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Xpertive

Cahier des charges pour la réalisation du projet
Jérémy Brunet

💡 Nature du projet

Le projet consiste à créer des cartes Trello à chaque devis accepté pour conduire la bonne réalisation du chantier.

🛤 Solution apportée par le projet

L’objectif est de pouvoir planifier et organiser chaque chantier en listant dans Trello tous les tâches à prévoir pour les réaliser dans le respect des délais. Trello permet aussi de partager l’information pour collaborer dans cet objectif commun à toute l’entreprise.

❓ Problèmes adressés

Certains problèmes émergent naturellement au moment de poser les bases de réalisation du projet :
Vision partielle sur le stock en atelier pouvant gêner la production et le respect des deadlines
Planification & répartition des tâches pour livrer un chantier sans retard
Communication centralisée pour permettre la meilleure collaboration possible dans l’équipe

📐 Pré-requis au développement

Pour développer projet, il faudra pouvoir :
Identifier chaque produit et son fournisseur dans Incwo pour savoir si :
Il doit être commandé en LDD
Il doit être produit et/ou transformé dans l’atelier
Dater les réalisations des devis accepté
Le commercial référent doit poser une date de réalisation du chantier
Date de début de la carte Trello → Date d’acceptation du devis
Date de fin de la carte Trello → Date de la complétion du chantier
Établir des règles temporelles pour manager la bonne réalisation du chantier
Préciser pour chaque produit LDD une date limite de commande pour être livré à temps
Préciser pour chaque produit Atelier un temps de réalisation
Préciser pour le transport un temps d’organisation et de livraison
Quantifier les produits vendus
Vérifier si le stock est suffisant
Pouvoir créer des to-dos spécifiques sur la tâche à réaliser en atelier
Associer chaque membre de l’équipe à une ou plusieurs responsabilités
Pouvoir assigner chaque to-do à une personne compétente pour la réaliser
Pouvoir notifier les bonnes personnes au sujet d’une to-do ou d’une liste de to-dos
Récapitulatif
À mettre en place par Xpertive
Permettra à Automate Me de...
1
Créer le fournisseur Xpertive dans Incwo et l’associer aux produits correspondants
Rechercher les fournisseurs de chaque produit vendu pour automatiser le listing des commandes LDD et celui des réalisations à faire en atelier
2
Le commercial référent du devis accepté doit renseigner à quelle date le chantier doit être livré
Assigner la carte Trello au commercial référent et y mettre la date de début ( = date d’acceptation du devis) et la date de fin ( = date de livraison du chantier) pour le chronogramme
3
Renseigner les délais de livraison pour chaque produit à commander
Mettre des deadlines à chaque to-do pour commander dans les temps chaque produit vendu
4
Lister les reponsables des différents pôles pour assigner leurs tâches dans Trello - ✅ Pré-requis réalisé
Assigner des responsables à chaque to-do créée dans Trello
5
Détailler les quantités de chaque produit vendu dans le devis
Créer des to-dos précises pour l’atelier & les commandes fournisseurs
There are no rows in this table
⁠

🗺 Périmètre technique

⁠
Process Xpertive - Frame 1 (2).jpg
⁠
⁠
Légende
Fond bleu : Opéré par Automate Me
Fond jaune : Action manuelle opérée par Xpertive
Fond vert : Déclencheur et finalité du process
Fond rouge, violet, gris et turquoise : couleurs attribuées aux différentes to-do lists créées dans chaque carte Trello

💰 Temps & Budget

6 semaines de développement pour un budget de :
640€ HT / mois incluant le bloc Saisie Heures + les licences nécessaires
500€ HT / mois sans le bloc Saisie Heures
Bloc Licences : 140€
Bloc Trello
Trello : 100€ pour huit licences utilisateurs Xpertive Premium + 2 admins Automate Me Premium (Jérémy & Christophe)
Bloc Saisie Heures
Airtable : 40€ pour une licence pro
Sign Request : 9€ à la charge du client
Bloc Incwo : 200€
Recherche des produits et lots de produits
Recherche des fournisseurs & leurs infos
Recherche des clients & leurs infos
Recherche des affaires & mises à jour de leur statut
Automatisations instantanées avec les triggers webhooks
Bloc Trello : 200€
Paramètrage des vues Table et Chronogramme
Création des cartes pour chaque devis gagné avec date de début & de fin
Création des to-dos lists par pôle d’activité et des to-dos à réaliser
Power-Ups Trello :
assignation des cartes & to-dos,
mise à jour des étiquettes,
rappel des deadlines,
archivage
Automatisations instantanées avec les triggers Trello
Bloc Saisie Heures : 100€
Portail de saisie et mises à jour des heures des salariés
Validation des heures (signature électronique incluse si Xpertive prend un plan Sign Request)
Validation des absences & congés payés



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