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Manuel de l'utilisateur - Diffuseur
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Manuel de l'utilisateur - Airscenes

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Programmation

innovation
L’interface de programmation est la porte d’entrée dans l’outils afin d’ajouter des événements au calendrier et peut déclencher des tâches ou des automations.

Les principales manipulation

Rechercher une représentation existante

Ajouter une nouvelle représentation

Cliquez sur le bouton “+” près de la barre de recherche à la droite du titre Ajouter une représentation.
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Une fenêtre intitulé Nouvelle représentation s’ouvrira. Indiquez les informations obligatoires et cliquez sur le bouton Créer
Le (Option par défaut)
Le (salle)
Le créateur de la représentation

Champs de données accessible dans l’interface

Search
Artiste / Compagnie / Distributeur
Ce champs est utilisé pour identifier l’artiste indépendamment du spectacle, on peut ainsi avoir l’historique de tous les spectacles d’un humoriste par exemple. On peut aussi traiter adéquatement les spectacles de théâtre ou de danse, en identifiant leur compagnie de production indépendamment du spectacle. De même pour les films.
Artiste en première partie
Billets de faveurs
Bien que le nombre de billets de faveurs soit enregistré dans la table des Tarifs, les champs Billets de faveurs producteur et Billets de faveurs diffuseur permettent de calculer le nombre de Billets en vente et s’affichent sur certains documents comme les Offres d’achat et les Contrats.
Cachet de la première partie
Le cachet à payer pour la première partie ou le plateau double
Calendrier de mise en vente
Un calendrier basé sur les dates de mise en vente plutôt que les dates des événements.
Capacité totale
Calcul le nombre de place disponible en fonction de la configuration de salle ainsi que des places bloquées.
Commentaires internes
Situé en bas de la plupart des pages d’interface, les commentaires internes vous permettent de taguer vos collègues afin de les notifier. Pour ce faire, il faut créer un utilisateur en LECTURE SEULE, pour chaque utilisateur. Les utilisateurs vont recevoir une notification dans leur boite courriel lorsqu’ils seront tagués. Pour modifier la base, il faut que l’utilisteur soit connecté avec le compte qui détient un accès ÉDITEUR que vous lui avez fourni. Au final chaque personne aura un compte individuel en lecture seule, mais n’y sera jamais "connecté".
Configuration de salle
Permet d’obtenir la Capacité totale lors des calculs de Revenus potentiels et du Taux de remplissage. Vous devez fournir les différentes configurations possibles ainsi que les capacité associée pour chaque salle via le formulaire de nouvelles salles. Il est toujours possible de modifier les configuration et capacité en cliquant sur le nom du Lieu de diffusion à partir d'une page d’interface.
Créateur de l’événement
Sert à identifier qui a créé l’événement. Peut-être utilisé pour créer une vue de travail propre à chaque programmateur, ou encore s’avoir à qui s’adresser en cas de questionnement.
Date de fin
Ce champs est nécessaire lorsque l’événement se déroule sur plusieurs jours. Contrairement aux événements sur une seule journée, les événements qui se tiennent sur plusieurs jours doivent avoir une date de fin pour s’afficher correctement sur les calendriers.
Date de la représentation
L’heure désigne le début de la représentation. Les heures d’arrivée des artistes et techniciens sont enregistré dans d’autres champs.
Frais de billetterie
Les frais peuvent être automatisés en fonction de la salle ou de la série, le cas échéant. Vous pouvez fournir cette information dans le formulaire d’ajout de nouvelles salles. Les frais de billetterie sont traités séparément du prix du billets et devraient inclure les taxes.
Heures d’ouverture des portes
Se calcule automatiquement en fonction de la salle ou de la série de programmation par exemple. Cette information doit être fournie dans le formulaire de création de nouvelles salles. Il demeure modifiable au besoins.
Lieu de diffusion
Aussi appelé salle, un lieu de diffusion ne peut pas être utilisé simultanément pour deux représentations. À ne pas confondre avec une configuration de salle. Il s’agit d’un champs lié à la table Salle, les enregistrements de cette table contiennent des informations qui seront commune à chaque lieu de diffusion. Capacité (une pour chaque configuration possible). Ce doit être le nombre de places disponible avant les billets de faveurs et les blocages. À ne pas confondre avec le nombre de billets en vente qui est un champs distinct. Adresse physique Information de débarcadère - Cette information sera pertinente pour les producteurs lors de leurs advance. Directeur technique - Champs liés avec la table Contacts
Matériel promo
Réception du matériel promo À demandé Demandé Reçu
Mode de diffusion
Chaque événement au calendrier devrait être identifié avec un mode de diffusion. Les options sont basées sur le modèle du CALQ : Diffusion, Location, Codiffusion, Résidence, Production, mais aussi selon les occupations de la salle: Non-disponible, Montage, etc. Chaque événement devrait être identifié avec un mode de diffusion.
