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El ARO realiza máximo 2 auditorías por semanaEl ARO elige qué cuentas auditar, priorizando según criterio de riesgo (ver sección 1)Toda auditoría genera tareas en Ibex si se detectan hallazgosEl informe semanal se envía todos los viernes antes de las 17:00Una cuenta auditada con hallazgos abiertos tiene prioridad en la semana siguiente
La estructura de campañas está documentada y es coherente con el estado actual de la cuentaEl tracking de conversiones está configurado, verificado y sin errores activosExiste un documento de entendimiento del negocio del cliente actualizadoLas brechas de ASCU detectadas previamente tienen plan de cierre activoLa inversión de Ibex está correctamente trackeada.Los datos cargados son consistentes con las plataformas (Google Ads / Meta Ads)No hay alertas de desvío de inversión sin justificación documentadaEl último reporte quincenal está completo y cargado en fechaEl Follow Up está completo a la fecha de forma correcta y consistenteEl reporte refleja las decisiones tomadas en el períodoLas métricas del reporte son consistentes con los datos de las plataformasExiste evidencia de aplicación activa de al menos una capa del framework (PPC / CRO / OPV)Las decisiones de la cuenta están contextualizadas y documentadasNo hay cambios irreversibles no validados en los últimos 30 díasNo hay tareas sin estado claro en Ibex al momento de la auditoríaNo hay comunicaciones con el cliente sin respuesta o sin postergación justificada
Título: [AUDITORÍA] + descripción breve del hallazgoAsignado a: Analista responsable de la cuentaFecha límite: según criterio de severidadDescripción: hallazgo completo + acción requeridaTodas las tareas deben ser cargadas como “Need To Confirm”
Si está cerrada por el analista → el ARO verifica que la corrección es real y cierra la tarea.Si está vencida y sin cerrar, sin comentarios o interacción real → el ARO escala al PM ese mismo día con el detalle del hallazgo y el incumplimientoSi está en progreso y dentro de plazo → se mantiene abierta y se incluye en el informe como pendiente
SOP — Auditoría Semanal ARO
Versión: 1.0 | Owner: Analista de Referencia Operativa | Supervisor: Performance Manager
Frecuencia: Semanal | Entregable de cierre: Informe semanal cada viernes
Propósito
Garantizar que las cuentas de la célula operan con orden, fundaciones sólidas y cumplimiento de procesos, mediante auditorías sistemáticas, seguimiento de correcciones y reporte estructurado al PM y al COO.
Reglas del proceso
Flujo del proceso
Lunes → Selección de cuentas a auditar
Lunes–Jueves → Ejecución de auditorías + carga de tareas en Ibex
Jueves → Control de correcciones de auditorías anteriores
Viernes → Redacción y envío del informe semanal
Sección 1 — Selección de cuentas a auditar (Lunes)
El ARO selecciona las 2 cuentas a auditar esa semana aplicando el siguiente criterio de prioridad:
Prioridad
Criterio
1
Cuentas con hallazgos abiertos de la semana anterior sin corrección confirmada
2
Cuentas que no fueron auditadas en las últimas 3 semanas
3
Cuentas con analista Junior o Mid asignado
4
Cuentas con cambios recientes de estructura o estrategia
5
Rotación libre entre cuentas restantes
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Registro: El ARO documenta en CODA las cuentas seleccionadas y el criterio de selección aplicado antes de iniciar la auditoría.
Sección 2 — Ejecución de la auditoría (Lunes a Jueves)
2.1 Checklist de auditoría por cuenta
Para cada cuenta auditada, el ARO completa el siguiente checklist en CODA:
Bloque A — ASCU (Fundaciones)
Bloque B — Tracking de inversión en Ibex
Bloque C — Reporte quincenal en CODA
Bloque D — Aplicación del framework PCO®
Bloque E — Deuda operativa
2.2 Registro de hallazgos
Por cada hallazgo, el ARO crea una tarea en Ibex con:
Criterio de severidad:
Severidad
Criterio
High
Riesgo directo para el negocio del cliente o para la continuidad operativa (ej: tracking roto, inversión descontrolada, cambio irreversible no validado)
Low
Incumplimiento de proceso sin impacto inmediato pero con riesgo de acumulación (ej: reporte quincenal atrasado, deuda operativa activa)
Sin priorizar
Desvío menor o puntual sin riesgo operativo (ej: documentación incompleta en un campo no crítico)
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Sección 3 — Control de correcciones (Jueves)
Cada jueves, antes de redactar el informe, el ARO revisa el estado de todas las tareas abiertas en Ibex generadas por auditorías anteriores:
Para cada tarea:
Regla: El ARO no cierra tareas sin verificar la corrección. Una tarea marcada como cerrada por el analista pero sin evidencia verificable vuelve a estado “Abierto” y se registra como reincidencia.
