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Ersti Party 2021 Präsentation AStA
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Konzept - Ersti Party 2021

für den AStA TU Hamburg
Der AStA der TU Hamburg veranstaltet in jedem Jahr eine Ersti Party mit hohen Gäst*innenzahlen. In der Vergangenheit hat die Party im Docks, Große Freiheit 36 und Festplatz Nord stattgefunden. Pandemiebedingt soll die Ersti Party im Oktober 2021 Open Air stattfinden. Aufgrund des Ausfalls im Jahr 2020 wird mit einem erhöhten Besucher*innenaufkommen gerechnet.

Im Jahr 2021 soll die Ersti Party wieder zurück zu ihren Wurzeln geführt werden und zwar eine Party von und für Studierende dies äußert sich in der Gestaltung der Veranstaltungsfläche, dem Angebot der Getränke und der Auswahl der Musik. Aufgrund der anhaltenden Pandemie haben viele Studierende die Vernetzungsangebote, Barabende und AG Angebote nicht wahrnehmen können. Um die an der TU Hamburg bewährten Veranstaltungsformate für ein Wochenende wieder ins Bewusstsein der Studierenden zu rufen, sollen die Gruppen die Möglichkeit erhalten einen Bereich, eine Bar oder ein Catering Angebot bereitzustellen. In Kooperation mit der Veranstaltungsstätte soll nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften entweder eine personelle oder nur konzeptionelle Beteiligung der Veranstaltungsformate der TU Hamburg stattfinden.

Zum Veranstalter

Die Veranstaltung wird von Joseph Rüffert im Auftrag des AStA der TU Hamburg organisiert. Der Veranstalter ist die Gliedkörperschaft öffentlichen Rechts die Studierendenschaft der TU Hamburg vertreten durch den AStA hierfür stellvertretend Theresia Hachmöller, welche Joseph Rüffert mit der Durchführung beauftragt. Der AStA verpflichtet sich Joseph Rüffert bei der Umsetzung der Veranstaltung Finanziell und Personell zu unterstützen. Auch Hilfe aus den anderen Gremien der TU Hamburg wird als Bedingung der Durchführung der Veranstaltung geknüpft.

Bereiche

Um die Kultur auf dem Campus angemessen zu vertreten soll es fünf Angebote geben, welche von
fünf an der TU Hamburg etablierten Veranstaltungsformaten kuratiert und dekoriert werden. Es werden Veranstaltungstechniker*innen der Veranstaltungsstätte gebucht.

Bars

Es soll insgesamt vier Bars geben, welche im Angebot das gleiche oder eine abgespeckte Variante ihres Regelangebotes bereitstellen. Die Vorgabe über anzubietende Getränke übernehmen die Kooperationspartner*innen. Die Bars sollen entsprechend des Mottos der präsentierten Veranstaltung durch die Kooperationspartner*innen dekoriert werden. Die Ausstattung der Bar übernimmt die Veranstaltungsstätte. Personell können die Bars unterstützend oder voll durch Studierende besetzt werden. Trotz dessen sollte es mindestens eine Ansprechpartner*in von der Veranstaltungsstätte Präsent sein.

Catering

Für das leibliche Wohl soll ebenfalls gesorgt werden. Jeder Stand wird mindestens ein Veganes Angebot bereitstellen. Die Stände soll die Vielfalt der Catering Angebote von studentischen Veranstaltungen aufzeigen.

Corparate Identity und Dekoration

Das Erscheinungsbild der Veranstaltung soll durch eine Beschilderung der Bereiche und Bars im Corporate Design der Ersti Party einheitlich stimmig gestaltet werden. Hierfür werden Vorlagen erarbeitet, welche dann für Getränkekarten, Eintrittskarten, Speisekarten, dekorative Schildern, Name Tags und so weiter verwendet werden können. Ein Eindruck der CI der letzen Party findet sich auf der Seite
.

