Rekomendasi Perbaikan Sistem Pencairan Sponsor berdasarkan hasil audit bulan Maret 2025
Akuntabilitas, Transparansi, dan Pengendalian Internal yang Kuat
Elemen penting terciptanya kelancaran dan keamanan Sistem ini adalah sebagai berikut :
1. Perjanjian Tertulis yang Jelas (MoU/PKS)
Memuat rincian tanggung jawab masing-masing pihak. Menyebutkan jumlah dana, tujuan penggunaan, waktu pencairan, dan mekanisme pelaporan. Termasuk klausul sanksi jika terjadi penyalahgunaan dana. 💼 2. Sistem Persetujuan Bertingkat (Multi-Level Approval)
Setiap pengajuan pencairan dana harus melewati beberapa level verifikasi (misalnya: panitia → bendahara → staff sales → supervisor → MMP → Verifikator → MF ). Sistem ini bisa menggunakan tanda tangan digital atau approval melalui platform online. 💳 3. Rekening Khusus dan Terpisah
Dana sponsor masuk ke rekening khusus atau rekening yang sudah ditunjuk dari penandatanganan MOU. Mempermudah pelacakan dan audit. Penerima dana harus menyertakan identitas dan nomor rekening yang sama 🧾 4. Bukti Pencairan Dana Wajib Dilengkapi
Setiap pencairan harus dilengkapi dengan bukti transaksi (invoice, kuitansi). Tidak ada pencairan tanpa dokumen pendukung. 🔍 5. Audit Internal dan Eksternal
Tim internal atau auditor independen melakukan pemeriksaan berkala. Bisa dilakukan setelah setiap tahap kegiatan selesai atau akhir proyek. 🧠 6. Sistem Digital atau Aplikasi Pencairan
Gunakan platform atau aplikasi yang bisa mencatat seluruh alur pencairan dan pengeluaran secara real-time. Akses hanya diberikan ke pihak-pihak tertentu (role-based access control). 🤝 7. Kolaborasi Pengawasan
Baik sponsor maupun pelaksana bisa menunjuk perwakilan untuk duduk dalam tim pengawasan pencairan. Semua keputusan penting terkait pencairan dilakukan secara kolektif.
Sistem Pencairan Sponsor 2.0
