Issue-1-45519

1

Issue

Penambahan Ruang Lingkup Pada Integrasi Aplikasi Internal PNM (Navicat) dan Mapping Daftar Risiko sampai level unit kerja PNM

Not Yet

Penambahan Additional Cost dan Perpanjangan Timeline Pengembagan Aplikasi

Urgent

15/08/2024

23/08/2024

Proxsis

Tim Developer

Closed

Untuk eskalasi hal terkait akan diagendakan menajadi proyek terbaru untuk aplikasi ERMS V2.0

Issue-2-45721

2

Issue

Pemunduran Agenda Sosialisasi & Pelatihan

Not Yet

Keterlambatan Peluncuran Aplikasi Proyek & Kemunduran Jadwal Sosialisasi & Pelatihan yang harusnya ditargetkan selesai selama 2 minggu

Urgent

05/03/2025

-

Proxsis

Tim Developer

Closed

Untuk eskalasi hal terkait akan dilakukan pada minggu-3 bulan Mei 2025 dan tanggal spesifik untuk agenda sosialisasi akan diinfokan oleh tim MRO PT PNM

RSK-1-Risiko Teknis

Risiko Teknis

Risiko ketidaksesuaian output sistem dengan detail rancangan sistem

Risiko bahwa aplikasi tidak dapat terintegrasi dengan sistem yang sudah dirancang oleh System Analyst, menyebabkan gangguan operasional atau ketidakcocokan data atau tidak memenuhi ekspektasi pengguna aplikasi.

Implementation

Deployment & Go-Live

Internal

Kesalahan perancangan aplikasi yang dilakukan oleh system analyst

1. People

Ekspektasi client tidak akan terpenuhi dan tidak terpenuhinya daftar scope yang telah ditentukan dalam kontrak implementasi

1. Perancangan aplikasi dengan menggunakan dokumen Business Requirement Spesificaiton dan/atau Dokumen System Requirement Spesification

2. Proses Requirement Ghatering selama 2 minggu atau 15 mandays untuk mendapatkan informasi mendalam mengenai kebutuhan klien terhadap aplikasi

3. Pembuatan dokumen kontrak yang berisi deskripsi mendalam perihal ruang lingkup proyek

Avoidence

1. Dokumen Business Requirement Spesification

2. Proses Review oleh klien terhadap konten BRS

3. Minutes of Meetings Pertemuan Requirement Ghatering

4. Dokumen Kontrak yang telah ditanda tangani oleh kedua belah pihak (Vendor & Klien)

5. Penetapak dokumen Project Charter yang telah ditanda tangan oleh kedua belah pihak (Vendor & Klien)

1. Done

2. Done

3. Done

Proxsis

1

5

3

15

5

5

100.00%

1.

2.

3.

4.

5.

2

2

4

RSK-2-Risiko Teknis

Risiko Teknis

Risiko infrastruktur teknologi

Implementation

Deployment & Go-Live

Internal

Infrastruktur server tidak memenuhi minimum standar spesifikasi untuk menjalankan aplikasi

1. Technology

Aplikasi tidak dapat digunakan oleh keseluruhan pengguna

1. Mempersiapkan informasi spesifikasi minimum untuk melakukan instalasi dan menjalankan aplikasi

2. Mempersiapkan informasi jumlah pengguna yang akan menggunakan aplikasi

3. Melakukan pembuatan Test Case dan skenario pengujian

Avoidence

1. Dokumen Service Level Agreement

2. Dokumen Daftar Pengguna Aplikasi

3. Dokumen Test Case atau Test Scenario

4. Dokumen Laporan Load Testing & Performance Testing

1. Done

2. Done

3. Done

4. Done

Proxsis

2

5

2

10

4

4

100.00%

1.

2.

3.

4.

