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La transparencia dentro de una organización es la base para que podamos crecer juntos. Nuestra perspectiva, a pesar de ser pequeños todavía, es ir tejiendo unas bases sobre las que poder ser grandes. Este espíritu debe estar instaurado en cada persona que forma parte del equipo. Sistematizar es crecer. A su vez, la flexibilidad nos permite adaptarnos a estos cambios, huyendo de estructuras jerárquicas y burocráticas y fomentando la apertura y la experimentación.
Para poder mantener un ritmo ágil en el desarrollo de productos, nos planteamos constantemente cómo optimizar la eficiencia de los procesos internos y aumentar la calidad del trabajo, apoyándonos en espacios de intercambio en los que convertir el conocimiento individual en colectivo. En resumen, una estructura organizativa antifrágil nos permite hacer más y mejor de manera sostenida.

1. Estructura

La estructura del estudio se basa en tres pilares interconectados: el Área Productiva/Creativa, el Área Operativa y Área Comercial.
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Áreas Estudio Iber (1).jpg
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Área Productiva/Creativa:

Compuesta por equipos de dirección creativa, branding y desarrollo web, es el corazón creativo del estudio. Está compuesta por tres subáreas:
Dirección creativa: integrada por diseñadores encargados de conceptualizar y diseñar estrategias centradas en alinear el proyecto con el negocio del cliente.
Visual/Branding: trabaja en la construcción de marcas sólidas y coherentes, creando y activando la identidad visual de nuestros proyectos y del estudio.
Desarrollo web: compuesto por diseñadores UX/UI y desarrolladores centrados en la experiencia digital de los proyectos que llegan al estudio.

Área Operativa:

Son los equipos responsables de la gestión y organización del estudio, con el objetivo de garantizar su correcto funcionamiento y la satisfacción de los clientes. Está compuesto por diferentes roles:
Project Management: son los responsables de la gestión de proyectos y comunicación con clientes, conectando el Área Productiva y los procesos operativos.
Finanzas y Administración: se ocupan de la gestión financiera y administrativa, desde la facturación y pagos hasta los procesos legales de la empresa.

Área Comercial:

Son los equipos responsables de que lleguen proyectos y nuevos retos al estudio. Nutren de alimento a todo el equipo. Por eso, nuestra forma particular de llevarlo es que el área comercial es transversal a todas las personas de la organización. Así se compone:
Todo el equipo: Debe tener actitud propositiva. A medida que conoce más a los clientes, y ante un cliente potencial, debe estar alerta para proponerle nuevos retos y oportunidades que acaben generando más negocio.
Responsables de negocio: Serán las personas encargadas de realizar el cierre de nuevos proyectos. De medir el alcance y la rentabilidad de un nuevo proyecto y de presentar una oferta comercial.

2. Modelo organizativo

En un equilibrio sano, cada perfil del Área Productiva dedica un 85% de su tiempo a tareas relacionadas con su actividad de trabajo principal, y un 15% a actividades internas, como la Demo semanal, formación o comunidad.
Medimos los tiempos dedicados a cada tarea porque todo lo que no se mide no se puede mejorar.

Tradiciones y reuniones:

Nos apoyamos en un conjunto de reuniones dedicadas a abordar aspectos claves.
Plan semanal: a esta sesión, de 30 minutos todos los lunes. Con ella se busca por un lado organizar y priorizar las tareas y proyectos de la semana, y por otro poner en conjunto áreas de mejora y dudas.
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Mesa de Diseño: la Mesa, con la que cerramos la semana la última hora de los viernes, consiste en diversas actividades con las que se busca alimentar nuestra cultura del estudio. Pueden ser presentaciones de proyectos para clientes, formaciones técnicas, temas de inspiración o tendencias, incluso actividades lúdicas para fomentar la creatividad.

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Reporte Diario: El reporte diario busca tener un termómetro de lo que pasa cada día. Al añadirlo a tu Calendar, cada día a las 17h recibirás un correo con varias preguntas sobre cómo ha ido tu día. Deberás enviarlo contestado a tu responsable antes de que acabe el día. A la mañana siguiente, a primera hora, tendrás en tu bandeja de entrada su respuesta.
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Mensual: realizada mensualmente, en ella se comparte con todo el equipo un estatus de los logros a nivel financiero, de equipo, de proyectos y operativos, así como los desafíos y la visión de la empresa y de sus individuos para el siguiente mes.
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Comida de Navidad: pendiente para 2025

Modelos de proyectos:

Según las necesidades que puedan tener los clientes, en el estudio ofrecemos distintos modelos de proyecto:
Recurrente: trabajamos de forma prolongada en el desarrollo y mejora de la marca del cliente, brindando un servicio continuo en estrategia, creatividad y diseño.
Proyecto puntual: una colaboración específica y puntual para alcanzar objetivos concretos dentro de un marco temporal determinado.
Proyectos Internos: también realizamos proyectos internos para explorar nuevas ideas, desarrollar prototipos y experimentar con nuevas tecnologías.

