MANAF cuenta con un sistema de información que maneja, adicional al módulo COI de Contabilidad General, los módulos de SAE (facturacion, compras e inventarios), PROD (programación de producción), Bancos (movimientos de dinero) y NOI (Nomina).
La información que compromete a MANAF con terceros y con la autoridad de impuestos SAT durante las transacciones de venta, compra, maquila y nómina se genera a partir de los módulos de SAE, PROD, Bancos y NOI.
Por lo anterior, es importante que el módulo COI de contabilidad, que busca reflejar de manera confiable y exacta las transacciones de la compañía, se alimente de la información de los demás módulos tal y como ha sido ingresada.
Sin embargo, actualmente existen tres situaciones que no permiten asegurar este principio fundamental.
#1: La información generada a través de los módulos de SAE, Bancos, PROD y NOI actualmente no es alimentada de manera automática en la Contabilidad en COI. Esto no solo hace que la información sea vulnerable (pues es alimentada de manera manual), sino que representa una duplicidad en funciones.
#2: Actualmente no todas las transacciones de compra son ingresadas a través de SAE, y por lo tanto algunos movimientos en el módulo de Bancos se están realizando sin una factura previamente registrada.
Es importante tener en cuenta en este punto que no está quedando cargado en el sistema el soporte de CFDI recibido por las compras realizadas, ni tampoco se está realizando un seguimiento a los Complementos de Pago que debe emitir tanto el proveedor una vez cancelamos las facturas de compra como MANAF cuando recibimos un pago.
#3: La información de inventarios registrada a partir de los movimientos de compra, producción y ventas en los módulos de SAE y PROD, actualmente no se está utilizando para efectos contables y de control financiero. Esto quiere decir que la cuenta de inventarios en la Contabilidad actualmente no se utiliza, pues las compras se llevan directamente al gasto sin tener presente su ritmo de consumo o existencias.
2. Definición de Problema/Objetivos
Integridad: cómo asegurar que todas las transacciones ocurridas sean registradas en los módulos satélites, de forma que la fuente de información que alimenta la Contabilidad y entre los mismos módulos sea completa.
Toda factura emitida hacia un tercero debe tener un CFDI generado en SAE y registrado como vigente en SAT.
Todo pago registrado hacia un tercero debe tener una factura vigente con su CFDI previamente registrada tanto en el módulo SAE como en SAT.
Todo movimiento de inventarios entre bodegas debe ser reflejado en el módulo de SAE.
Todo pago realizado hacia un empleado o asociado por concepto de nómina debe tener un timbre y por lo tanto estar registrado en SAT por el mismo valor y conceptos.
Consistencia: cómo asegurar que todas las transacciones registradas en los módulos satélites alimenten el módulo de Contabilidad.
Los estados de cuenta de clientes y proveedores emitidos por SAE deben ser iguales a los saldos reflejados en las Cuentas x Cobrar y Cuentas x Pagar por tercero en COI.
El saldo de inventario reflejado en SAE al cierre de cada periodo debe ser igual al conteo físico y al saldo reflejado en la cuenta de inventarios de la Contabilidad.
Los estados de cuenta emitidos por los Bancos sobre las cuentas de MANAF deben presentar los mismos movimientos y saldos reflejados en el módulo de Bancos y COI.
Los movimientos de pagos de nómina registrado en NOI deben ser iguales a los gastos y pasivos registrados en la Contabilidad.
Oportunidad: cómo asegurar que todas las transacciones son registradas en el momento en que suceden y no cuando se recibe un documento soporte.
El ingreso o costo debe registrarse en la Contabilidad en el momento en que sucede (principio de causación) y no cuando se paga (principio de caja).
Todo ingreso o costo debe tener un documento que soporte su realización.
Todo ingreso y costo deber ser registrado en la Contabilidad reflejando el mejor concepto y clasificación posible según el sistema de información definido (cuentas y centros de costos) de forma que permita tomar decisiones acertadas.
3. Actividades
Políticas: definir e incorporar los criterios y procesos sobre la forma como vamos a operar en el dia a dia para asegurar los objetivos y principios acordados.
Order-2-Cash: desde que MANAF recibe un pedido/orden/contrato de un Cliente (posterior a una cotización) hasta que recibe el recaudo de la venta (pedido, entrega, factura, cartera, recaudo)
Procurement-2-Pay: desde que MANAF coloca un pedido o requisición a un proveedor hasta que paga esta compra o servicio (requisición, orden de compra, recibo, factura, pago)
Store-2-Sell: desde que MANAF recibe un inventario de insumo o materia prima hasta que la transforma en producto final entregable al cliente.
Interfases: definir e incorporar las reglas, estructuras y archivos para el flujo de la información entre los módulos satélites y el módulo de Contabilidad General.
Controles: definir e incorporar los mecanismos de validación para comprobar que se esten cumplinedo los objetivos y principios aordados.
4. Equipo
Finanzas: Linda Camacho, Veronica Hernandez, Karla Macias
Compras: Liliana Tovar, Ariadna Lima
Operaciones: Osciel Cano, Yuliana Ortiz
Liderazgo: Contador
Terceros: Rafael Jaimes
Sponsors/Gobierno: Uriel Hernandez, Carlos Guarín
5. Metodología
Semanal, los viernes 1 p.m.
Agenda contiene los puntos acordado según fecha de revisión
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