2

4

8

RSK-3-Risiko Keamanan

Risiko Keamanan

Risiko keamanan aplikasi

Implementation

Deployment & Go-Live

Internal

Aplikasi memiliki celah keamanan atau terdapat bagian dari aplikasi yang tidak menggunakan sistem proteksi yang baik

1. People

2. Technology

Aplikasi dapat dieksploitasi oleh pihak tidak bertanggung jawab dan data yang terdapat pada aplikasi dapat dimanfaat oleh pihak tidak bertanggung jawab

1. Melakukan pengujian keamanan dan Penetration Testing

Avoidence

1. Dokumen laporan pengujian keamanan dan penetration testing aplikasi

1. Done

Proxsis

3

5

4

20

1

1

100.00%

1

5

2

10

RSK-4-Risiko Operasional

Risiko Operasional

Risiko pengajuan change request yang tidak termasuk ruang lingkup

Risiko project sponsor mengajukan perubahan yang tidak sesuai dengan dokumen kerangka kerja dan dokumen kontrak implementasi.

Implementation

Deployment & Go-Live

Internal

Pihak sponspor proyek mengajukan perubahan rancangan aplikasi yang berada pada luar ruang lingkup proyek

1. People

2. Process

Proses implementasi aplikasi akan mengalami kemunduran waktu dari sisi lini wkatu proyek serta akan bertambah cost pengembangan aplikasi

1. Melakukan standarisasi Proses Change Request

2. Pembuatan Dokumen kontrak untuk penetapan ruang lingkup

3. Pembuatan Dokumen Project Charter untuk penetapan secara lebih rinci ruang lingkup proyek

4. Melakukan prosedur eklasasi 3 level untuk proses mediasi perubahan ruang lingkup proyek

Reduce

1. Dokumen Change Request dan Dokumen Prosedur Eskalasi Change Request

2. Dokumen Kontrak Proyek yang sudah ditanda tangani oleh kedua belah pihak (Vendor dan Klien)

3. Dokumen Project Charter yang sudah ditanda tangni oleh Project Manager, Steering Committe dan Pihak Klien

4. Dokumen yang menjelaskan prosedur ekslasi mediasi

1. Done

2. Done

3. Done

4. Done

Proxsis

4

4

4

16

4

4

100.00%

1.

2.

3.

4.

​

​

​

RSK-5-Risiko Operasional

Risiko Operasional

Risiko Kehilangan dan/atau Kerusakan Data selamat proses migrasi atau implementasi aplikasi

Risiko bahwa aplikasi dapat mengalami kehilangan dan/atau kerusakan data ketika proses migrasi antara sistem yang yang tersedia sekarang dengan aplikasi baru yang akan diimplementasikan

Implementation

Deployment & Go-Live

Internal

Kerusakan Pada sistem aplikasi yang menyebabkan kerusakan dan kehilangan data secara tidak sengaja

1. People

2. Technology

Proses implementasi aplikasi akan mengalami kemunduran waktu dan tidak terpenuhi ekpektasi klien terhadap aplikasi

1. Melakukan proses backup data dalam interval waktu bulanan

2. Pengujian pemulihan data sebelum proses Deployment & Go-Live

Avoidence

1. Dokumen Prosedur backup data

2. Dokumen Laporan pengujian pemulihan data

1. On Progress

2. On Progress

Proxsis

5

5

3

15

2

2

100.00%

1.

2.

5

1

5

RSK-6-Risiko Lingkungan

Risiko Lingkungan

Risiko Perubahan Regulasi dan Keadaan Kondisi eksternal

Risiko yang disebabkan oleh faktor eksternal seperti perubahan regulasi, kondisi ekonomi, atau bencana alam yang dapat mempengaruhi proyek.

Implementation

Deployment & Go-Live

Eksternal

Perubahan Regulasi Pemerintah / Perang / Bencana Alam

1. Eksternal

Proses implementasi akan mengalami kemunduran dan hambatan yang dapat menyebabkan proyek gagal dalam proses implementasi

1. Dokumen Kontrak yang mengatur prosedur Force Major

Avoidence

1. Dokumen Kontrak yang telah diberikan tanda tangan oleh kedua belah pihak

1. Done

Proxsis

6

5

1

5

1

1

100.00%

1.

2.