Facturación:

Nuestra política de facturación está diseñada para ofrecer opciones flexibles a nuestros clientes:
Cerrada: se establece una tarifa global que cubre todos los servicios y entregables requeridos, independientemente de la cantidad de horas o recursos invertidos.
Por horas: se factura en función de las horas dedicadas al proyecto. Permite una mayor adaptabilidad, por lo que se ajusta a proyectos donde los requisitos y el alcance pueden variar.


3. Gestión de Proyectos

La gestión de cada proyecto en el estudio se planifica cuidadosamente en diferentes fases y pasos clave:

1. Cierre de la venta y activación del contrato:

La persona responsable comercial realiza una evaluación del tiempo y equipo necesarios para la ejecución del proyecto y presentan una propuesta económica. Una vez aceptada y el cliente firma y formaliza el contrato para comenzar. Este contr
Modelo de contrato ADECEC
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2. Arranque del proyecto:

Estos son los pasos que seguimos en esta fase:
Definición de equipo: Project Management asigna un equipo para el desarrollo del proyecto y se encarga del seguimiento de la rentabilidad y gestión administrativa.
Puesta a punto: Project Management creará el documento del proyecto en Coda siguiendo de referencia proyectos similares anteriores. Además creará una carpeta en Drive nombrada con la fecha de comienzo YY/MM/DD_NombreCliente con la estructura correspondiente dependiendo de si es servicio recurrente o proyecto puntual (mirar referencias anteriores). Además, colgará el contraro firmado en la carpera 0.Admin.
Pre-Arranque: antes de la reunión con el cliente, el equipo asignado al proyecto se reúnen para obtener contexto del proyecto y alinearse.

Arranque: el equipo se reúne con el cliente para establecer los primeros pasos a seguir, acordar las reuniones de seguimiento y establecer los canales de comunicación.
El objetivo es rellenar el siguiente briefing
Modelo Briefing ADECEC
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Canales de comunicación: el Project Manager abre dos canales en Slack, la plataforma de comunicación que utilizamos: un canal interno, #proj-nombredelproyecto, para los miembros del equipo asignados al proyecto; y un canal compartido, #pro-nombredelproyecto-shared, donde se invita al cliente para mantener una comunicación fluida con él.

3. Delivery y seguimiento del proyecto:

Mientras el equipo de diseño trabaja en el desarrollo del proyecto según las directrices establecidas en el Arranque y en las reuniones de seguimiento con el cliente, el Project Manager sigue el estado del proyecto y revisa su rentabilidad.

4. Cierre del proyecto:

Estos son los pasos que seguimos en esta fase:
Entrega final: el equipo de diseño notifica al cliente sobre el cierre del proyecto y comparte los entregables finales, informando también a Finanzas.
Acta de cierre de proyecto: el Project Manager redacta un Acta con los detalles sobre la duración, los hitos alcanzados y los entregables.

Retroalimentación: el Project Manager pide información al cliente sobre su experiencia mediante una llamada telefónica o un formulario online.

Cierre de contrato y facturación: una vez verificados los datos con los responsables del proyecto, Finanzas envía la factura de cierre al cliente.

4. Comunicación con colaboradores

Cuando requerimos los servicios de colaboradores externos, ponemos mucho cuidado en nuestras comunicaciones con ellos. Estos son algunos puntos sobre cómo la gestionamos:
Canales: buscamos una comunicación igualitaria y unificada, independientemente del tipo de colaborador. Para ello usamos tanto un canal de comunicación interno activo, Slack, que nos permite resolver dudas, coordinar actividades y seguir proyectos en tiempo real y de manera fluida y eficiente, como otros compartidos externos, como Gmail o el propio Slack, donde mantenemos a nuestros colaboradores alineados con el cliente.
Confidencialidad y protección: antes de iniciar cualquier proyecto, requerimos que nuestros colaboradores firmen un Acuerdo de No Divulgación (NDA), que salvaguarda la privacidad de los detalles del proyecto y la propiedad intelectual involucrada.
Contrato de servicios: para establecer desde el principio unas bases compartidas de expectativas y objetivos, redactamos un contrato personalizado donde se definen los roles, responsabilidades, plazos, entregables y presupuesto.

Cuidamos la relación: creemos en el valor de las relaciones sólidas y a largo plazo. Por ello nos esforzamos por entender sus necesidades y metas para cultivar una relación basada en la transparencia y el respeto mutuo.

Búsqueda de calidad constante: fomentamos el intercambio de retroalimentación constructiva y alentamos la comunicación abierta sobre cualquier aspecto que pueda mejorar la experiencia o los resultados.

Resolución de problemas: mantenemos la comunicación siempre abierta ante los desafíos que puedan surgir para buscar soluciones conjuntas.
El éxito de un estudio de diseño depende en gran medida de su capacidad para organizar eficientemente sus recursos y procesos. Nuestro enfoque en la gestión del tiempo, el uso de herramientas de seguimiento y métricas nos permiten optimizar nuestras operaciones y ofrecer resultados a nuestros clientes.

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