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Manuel de l'utilisateur - Diffuseur
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Manuel de l'utilisateur - Airscenes

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Location

Utilisations types

Ajouter des événements au calendrier.
Calculé les coûts de location et faire parvenir une soumission, un contrat et/ou une facture au client.
Enregistrer les informations relatives au déroulement de la location pour les rendre accessible à toute l’équipe. (Technique, Accueil, Comptabilité, etc.)
Faire le suivi des dépôts et paiements reçus.

Coûts de location

L'outil permet de gérer tous les services facturables pour l'événement. Les coûts peuvent être calculés en fonction de votre grille tarifaire, prenant en compte des critères tels que le nombre d'heures, le jour de la semaine, la salle utilisée, le nombre de personnel nécessaire, les équipements requis, et d'autres paramètres.

Il arrive parfois que certains diffuseurs imputent des frais pour l'utilisation spécifique d'équipements ou pour les coûts horaires réels de la main-d'œuvre. Dans de tels cas, il pourrait être nécessaire d'inclure des détails supplémentaires dans le devis. Par exemple, le Directeur technique de l'organisme devra peut-être ajuster les éléments facturables pour la location.

Soumission, contrat et facture

Générez un document PDF des coûts estimés et envoyez-le au client. Plusieurs options s’offrent à vous:
Glisser le document dans un échange courriel.
Faire un nouveau courriel plus formel avec un modèle de texte incluant des données dynamique ainsi que le fichier à signer et le faire parvenir directement au client.
Utiliser ce même courriel mais l’envoyer manuellement au client, il proviendra de votre adresse et non d’un courriel Airtable.
Le contrat peut être préparé par un outil permettant la signature électronique ce qui évite les documents de mauvaises qualités, pages manquantes, retards importants, etc.
Le contrat peut être enregistré directement sur votre cloud comme Google Drive, Drop box, One Drive, etc.
De la même manière que pour la soumission, la facture finale peut être générée et envoyée. Nous avons la possibilité d'y inclure les revenus de billetterie à verser au locataire, le cas échéant, et de calculer les états de compte en prenant en compte les dépôts ou autres paiements effectués.

Automations pertinentes

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