Sección 4 — Informe semanal (Viernes)
4.1 Destinatarios y criterio de envío
Destinatario
Siempre
Solo si aplica
Performance Manager
✅ Siempre
—
COO
—
✅ Si se detectan problemas de formación de talento (ver 4.3)
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4.2 Estructura del informe al PM
INFORME DE AUDITORÍA SEMANAL — [Fecha]
ARO: [Nombre]
─────────────────────────────────────
RESUMEN EJECUTIVO
─────────────────────────────────────
Cuentas auditadas esta semana: [N]
Hallazgos nuevos: [N] (Alta: X | Media: X | Baja: X)
Tareas abiertas en Ibex: [N]
Correcciones cerradas esta semana: [N]
Reincidencias detectadas: [N]
─────────────────────────────────────
AUDITORÍAS DE LA SEMANA
─────────────────────────────────────
CUENTA: [Nombre cliente]
Analista: [Nombre]
Hallazgos:
• [Bloque] [Severidad] — [Descripción del hallazgo]
• [Bloque] [Severidad] — [Descripción del hallazgo]
Estado general de la cuenta: Ordenada / Con desvíos / En riesgo
CUENTA: [Nombre cliente]
[ídem]
─────────────────────────────────────
SEGUIMIENTO DE CORRECCIONES ANTERIORES
─────────────────────────────────────
• [Cliente] — [Hallazgo] → [Cerrado / Pendiente / Vencido / Reincidencia]
─────────────────────────────────────
RESUMEN POR ANALISTA
─────────────────────────────────────
[Nombre analista]
Hallazgos nuevos: X | Correcciones cerradas: X | Tareas vencidas: X
Patrón detectado (si aplica): [Descripción]
─────────────────────────────────────
SEÑALES DE ATENCIÓN
─────────────────────────────────────
[Listado de situaciones que requieren atención del PM:
reincidencias, tareas vencidas, patrones de incumplimiento]
4.3 Criterio de escalación al COO
El ARO envía copia del informe al COO cuando detecta alguna de las siguientes condiciones:
Condición
Descripción
Reincidencia sistemática
Un analista repite el mismo hallazgo en 2 auditorías consecutivas o 3 en el último mes
Patrón de incumplimiento
Un analista tiene hallazgos de severidad Alta en más del 50% de sus cuentas auditadas
Falta de ownership
Tareas vencidas sin justificación en 2 semanas consecutivas para el mismo analista
Desvío de criterio no operativo
El incumplimiento detectado no es de proceso sino de actitud, comprensión o criterio profesional
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Cuando se escala al COO, el informe incluye una sección adicional al final:
─────────────────────────────────────
ESCALACIÓN AL COO — PROBLEMA DE TALENTO DETECTADO
─────────────────────────────────────
Analista: [Nombre]
Condición detectada: [Reincidencia sistemática / Patrón / Falta de ownership / Desvío de criterio]
Evidencia: [Descripción concreta de los hechos, fechas y cuentas involucradas]
Acción tomada por el ARO: [Qué hizo el ARO antes de escalar]
Recomendación: [Opinión del ARO sobre el siguiente paso]
Sección 5 — Registro y trazabilidad
Todo el proceso debe quedar reflejado con la siguiente estructura mínima:
Documento
Contenido
Frecuencia
Log de auditorías - Ibex
Cuenta, fecha, checklist completo, hallazgos
Por auditoría
Tracker de hallazgos - Reporte Excel o CODA
Todos los hallazgos con estado actualizado
Continuo
Informe semanal
Informe completo enviado al PM (y COO si aplica)
Semanal
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El ARO es responsable de mantener estos registros al día. El PM audita su completitud en el Check PCO® quincenal.
Métricas del proceso
Métrica
Target
Auditorías realizadas por semana
2
Cobertura de cuentas por mes
≥ 15% de las cuentas de la célula
Tareas generadas con hallazgo documentado
100%
Correcciones verificadas antes de cierre
100%
Informe enviado en fecha (viernes ≤ 17:00)
100%
Reincidencias detectadas y escaladas
100%
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Este proceso es propiedad operativa del ARO. El PM lo audita. El COO lo diseña y evoluciona.
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