplevd trygghet for de som deltar. Hvordan håndeteres informasjonen med hensyn på personvern, og har vi løsninger som sikrer dette på en god måte?

Før du ber noen om å medvirke, bør du kunne svare på:

Hvorfor er dette relevant for vedkommende? Hvordan kan vi/du formidle hva vi tenker på som særlig viktig for berørte innbyggere og innbyggere generelt?

Hva krever det av tid og innsats fra innbyggerne, og hvordan kan vi hjelpe til å gjøre et kunnskapsgrunnlag for opplyst medvirkning lett tilgjengelig?

Hvordan kan vi tilpasse medvirkning til ulike målgrupper?

Hva vil du at deltakerne skal sitte igjen med etter endt møte eller verksted?

Hvordan kan vi gjøre settingen trygg og inkluderende for de som inviteres inn?

6. Synliggjøring av innspill og bruk av innspillene

⁠

Innbyggerne er en ressurs for oss som prøver å få til god samfunnsutvikling. Vi trenger deres innsikt og kjennskap til stedet, men de må også føle tillit til hvordan innspill håndteres og brukes. By- og samfunnsutvikling er som regel et kompromiss mellom svært mange hensyn, derfor bør vi etterstrebe at de som har medvirket i en prosess opplever at innspillet deres er tatt på alvor.

Det å vise frem innspillene er med å “opplyse saken” som det heter, og kommunen følger opp ansvaret for innspillene ved å vise hvordan disse innspillene er vurdert, og hvordan og hvorfor de er, eller ikke er, fulgt opp. Dette er en måte å ansvarliggjøre kommunen/politikere på, også mellom valg.

I planprosesser blir alle innspill en del av den offentlige dokumentasjonen som følger saken. Medvirkning og innspill blir ofte referert til eller samlet i et eget kapittel i en sak, noe som hjelper og er nødvendig for å gi oversikt og innsikt i totalen av medvirkning. Samtidig har innbyggere anledning til å gå inn å lese alle innspill og dokumenter som følger med i saken, men det kan være ganske overveldende. De fleste plansaker eller planprosesser er komplekse og tunge, noe som gjør at denne åpenheten både er bra og krevende på en gang.

For å gi oversikt over bredden av meninger og behov som kommer inn fra interessegrupper, enkeltpersoner og institusjoner er det viktig å ha planlagt tid å gjøre etterarbeid i etterkant av medvirkingstiltak. Etterarbeid består av å analysere og sette innspillene i en sammenheng, peke på temaer folk er særlig opptatt av, peke mulige konfliktlinjer og eventuelt arbeide frem eller peke på løsninger som kan hjelpe å treffe bedre på folks behov og ønsker. Dette blir i stor grad allerede gjort i de fleste planprosesser, men for å gjøre det mer leservennlig for vanlige innbyggere kan det være klokt å tenke bredere enn en oppsummering av hovedtrekk i innspillene.

For å vise frem hva som kommer inn i medvirkningen kan du vurdere om det er mulig å:

Visualisere spennet i meninger og behov som kommer inn, lage statistikk, oppsummeringer eller ordskyer?

Er det mulig å vise frem ytterpunkter eller hovedtyngden av det innspillene pekte på? Kan dette gjøres etter tema eller kategorier slik at det kan være enkelt å få oversikt i etterkant både for innbyggere og politikere?

Planlegge for håndtering av resultatene, for eksempel er det mulig å dele det opp det ber om innspill på i temaer/ kategorier eller særlig viktige spørsmål?

Du kan lese mer om arbeid med håndtering av innspill og innsikt fra medvirkning her:

Håndtering av innsikt og medvirkningsdata⁠

Før du ber noen om å medvirke, bør du kunne svare på:

Hvordan skal innspillet brukes? Kunnskapsgrunnlag eller beslutningsgrunnlag?

Hvordan vil innspillet bli synliggjort og presentert?

Hvem skal svare på innspillene og hvordan skal folk se hva som skjedde med deres bidrag?

Hvordan du planlegger etterarbeidet med analyse og innarbeidelse av innspill etter gjennomført medvirkningsaktivitet.

7. Klart språk og kommunikasjon

⁠

Klart språk kan være inkluderende, mens fagtungt språk kan føre til at mange ikke får mulighet til å delta i saker som de ønsker å delta i. Derfor kan godt og klart språk styrke demokratiet ved at flere forstår og derfor får mulighet til å delta.

Hvorfor skal vi skrive klart og enkelt? En av tre forstår ikke innholdet i tekster fra stat og kommune. Godt språk er en viktig del av god involvering og medvirkning. I kommunen bruker vi interne formuleringer og faguttrykk, ofte uten at vi er klar over det. Skal vi kommunisere godt med innbyggerne, må vi skrive klart og følge språkutviklingen ellers i samfunnet. Klarspråk handler om å bruke et språk som leserne forstår, ikke å overforenkle eller kutte viktig innhold.

I det du setter i gang en medvirkningsprosess, så er det viktig å være bevisst på hvorfor du skriver og hvem du skriver til.

Finn flere ressurser om klart språk her:

https://www.sprakradet.no/klarsprak/⁠

, eller les om kommuners arbeid med dette her i denne artikkelen:

Klart språk? Klart det!⁠

⁠

Før du ber noen om å medvirke, bør du kunne svare på:

Vil de som leser informasjon fra deg:

finne det de trenger?

forstå det de finner?

bruke det de finner til å gjøre det de skal?

⁠

Gå videre til:

Hva mener vi med digital medvirkning?⁠

⁠

Want to print your doc?
This is not the way.

Try clicking the ⋯ next to your doc name or using a keyboard shortcut (

CtrlP

) instead.