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Responsable primario: Analista asignado a la cuenta.Responsable secundario: Proveedor creativo (interno o externo).Supervisión: PM / Líder de equipo en caso de incidentes o escalaciones.
Estandariza la forma de pedir creatividades, evitando pedidos informales, incompletos o ambiguos.Aumenta la velocidad de producción al entregar al proveedor toda la información necesaria desde el inicio.Reduce errores y retrabajo, gracias a una estructura clara por columnas y responsabilidades definidas.Facilita la coordinación entre analistas y proveedores, incluso cuando hay múltiples pedidos simultáneos.Garantiza trazabilidad, ya que el estado de cada pieza se controla en un solo documento y con criterios comunes.
Pedidos confusos o incompletos que generan múltiples iteraciones y pérdida de tiempo.Proveedores trabajando con información incorrecta (formato, medidas, copy, referencias).Retrabajo que impacta en tiempos de entrega y rendimiento operativo.Riesgos de entregar piezas incorrectas al cliente.Falta de trazabilidad, imposibilidad de saber qué está pendiente, qué se entregó o qué requiere revisión.Desorganización al manejar múltiples proveedores o múltiples piezas dentro de una misma campaña.
El analista identifica la necesidad de una pieza creativa para una campaña, contenido, carrusel, video, POP u otro formato definido.Existe claridad suficiente sobre:formato,medidas,copy o inspiración,referencias,recursos necesarios.El proveedor correspondiente está disponible para producción según planificación semanal.
Formato donde se aplicará la pieza (Reels, Stories, Feed, Display, Carrusel, etc.).Copy final o inspiración, correctamente etiquetado.Referencias visuales o categóricas obligatorias.Recursos adicionales si son necesarios (logos, fotos, manual de marca, toolkit de eventos, etc.).Conocimiento de la prioridad relativa dentro del pedido.Claridad sobre el formato/duración requerido y su flexibilidad.
PrioridadUbicaciónTexto para el diseño (copy o inspiración)Medidas Refe tipo de placaFormato / duraciónObservaciones (si aplica)Enlace de recursos (opcional según necesidad)
Si falta información o hay ambigüedades → consulta al analista.Si todo está claro → inicia producción.
las medidas,el formato,el copy o inspiración,la referencia visual.
calidad creativa,cumplimiento del pedido,coherencia visual entre piezas relacionadas (ej.: carruseles),errores técnicos (márgenes, legibilidad, formatos, etc.).
El analista deja comentarios claros.El proveedor corrige.El estado se mantiene en “En revisión”.
El proveedor ha entregado la pieza.El analista ha revisado y validado que:cumple especificaciones técnicas,cumple copy o inspiración,respeta la referencia,está lista para usarse o enviarse al cliente.Se marca Estado: Entregado.
el analista apruebe previamente,cumplan con los requerimientos del placement.
SOP – Gestión de solicitudes creativas con proveedores
Responsable
Por qué existe
Este SOP establece un proceso único, ordenado y estandarizado para solicitar piezas gráficas y de video a proveedores creativos mediante la planilla Caissa de solicitudes. Busca asegurar claridad, reducir retrabajo y mantener consistencia en el delivery creativo, independientemente del analista o proveedor involucrado.
Valor que agrega el proceso
Consecuencias de no seguir este proceso
2. Disparador (solo se inicia si se cumple todo)
El proceso comienza cuando:
Si alguno de estos puntos no está claro, el proceso no debe iniciarse.
3. Datos necesarios antes de iniciar
El analista debe tener:
4. Diagrama de flujo (graph TD)
5. Descripción paso a paso
Paso 1 – Identificación del pedido
El analista detecta la necesidad de una pieza y confirma que tiene todos los datos necesarios para formular el pedido.
Paso 2 – Completar la fila de la planilla
El analista completa todas las columnas obligatorias:
Paso 3 – Asignar estado inicial
El analista marca Estado: Pendiente.
Paso 4 – Proveedor recibe y revisa el pedido
El proveedor visualiza la planilla antes de comenzar producción.
Paso 5 – Validación del pedido por parte del proveedor
Paso 6 – Producción de la pieza
El proveedor produce la pieza respetando:
Si propone cambios (flexibilidad regulada):
→ debe consultar previamente al analista.
Paso 7 – Entrega y cambio de estado
El proveedor entrega archivos y marca Estado: En revisión.
Paso 8 – Revisión interna del analista
El analista verifica:
Paso 9 – Correcciones si aplica
Si hay ajustes:
Paso 10 – Finalización
Cuando la pieza cumple todos los criterios, el analista marca Estado: Entregado.
9. Finalización y criterio de salida
El proceso se considera finalizado cuando:
Criterio de salida: No quedan correcciones pendientes y la pieza está aprobada internamente.
6. Casos especiales y excepciones
1. Falta de recursos del cliente
Si el cliente no provee materiales necesarios, el pedido se pausa hasta recibirlos.
El analista no debe avanzar sin assets críticos.
2. Pedidos urgentes sin completar información
No se solicita producción urgente sin completar columnas obligatorias.
El analista debe completar 100% de la fila, incluso en urgencias.
3. Proveedores múltiples
Cada proveedor trabaja en pestañas separadas o con filtros claros para evitar mezclar pedidos.
4. Carruseles y piezas relacionadas
El analista debe asegurar que las piezas estén correctamente etiquetadas para mantener coherencia visual.
5. Propuestas creativas alternativas del proveedor
Permitidas solo bajo consulta previa y aprobación explícita del analista.
6. Animaciones tipo GIF en reemplazo de video corto
Permitidas para optimizar tiempos, siempre que:
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