Die Dekoration der Bereiche wird durch die kuratierenden Gruppen übernommen. Der Aufbau erfolgt je nach Kapazität vom Produktionsteam oder den kuratierenden Gruppen selbst.

Öffentlichkeitsarbeit

Die Veranstaltung wird auf mit diversen Maßnahmen Digital und Analog Großflächig auf dem Campus, Harburg und Hamburg beworben.

Bei der Öffentlichkeitsarbeit wird zwecks Verteilung der Plakate, Flyer, einstellen der Werbung bei Social Media der AStA der TU Hamburg zu Hilfe gezogen.

Publikum

Es werden zwischen 2000 und 3000 Menschen erwartet. Hiervon machen erfahrungsgemäß 70% Erstsemester aus, doch aufgrund des Ausfallens der Ersti Party 2020 wird damit gerechnet, dass 30% der Erstsemester aus dem Wintersemester 2020/21 teilnehmen werden. Aus diesem Grund wird die Gäst*innenzahl höher dimensioniert als in den vergangenen Jahren üblich. Hierfür wird die Veranstaltungszeit und Fläche in Hinblick auf die Coronaschutzverordnung bezüglich maximal zulässiger Gäst*innenanzahl aufgeteilt.

Zeitraum und Raum

Geplant wird mit zwei Veranstaltungstagen von 14 bis 22 Uhr an einem Freitag und Samstag nach dem 15.10.2021 im Oktober 2021. Favorisierter Termin ist der 22. & 23. Oktober 2021. Die Veranstaltung wird in mehrere Bereiche geteilt. Ein wechseln zwischen den Bereichen wird durch mehrere Schleusen mit Kontaktnachverfolgung, wenn die Schutzverordnung dies zulässt, möglich sein. Pro Veranstaltungsfläche sind nach derzeitiger Vorgabe 500 Menschen unter freiem Himmel zugelassen. Die Drei Bereiche werden jeweils von einer Bar und einer Bühne bespielt. Unter dieser Voraussetzung ist es möglich pro Tag in der Spitze 1.500 Personen zu empfangen.

Sicherheit und Hygiene

Es wird ein Veranstaltungssicherheitsteam am Eingang geben, welches auf die Fähigkeit an der Veranstaltung teilzunehmen auf Glasflaschen und verbotene Gegenstände Kontrolliert. Die Kontrolle erfolgt aufgrund der Pandemie minimalinvasiv. Ein abtasten von Gäst*innen ohne triftigen Grund wird nicht vorgenommen. Auf dem Gelände wird die Security ihre Präsenz zeigen. Auch am Ausgang wird die Security präsent sein.

Für die Coronakonforme Durchführung wird das Coronaschutzkonzept der Veranstaltungsstätte herangezogen.

Awareness

Um übergriffige Situationen vorzubeugen bzw. zu behandeln wird ein Awarenessteam eingesetzt. Durch Aushänge und einen Stand wird das Angebot bekannt gemacht. Es wird außerdem ein Raum für Awareness zur Verfügung gestellt.

Finanzierung

Die Veranstaltung wird teilweise über Eintrittsgelder und durch Eigenmittel gedeckt. Ein Ticket für einen Tag soll 6€ kosten. Somit belaufen sich die Gesamteinnahmen aus Eintrittserlösen auf Maximal 18.000 Euro. Das Gesamtbudget soll 20.000€ nicht überschreiten. Die Getränke einnahmen verbleiben bei der Veranstaltungsstätte. Der verbleib der Cateringeinnahmen ist noch nicht geklärt.

Wo

Es wird eine Location gesucht, welche sich in drei Bereiche teilen lässt und eine Kapazität von 1500 Personen aufweist.

Ausfall der Veranstaltung

Sollte die Veranstaltung aus Gründen von höherer Gewalt, Corona oder anderen Gründen ausfallen wird die Veranstaltung zu einem anderen Zeitpunkt durchgeführt. Die bereits entstandenen oder nicht erstattbaren Kosten sind in diesem Fall trotzdem vom AStA zu tragen.
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