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Airtable

Toute la documentation relative à l'utilisation d'Airtable.

Jérémy Brunet

Utilisé pour le suivi des temps et des missions. C’est là qu’atterrissent les temps saisies via Trello ou l’agenda.

Plusieurs “Table” existent

Prestations Trello

permet des suivre les temps saisies via Trello sur les missions.

Il est déconseillé de modifier directement les temps saisies sur cette table en raison des automatisations sur la saisie des temps Trello existant.

Si vous avez fait une erreur de saisie, repasser par la carte Trello correspondante à la mission pour modifier les temps saisies sur la mission.

Plusieurs vues filtrées existent par Consultant référent.

Action manuelle à réaliser pour le suivi de la VP Produite et Tarif J/J Moyen/Missions

Colonne “Attribution VP Mission Manuel”

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Cliquer sur le + dans la case de la ligne concernée et faire d’abord une recherche pour vérifier si l’attribution de mission avait déjà été créée

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Si oui, sélectionner l’attibution.

Si non, Cliquer sur “Add new record”

Et dans la fenêtre qui s’ouvrent cliquer sur +Add record et rechercher la mission concernée et refermer.

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Saisies Manuelle

Les temps saisis dans cette vue sont issue de la création d’événement via les Google Agenda des collaborateurs portant un ## en début d’évènement selon les ## utilisables :

##gestion ##admin ##certification ##admin ##interpoles ##formation ##automate ##pedago ##communication ##commercial

L’attribution de la Mission concernée se fera automatiquement si le ## est correctement saisi.

Exemple : ##pédago ne sera pas rapproché puisqu’il fallait saisir ##pedago, une correction manuelle devra être réalisé.

Eviter d’utiliser ses ## sur les événements récurrents et sur les réunions à plusieurs collaborteurs, cela provoquera des automatisations trop nombreuses ou des doublons.

Il faudra peut-être modifier ou supprimer des doublons de saisies pour ajuster les temps réels saisie.

Il existe une vue par collaborateurs pour faciliter la vérification, les filtres de la vue peuvent être modifier si nécessaire.

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Candidats Mission Tous

Table qui va permettre de vérifier l’attribution du consultant référent à chacune des missions si l’automatisation n’a pas pu le réaliser.

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S’il y existe des doublons suite à des tentatives multiples de deal, il sera nécessaire d’attendre la première saisie des temps pour supprimer les doublons existants.

Mettre à jour régulièrement l’Etat de Mission pour suivre le nombre d’accompagnement réellement en cours de chacun des consultants.

Ressources Humaines

Une vue par mois de l’année est proposée. Cela vous permet de suivre en temps réel les temps passés par Catégories de temps.

Les temps “Prestations Trello” ou “Saisies Trello” proviennent de missions dit “Prod”.

Les temps “Saisie Mensuelle” sont issue de l’agenda Google.

Lors du passage à l’année comptable 2023 - 2024, il convient de solliciter Jérémy Brunet pour la création/Mise à jour des vues.

Ressources Matérielles

? Je ne sais plus ce que je peux faire avec ;)

Réservations Salles

Permet de suivre les réservations réalisées sur les salles des bureaux Altitude.

L’évènement saisie dans l’agenda Google devra porter le nom de la personne qui réserve.

Une vue pourra être créée pour suivre les réservations par personne.

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Au fur et à mesure des saisies, il convient de reporter manuellement la durée restant Après la réservation dans la case suivante de la colonne Durée Forfait Avant.

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Suivi VP Produit et Tarif H/J Moyen/Missions

Ce tableau nous permet de suivre si nos tarifs sur mission sont correctement fixé au regard du temps passé grâce au field “Attribution VP Mission” complété dans table Saisie Trello.

Pour modifier la période à analyser, il convient de modifier le field “Total heures/formateurs période à modifier”

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Attention, sur des missions encore en cours, la VP Produite pourra être différente selon le nombre d’heures réelles saisies.

Prestations Trello

Saisies Manuelle

Candidats Mission Tous

Ressources Humaines

Ressources Matérielles

Réservations Salles

Suivi VP Produit et Tarif H/J Moyen/Missions

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