Places bloquées (blocage)
Permet de réduire la capacité totale (et les billets en vente). Utile lorsque vous ne mettez pas toute la jauge en vente, dans le cas de représentation scolaire par exemple.
Potentiel en salle
Il s’agit des revenus potentiels basés sur le nombre de Billets en vente et le Prix régulier. Il est aussi possible d’ajuster les détails selon la tables des Tarifs.
Prévision des ventes
Afin de préparer des prévisions financières précises, vous pouvez inscrire pour chaque spectacle vos prévisions en terme de vente de billets. Cette information servira également à estimer les revenus de bars et autre frais variables basés sur les moyennes de consommation en fonction des séries de programmation. Cette fonction nécessite que les données de bars, vestiaire ou autres soient enregistrés dans l’outils. Vous pouvez aussi préciser quel pourcentage de remplissage utiliser par défaut si aucun chiffre n’est saisie dans ce champs.
Série de programmation (Série)
Chaque événement devrait être lié à une série. Cela permet de faire des regroupements et dresser des statistiques. Certains diffuseurs identifient les séries par le nom de la discipline artistique, mais les options de ce champs doivent avoir une utilité pour votre organisme et DOIVENT être personnalisés. Cela vous permettra notamment de connaitre le nombre de spectacle programmé dans chaque série et de mieux prévoir vos programmations à venir.
Spectacle
Chaque représentation de spectacle professionnel devrait être liée à un Spectacle. Ce champs est lié à la table Spectacles et permet de regrouper toutes les représentations d’un même spectacle. Cela est particulièrement pratique lorsque plusieurs représentations d’un même spectacle sont diffusées, en théâtre ou en humour par exemple. Attention à ne pas le confondre avec le champs Titre de l’événement en location. Ce dernier est de type texte et sert à identifier des événements qui n’ont pas à être regroupés ou qui ne sont pas de cette nature. Ce champs devrait être utilisé principalement dans le cadre de location, il est inutile d’utiliser les deux en même temps. Notez que les spectacles sont regroupés par année de diffusion. La période est personnalisée selon les informations que vous nous avez transmis. De plus, le tableau Excel du rapport d’activité du CALQ nous impose de structurer les données ainsi pour pouvoir présenter chaque spectacle sur une seule ligne.
Statut de la représentation
Choix possibles : Option, Confirmé, En vente, À réconcilier, Terminé, Annulé, Reporté Lors de la création de l’événement, le statut sera Option par défaut. Lorsque l’événement est confirmé, l’utilisateur met le champs à jour en sélectionnant Confirmé. Lorsque la représentation est mise en vente, l’utilisateur sélectionne En vente. L’événement sera mis à jour automatiquement au statut À réconcilier le jour suivant la représentation. Vous devez mettre le statut à Terminé manuellement lorsque toute les informations d’assistance sont validés.
Statut du contrat
Reçu à valider En attente de contresignature Signé
Supprimer
Le bouton Supprimer une représentation devrait être utiliser seulement dans le cas d’une erreur dans le base de données, un doublons par exemple. Le bouton se trouve uniquement dans les Interfaces d’utilisateurs de niveau créateur et plus. Il est habituellement positionné en bas à droite de la fenêtre des détails d’un événement.
Tarifs
Table des tarifs - Ajoutez chacun des tarifs applicables à l’événement. Le prix et les frais s’affiche automatiquement, mais vous pouvez toujours les modifier par la suite. Vous pouvez ajuster le Potentiel en salle en indiquant un pourcentage de la jauge pour chaque tarifs. Si vous préférez, vous pouvez inscrire directement un nombre de billets. Inscrivez ensuite vos objectifs de vente, soit en pourcentage ou en nombre. Finalement, inscrivez le total Vendus. Cette information peut provenir directement de vos rapports de ventes via une automation.
Titre de l’événement en location
Type d’organisme
Champs de la table Organismes, permet de trier les producteurs, les organismes communautaires, les écoles, les locataires, etc.

Artiste / Compagnie / Distributeur

Type
Lier à une autre entrée
Description
Ce champs est utilisé pour identifier l’artiste indépendamment du spectacle, on peut ainsi avoir l’historique de tous les spectacles d’un humoriste par exemple.
On peut aussi traiter adéquatement les spectacles de théâtre ou de danse, en identifiant leur compagnie de production indépendamment du spectacle. De même pour les films.
Superpouvoir
C’est une champs liée avec la table Artistes. Il permet donc d’accéder à tous les champs de cette table pour l’artiste en question. De la même façon, on peut accéder à tous les champs de la représentation depuis la table Artiste.
Tutoriel
Capture d'écran
Module artiste.png
Section
Spectacle
En plus des champs obligatoires à la création d’un événement, vous pouvez enregistrer plusieurs données pertinentes. Voici les sections d’informations disponibles dans l’interface de programmation, cliquez sur le nom du champs pour avoir plus d’information.

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