3

1

3

RSK-7-Risiko Proyek

Risiko Proyek

Risiko Keterlambatan dan Ketidaksesuaian jadwal proyek

Risiko bahwa proyek tidak selesai tepat waktu karena berbagai alasan seperti perubahan persyaratan, masalah teknis, atau keterlambatan dalam pengambilan keputusan.

Implementation & Pelatihan dan Sosialisasi

Pelatihan & Sosialisasi Pengguna

Internal

Manajement Waktu Proyek yang tidak dilakukan pengawasan secara penuh

1. People

2. Process

Proses implementasi dan Sosialisasi pengguna akan mengalami kemunduran dari jadwal yang ditetapkan

1. Dokumen Project Charter

2. Dokumen Kontrak sebagai acuan utama penetapan ruang lingkup dan batasan waktu

3. Project Plan untuk menjadi acuan utama dalam lini waktu pengerjaan proyek

4. Project Tracking Dashboard untuk pemamtauan kemajuan proyek

Avoidence

1. Dokumen Project Charter

2. Dokumen Kontrak

3. Dokumen Project Plan

4. Dashboard Tracking Project

1. Done

2. Done

3. Done

4. Done

Proxsis

7

5

3

15

4

4

100.00%

1.

2.

5

1

5

RSK-8-Risiko Proyek

Risiko Proyek

Kemunculan Risiko baru dan isu proyek

Deadlock proyek karena suatu permasalahan atau issue​

Implementation

Pelatihan & Sosialisasi Pengguna

Internal

Manajement Issue dan Risiko Proyek yang tidak dilakukan pengawasan secara penuh

1. People

Proses implementasi akan mengalami kendala dan luaran dari proyek tidak akan sesuai dengan ekspektasi klien

1. Pembuatan Issue Log untuk setiap issue dan masalah yang berdampak langsung terhadap proyek​

2. Melakukan pembahasan Issue Log dan dilakukan eskalasi hingga ke Steering Committee apabila tidak kunjung terselesaikan​

3. Melakukan tracking terhadap penyelesaian issue log dan membahasnya pada rapat mingguan.​

​

Reduce

1. Dokumen Issue Log

2. Dashboard Issue Tracking

1. Done

2. Done

Proxsis

8

5

3

15

2

2

100.00%

1.

2.

5

1

5

RSK-9-Risiko Proyek

Risiko Proyek

Risiko Komunikasi antara stakeholder proyek

Komunikasi yang kurang lancar antara tim kerja proyek dengan tim klien

Implementation

Keseluruhan Sub Process pada proyek

Internal

Manajement komunikasi proyek yang tidak dilakukan pengawasan secara penuh

1. People

Proses implementasi aplikasi akan mengalami kendala dari sisi penyebaran informasi antara stakeholder serta luaran proyek tidak akan sesuai dengan ekspektasi klien

1. Melaksanakan Tinjauan Kemajuan Proyek (Project Progress Meeting) 1 minggu sekali​

Avoidence

1. Dokumen Weekly Progress setiap 1 minggu

2. Meeting Laporan Weekly Progress setiap 1 minggu (Jika Dibutuhkan)

1. Done

2. Done

Proxsis

9

5

4

20

2

2

100.00%

1.

2.

5

1

5

RSK-10-Risiko Proyek

Risiko Proyek

Risiko Stakeholder mengalami sakit ataupun wafat

Stakeholder mengalami sakit ataupun hal - hal yang mengacam jiwa sehingga terjadi keterbatasan informasi perihal implementasi proyek

Implementation

Requirement Ghatering & Konfigurasi Aplikasi

Internal

Stakeholder menghadapi peristiwa sakit ataupun kejadian yang mengancam jiwa dan kesehatan stakeholder

1. Eksternal

Proses implementasi aplikasi akan mengalami kendala dalam validasi kebutuhan aplikasi berdasarkan kebutuhan klien dan keterbatasan penyebaran informasi antara klien dan vendor

1. Menghubungi tim support klien untuk melakukan validasi kebutuhan aplikasi berdasarkan permintaan klien

Reduce

1. Meeting dengan tim support klien

1. Done

Proxsis & PNM

10

3

2

6

1

1

100.00%

1.

2.

3

1

3